Externalisation de la préparation comptable pour les entreprises : tout comprendre pour la réussir

25 février 2022

L’externalisation pré-comptable est un choix que font de plus en plus d’entreprises.

Lorsque vous êtes à la tête d’une société, la préparation des documents et informations dont votre comptable va avoir besoin peut se révéler être un véritable défi ! Entre la facturation, les notes de frais, la préparation des éléments de paye et l’ensemble des règles de comptabilité auxquelles vous devez vous conformer, cela peut vite devenir un vrai casse-tête.

Ainsi, tout le temps passé à vous préoccuper de cette question est autant de temps perdu que vous ne pouvez pas dédier à ce qui compte vraiment : votre cœur de métier et le développement de votre entreprise.

Heureusement, il existe des solutions à ce problème. L’externalisation de la préparation comptable est une d’entre elles !

Dans cet article, découvrez ses avantages, la manière de la réussir et nos conseils pour choisir vos prestataires.

 

L’externalisation de la préparation de la comptabilité : c’est quoi au juste ?

 

Qu’est-ce que l’externalisation pré-comptable ?

 

Lorsque la préparation des éléments pour votre comptabilité devient trop conséquente ou que vous n’avez pas le temps ni les compétences nécessaires pour l’assurer, il existe deux solutions : le recrutement ou l’externalisation.

Face au manque de temps et de compétences, la première idée peut être d’embaucher un nouveau salarié.

Problème : cette solution est souvent très coûteuse et nécessite que l’entreprise ait déjà atteint une certaine capacité financière.

Pour la plupart des TPE et des PME l’internalisation de la préparation de la comptabilité n’est même pas une option : elle serait bien trop coûteuse pour leur petite structure. Souvent, ce sont donc les chefs d’entreprises qui s’occupent eux-mêmes de la préparation des éléments pour la comptabilité, entraînant :

  • du temps perdu pour le développement de leur entreprise
  • des erreurs dans les documents comptables
  • une gestion de la trésorerie qui n’est pas optimale

Heureusement, les entreprises qui n’ont pas encore les ressources financières suffisantes peuvent faire le choix d’externaliser la préparation de leurs éléments de comptabilité.

 

La mise en place d'une externalisation comptable

En quoi cela consiste-t-il exactement ?

 

En faisant le choix d’externaliser la pré-comptabilité de votre entreprise, vous la transférez à un prestataire externe qui est chargé de s’en occuper pour vous.

La gestion de la pré-comptabilité consiste à :

  • Classer, collecter et organiser les documents comptables
    • factures d’achats et de ventes
    • relevés bancaires
    • échéanciers
    • justificatifs des opérations bancaires
    • notes de frais
    • relevés d’indemnités kilométriques
  • Créer et mettre à jour des tableaux de bord de gestion
  • Contrôler et transmettre les documents à votre expert-comptable
  • Récupérer les justificatifs manquants
  • Relancer vos clients
  • Suivre la trésorerie

 

Qu’est-ce que l’externalisation de la préparation comptable ?

 

Avoir tous les documents, à disposition rapidement, triés et classés, nécessite une organisation robuste.

La préparation à la comptabilité définit des process et des méthodes pour bien organiser les documents administratifs dont le cabinet d’expertise comptable à besoin pour remplir sa mission.

Ces documents sont indispensables pour la saisie des écritures et la production des éléments comptables : balance, grand livre, comptes de résultat, bilans, déclaration de TVA, déclaration d’impôts…

La bonne préparation des documents comptables a pour objectif de faciliter la mission de l’expert comptable.

 

Comment bien préparer ses documents comptables ?

 

Pour que la préparation des documents comptables soit efficace, elle doit être méthodique.
Que vous optiez pour un classement papier ou numérique, il est nécessaire de trier et ranger les documents comptables.

Vous pouvez classer vos pièces comptables par fournisseur, par client, par ordre chronologique, par catégorie …

Le classement des documents administratifs s’organise différentes catégories :

  • Recettes : factures clients
  • Dépenses : factures fournisseurs, Administration fiscale, sociales, notes de frais
  • Banque : relevés de comptes, frais bancaires, bordereaux de remises de chèques, prêts en cours, contrats bancaires
  • Payes : bulletins, variables, déclarations, registres

En fonction de votre structure, adaptez la méthode de classement selon vos préférences.

 

Pourquoi externaliser la préparation de la comptabilité ?

 

Choisir l’externalisation de la préparation comptable c’est :

 

1 – Du temps gagné

Avez-vous déjà comptabilisé le temps que vous passez à préparer les éléments pour votre comptabilité ? Sans parler du temps que vous passez à la gestion administrative et commerciale !

Sûrement beaucoup trop !

En faisant le choix de déléguer la préparation des éléments comptables, vous pouvez enfin vous concentrer sur ce qui compte vraiment : le développement de votre activité, la croissance de votre chiffre d’affaires et la gestion de vos équipes.

 

2 – Une conformité accrue

 

Au-delà de son aspect chronophage, la préparation de la comptabilité est une discipline où la moindre erreur peut entraîner des conséquences lourdes pour votre entreprise : perte de documents, déclarations incomplètes, retards…

Le classement et l’archivage des documents administratifs, la tenue des tableaux de bord, la gestion des factures, les relances sont des tâches que votre prestataire externe est tout à fait à même de réaliser pour votre entreprise.

Une fois vos documents et archives bien organisés, vous serez en mesure de répondre efficacement aux diverses demandes de l’administration concernant la conformité de votre entreprise.

 

3 – Une solution économique

Externaliser la préparation des éléments comptables d’une entreprise a un coût, certes. Mais ce coût est très inférieur à celui qu’un salaire supplémentaire imposerait à votre structure.

Si on ajoute à cela le coût du temps passé à gérer la préparation de votre comptabilité par vous-même, on voit tout de suite de quel côté penche la balance !

 

4 – Des conseils d’experts

 

Au-delà de son rôle d’assistant, votre prestataire est aussi votre conseiller.

Grâce à une connaissance accrue dans son domaine de compétences, il est capable de vous fournir tout le conseil nécessaire à une meilleure optimisation de vos documents comptables.

Un appui important pour un chef d’entreprise, qui peut bénéficier de conseils pertinents pour le développement de son activité et travailler en toute sérénité.

 

Conseil sur l'externalisation comptable

 

Comment externaliser la préparation de la comptabilité de votre entreprise ?

 

Pour pouvoir externaliser la préparation des éléments comptables de votre activité, vous devez établir un contrat avec votre prestataire. Ce document doit comporter plusieurs mentions, et notamment :

  • L’identité des parties concernées
  • Les modalités d’intervention du prestataire dans l’entreprise
  • Le montant des honoraires .
  • Les modalités de règlement.

Et surtout :

  • La nature des tâches confiées à votre prestataire pour bien définir les limites de votre collaboration.

 

Comment choisir son prestataire ?

 

Lorsqu’il s’agit d’externaliser la préparation des éléments de comptabilité plusieurs solutions s’offrent à vous :

 

Faire appel à un expert-comptable

 

Vous pouvez confier cette tâche à votre expert-comptable.

Cependant, vous devez prendre en compte que les tarifs de ces professionnels sont généralement assez élevés et peuvent vite peser sur votre budget : comptez en moyenne 80 euros HT de l’heure.

C’est pourquoi, dans le cadre d’une collaboration avec un expert-comptable, nous vous conseillons d’effectuer plusieurs devis pour choisir au mieux ce que vous décidez d’externaliser. En fonction de votre budget, il ne vous sera peut-être pas possible de tout lui confier.

 

Utiliser un cabinet comptable en ligne

 

De nombreux logiciels de gestion administrative et de prestataires en ligne permettent d’externaliser votre comptabilité à des prix assez intéressants.

Si vous êtes très à l’aise avec le digital, ces organismes peuvent constituer une bonne option. Par contre vous ne serez pas déchargés du travail de préparation des       éléments comptables.

Il vous faudra également veiller à prendre les précautions nécessaires pour être bien certain d’avoir affaire à un cabinet habilité.
Voici une liste éditée par l’Ordre des Experts Comptable.

 

 

Partenaire pour déléguer la comptabilité de l'entreprise

 

Choisir un prestataire spécialisé dans l’externalisation administrative comme Moulinette

 

Faire le choix d’un prestataire spécialisé dans l’externalisation administrative est un juste-milieu en termes de tarifs.

Mais quelles sont les spécificités d’un spécialiste de l’externalisation administrative des entreprises ?

En plus d’être parfaitement apte à vous conseiller et à préparer vos éléments comptables, ce partenaire développe d’autres services qui peuvent vous aider à gérer votre entreprise plus efficacement :

  • L’édition des factures, bons de commande, bons de livraison
  • Un accompagnement à la gestion des ressources humaines
  • Création de tableaux de bord de gestion avec les indicateurs spécifiques de votre activité
  • Vérification de la conformité de votre entreprise
  • Installation des outils de gestion

Vous l’aurez compris, en choisissant un tel partenaire, votre offre ne se limite plus à la simple pré-comptabilité puisqu’il vous accompagne dans toutes les démarches administratives de votre entreprise !

 

Pour qui est faite l’externalisation pré-comptable ?

 

L’externalisation de la pré-comptabilité concerne tous les types d’entreprises. Selon leur taille, leur chiffre d’affaires et leurs perspectives de développement …
Leurs motivations pourront néanmoins varier.

  • Les gérants de TPE dont ce n’est pas le domaine : ils ont parfois du mal à gérer leur pré-comptabilité en parallèle de leur activité.
    Pour pouvoir se concentrer sur leur cœur de métier, il leur est parfois nécessaire de déléguer cette activité à un prestataire spécialiste de cette question.
  • Pour les PME en plein développement : lorsqu’une entreprise grossit, sa pré-comptabilité aussi. Que ce soit simplement pour du conseil, de l’optimisation ou parce que la gestion de la pré-comptabilité prend le pas sur l’activité de l’entreprise, le choix de l’externalisation est souvent la solution à ce problème. Les économies réalisées sur la création d’un poste administratif peuvent être investies dans une ressource clef pour l’activité.
  • Pour les grosses entreprises qui veulent rationaliser leurs dépenses : Pour elles, choisir l’externalisation, c’est décider de confier sa pré-comptabilité à un partenaire de confiance, minimiser le turn-over et éviter d’alourdir un poste de dépenses souvent déjà conséquent.

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