Dette client : pourquoi et comment la suivre ?

16 août 2022

Pour ne pas la laisser prendre des proportions dangereuses, il est important de toujours suivre sa dette client. Et pour cela, il y a plusieurs approches. Passons-les en revue pour que vous trouviez celle qui vous convient le mieux.

La gestion du risque client et la gestion de la dette client (on devrait plutôt dire la créance client d’ailleurs !) sont les principales raisons des difficultés financières des entreprises. En effet, selon les chiffres actuels, une entreprise sur quatre fait face à des problèmes de trésorerie en raison des factures impayées.

Une mauvaise gestion de la dette clients vous expose donc à de nombreux risques. Bien surveiller sa dette client est vital, c’est un fait. Mais, comment la gestion des paiements clients affecte-t-elle la trésorerie de l’entreprise concrètement ?

Et quelles solutions mettre en place pour réduire les risques ?

On fait le point.

  1. Six bonnes raisons de surveiller sa dette client
  2. Les solutions pour contrôler sa dette client
  3. L’accompagnement Moulinette
  4. Le suivi de vos comptes clients vous pèse ?
  5. Gestion de la dette clients : Les ressources utiles

Six bonnes raisons de surveiller sa dette client

Surveiller de près la créance de vos clients, relancer dès que le délai prévu est passé, vous permet dans un premier temps de limiter les débordements et d’éviter de nombreux désagréments.

Lesquels ?

Voici les 6 raisons qui doivent vous pousser à suivre attentivement votre dette client.

1 – Éviter de mettre en péril la trésorerie de son entreprise

La première raison qui doit pousser une entreprise à surveiller les retards de paiement est simple : il s’agit de préserver la trésorerie pour ne pas influencer négativement les performances et la rentabilité de l’entreprise.

Mais les enjeux d’une bonne gestion de la dette des clients ne s’arrêtent pas là.

2 – Empêcher la détérioration de la relation client

Suivre la dette client de près permet d’empêcher la détérioration des relations avec les clients. Cette gestion attentive permet d’éviter les démarches contentieuses auxquelles l’entreprise devra recourir pour récupérer les sommes dues en dernier ressort. Quand l’entreprise se trouve dans cette obligation, la relation avec son client est inévitablement dégradée. Avec un suivi régulier des créances des clients, on peut éviter tout cela. En effet, plus tôt le problème est pris en main, plus vite on trouve des solutions.

3 – Éviter de perdre du temps avec le recouvrement de créance

Le recouvrement de créance est une démarche délicate pour l’entreprise. Elle prend du temps et de l’énergie. Qu’il s’agisse du recouvrement amiable ou contentieux, pendant que l’entreprise engage de telles démarches, elle ne se consacre pas à son cœur de métier. Et comme le dit si bien notre vieil adage : le temps qu’elle perd, c’est de l’argent !

4 – Se préserver des procédures coûteuses liées au recouvrement de la dette client

Lorsqu’une entreprise se voit contrainte à utiliser les services d’un cabinet de recouvrement, elle s’expose à des frais importants : une société spécialisée dans le recouvrement de créances prélève en moyenne 12 % des sommes récupérées. À ces frais s’ajoutent quelques fois les frais de dossier qui peuvent être assez élevés. C’est donc aussi pour éviter tous ces coûts qu’il est préférable de bien suivre sa dette client.

5 – Épargner une baisse de productivité et de rentabilité à l’entreprise

En cas de difficultés de trésorerie, c’est toute l’organisation, tout le fonctionnement de l’entreprise qui sont impactés. Les problèmes financiers ont des conséquences sur la productivité et la rentabilité. On peut éviter ces problématiques en instaurant dès le départ une stratégie de gestion de la facturation efficace.

6 – Éviter de devoir toucher au fonds de roulement de l’entreprise

Quand les créances clients s’accumulent, l’entreprise se trouve confrontée à de multiples problèmes. La trésorerie devient insuffisante. Le fonds de roulement est attaqué. Le Fonds de Roulement d’une entreprise (FR) correspond aux finances nécessaires à l’entreprise pour fonctionner correctement. Il sert à payer les employés, assurer la production des produits, etc. Si le fonds de roulement de l’entreprise de façon trop importante, l’entreprise ne peut plus continuer à fonctionner correctement.

Il est important d'éviter d'accumuler la dette client !

Les solutions pour assurer le suivi de sa dette client

Logiciel, suivi, pointage de la dette client

Voilà un excellent trio qui vous permettra de prévenir les impayés.

Les nombreux logiciels disponibles permettent d’avoir une vision claire du solde des clients en temps réel.

Ils permettent généralement aussi de paramétrer des alertes afin de ne pas passer à côté des échéances, etc.

L’automatisation des relances clients est une bonne stratégie, lorsqu’elle est proposée.

Attention toutefois : le logiciel ne fait pas tout !

Il faut un suivi très régulier des comptes et des encaissements ainsi que des pointages fiables pour qu’ils vous apportent la réassurance attendue.

Vous n’avez pas le temps d’effectuer un suivi régulier ? Les pointages ne sont pas votre fort ?

Le logiciel seul n’est pas une solution pour vous. Au contraire, il deviendra rapidement une source de complications supplémentaires (pointages incorrects, relances injustifiées …)

L’affacturage

L’affacturage consiste à confier l’encaissement de ses des dettes clients à une entreprise spécialisée, généralement filiale d’un groupe bancaire.

Cette solution vous débarrasse complètement de la question de la dette de vos clients mais le prix à payer est assez élevé !

Malgré tout, cette solution peut être recommandée si votre clientèle est largement composée d’institutions – le coût étant proportionnel aux risques – et si la marge de votre activité est élevée.

Prendre les devants

Deux précautions simples et efficaces peuvent vous aider à maîtriser votre dette client :

Demander un acompte pour chaque commande est une autre mesure et simple qui peut être mise en place lorsque le contexte commercial le permet.

Évaluer le risque dès le début de la relation client : certains établissements sont spécialisés dans l’estimation du risque d’impayé et accordent des notations aux entreprises susceptibles de devenir vos clients. Les prestations et abonnements proposés par ces établissements ont un coût qui peut s’avérer justifié. La page dédiée du Ministère de l’Économie et des Finances donne quelques pistes pour se repérer (Où se renseigner sur la santé financière d’une entreprise ?)

Externalisation du suivi de la dette clients

Vous n’avez pas suffisamment de temps pour vous occuper convenablement du suivi de vos comptes clients ?

Confiez cette tâche à un expert qui la prendra en charge dans sa totalité.

Cette solution vous débarrasse immédiatement de la charge mentale des relances et du recouvrement. De plus :

  • Vous conservez une vision claire de la situation de votre entreprise à travers des rapports périodiques
  • Le coût du service est modéré par
    • les économies engendrées par une gestion rigoureuse
    • le temps gagné que vous pouvez à nouveau consacrer au développement de votre entreprise

On voit bien tout l’intérêt de se tourner vers un service de gestion externalisé et quand on connaît les chiffres, on ne peut qu’acquiescer !

Selon l’étude récente réalisée par le cabinet Plum et Sage, les entreprises françaises consacrent en moyenne 142 jours de travail par an à leur gestion administrative.

Cette étude montre également que les tâches les plus coûteuses – temps et argent – sont les tâches de comptabilité et de facturation qui représentent plus de 27 % des charges administratives en France. C’est beaucoup trop !

Faites appel à un prestataire externalisé pour mieux contrôler votre dette

L’accompagnement Moulinette

Avec Moulinette, l’accompagnement ‘Suivi Clients’ est entièrement modulable :

  • États des lieux de la situation, conseils et propositions d’amélioration
  • Accompagnement facturation ou l’importation des opérations de vente
  • Importation des opérations bancaires et pointages
  • Relances
  • Échanges avec le cabinet comptable pour les vérifications et l’ajustement des comptes
  • Échanges avec les cabinets de recouvrement en cas d’impayés anciens
  • Présentation de rapports bimensuels incluant la balance âgée

Le suivi de vos comptes clients vous pèse ?

Faites- vous accompagner par un expert qui connait les problématiques entrepreneuriales de l’intérieur !

Faisons le point à l’occasion d’un rendez-vous découverte de 45 minutes pendant lequel nous ferons connaissance et discuterons de vos attentes et de vos besoins.

Gestion de la dette clients : ressources utiles

Recouvrement de dettes en France : injonction de payer et procédure simplifiée

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