Bureau d’étude : faut-il externaliser votre facturation ?

2 septembre 2022

Externaliser la facturation de votre bureau d’étude est sans conteste une excellente solution. Elle permet de déléguer une tâche récurrente, chronophage et sans réelle valeur ajoutée. Mais surtout, de dégager du temps pour d’autres axes plus importants et de bénéficier des compétences d’un spécialiste du domaine. Elle est donc particulièrement recommandée pour les bureaux d’études dont le mode de facturation nécessite de nombreux contrôles et des connexions avec le système d’information RH mis en place.

Pour autant, il convient de se poser les bonnes questions avant de faire ce choix stratégique !

Voici nos conseils pour bien préparer l’externalisation de la facturation de votre bureau d’étude.

  1. Qu’allez-vous gagner en externalisant la facturation  de votre bureau d’étude ?
  2. Conseils pour externaliser la facturation de votre bureau d’étude en toute sérénité
  3. Une connexion indispensable pour faciliter votre facturation
  4. Bureaux d’étude : quelles tâches externaliser ?
  5. L’accompagnement Moulinette pour externaliser la facturation de votre bureau d’étude
  6. La facturation ne vous passionne plus ?
  7. Facturation : ressources utiles

Qu’allez-vous gagner en externalisant la facturation de votre bureau d’étude ?

L’externalisation de la facturation de votre bureau d’études a de nombreux avantages. Découvrez lesquels.

Le premier avantage est le gain de temps. Le temps gagné est souvent celui d’un dirigeant ou d’un associé. L’externalisation de la facturation va permettre d’investir le temps gagné au cœur de métier, au développement de l’entreprise, au renforcement de l’équipe …

externaliser la facturation de votre bureau d'étude : deux personnes qui se prennent la tête sur une facture

Le deuxième avantage est l’allègement considérable de votre charge mentale : vous n’êtes plus impliqué dans la collecte et le contrôle des feuilles de temps, vous savez que votre facturation partira dans les délais, vous n’avez plus le souci des relances clients, ni celui de la transmission des documents au cabinet comptable.

L’optimisation des performances est évidemment aussi un bénéfice que l’externalisation de la facturation  de votre bureau d’étude vous apporte : la conformité de vos documents est vérifiée, le classement et l’archivage sont assurés, vous bénéficiez d’un suivi clients rigoureux, les défauts ou les retards de paiements sont minimisés, votre trésorerie est améliorée.

Le plus grand bienfait de l’externalisation de la facturation, lorsque la prestation est de qualité, est la visibilité qu’elle va vous apporter sur les chiffres clé de votre activité : CA, dette clients, taux d’occupation, bench, TJM

Un autre point très important : la mise en place de l’externalisation de votre facturation est plus rapide et moins couteuse que le recrutement et la formation d’un personnel dédié, fut-il à temps partiel.

Nos conseils pour externaliser la facturation de votre bureau d’étude en toute sérénité

Voici quelques conseils pour externaliser votre facturation en toute confiance.

  • Faites un état des lieux détaillé de votre process de facturation actuel pour transmettre des informations complètes au prestataire que vous choisirez.
  • Définissez votre cahier des charges : quelles parties de ma facturation (ANCRE VERS LE PARAGRAPHE → Bureaux d’étude : quelles tâches externaliser ? ) vais-je confier, quels outils seront utilisés, quels canaux de communication, quelles sont les informations que je souhaite recevoir en retour, sous quelle forme, à quelle fréquence …
  • Short-listez quelques prestataires potentiels et contactez-les, posez des questions afin d’avoir un maximum d’informations sur le fonctionnement du service, l’expérience des consultants, les tarifs. Discutez des modalités et des engagements réciproques qui découleront de votre collaboration.
  • Pour externaliser votre facturation sereinement, demandez à tester la solution en conservant une étape de validation pendant quelque temps. Cette phase de test vous permettra de vous décharger d’une fonction stratégique en vous assurant que tout se déroule correctement. Vous pourrez aussi voir comment fonctionne votre relation avec le prestataire et vérifier si les services fournis correspondent à vos attentes.
  • Une fois la relation de confiance établie, vous pouvez vous engager sur une période plus longue, pour vous garantir la disponibilité du partenaire que vous aurez choisi.

 

Une connexion est indispensable pour faciliter votre facturation

Dans un bureau d’étude, l’unité de facturation est le Temps/Homme. Il se trouve que cette information est aussi à la base de la gestion des payes ! Utiliser la même source d’information pour les deux fonctions permet d’éviter la double saisie et la déperdition !! Les overtimes sont aussi gérés sur une base commune : plus d’oublis !

Une telle connexion se prépare en amont par la mise en place d’une solution de suivi du temps de travail adaptée. La mission est subtile car il ne s’agit pas d’exercer une pression trop importante sur les consultants qui doivent déjà rendre compte de leur temps aux clients.

Outre le temps considérable qu’elle permet de gagner, une connexion bien pensée permet aussi de faciliter la comparaison avec les TS clients, lorsque c’est nécessaire.

Si vous n’avez pas encore mis en place une telle solution, demandez au prestataire que vous aurez choisi de vous accompagner dans cette démarche dès le départ de votre collaboration.

Elle s’en trouvera largement facilitée.

Bureaux d’étude : quelles tâches externaliser ?

Votre bureau d’étude à l’intention d’externaliser sa facturation ? Voici les tâches que vous pouvez confier à un prestataire externe.

  • Vérification des feuilles de temps
  • Relances des consultants en cas de TS incomplet ou en retard
  • Édition des factures : sur solution maison, Saas ou outil prestataire
  • Envoi des e-mails
  • Classement des archives numériques
  • Transmission des documents au comptable
  • Rapports de campagne
  • Suivi des comptes clients (pointages bancaires)
  • Relances clients
  • Relation avec le cabinet de recouvrement
  • Rapports mensuels de suivi clients

En déléguant une partie ou l’ensemble de ces tâches, vous gagnez un temps considérable. Ainsi, vous avez plus de temps pour votre cœur de métier. Vous gagnez aussi en tranquillité d’esprit.

Une personne cherchez à externaliser la gestion administrative de son bureau d'étude

L’accompagnement Moulinette pour externaliser la facturation de votre bureau d’étude

Chez Moulinette nous sommes très au fait des problématiques des bureaux d’étude et notre accompagnement ‘Facturation’ est entièrement modulable !

  • État des lieux de la situation, conseils et propositions d’amélioration
  • Utilisation d’un SIRH existant ou mise en place d’une solution
  • Utilisation de vos outils ou mise à disposition des outils ‘Moulinette’
  • Pointage régulier des paiements, relances clients
  • Prévisionnels de trésorerie (encaissements, évaluation de la TVA à reverser …)
  • Transmission des documents au cabinet comptable
  • Vérification et ajustement des comptes avec le cabinet comptable
  • Relation avec le cabinet de recouvrement en cas de nécessité
  • Présentation de rapports mensuels
    • CA, dette client, balance âgée
    • Chiffres clés : taux d’occupation, bench, TJM

 

La facturation ne vous passionne plus ?

Faites vous accompagner par un expert qui connait les problématiques entrepreneuriales de l’intérieur et celles des bureaux d’étude en particulier !

Faisons le point à l’occasion d’un rendez-vous découverte de 45 minutes pendant lequel nous ferons connaissance et discuterons de vos attentes et de vos besoins.

Facturation : ressources utiles

Factures : mentions obligatoires

Facturation entre professionnels

Vente de Prestations en UE : la réglementation

Vente de prestations hors UE : la réglementation

2024 : Passage à la facture électronique

 

 

0 commentaires

Soumettre un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.

D’autres articles qui peuvent vous intéresser

Optimiser sa gestion administrative : comment faire ?

Améliorer les processus de gestion administrative peut se faire de différentes façons. Il est possible d’optimiser les processus existants, ou bien d’organiser une refonte totale en repartant à zéro. Les enjeux sont évidents : booster les performances, gagner du temps...

lire plus

Gestionnaire administratif : quel est son rôle ?

  Le gestionnaire administratif est la personne de référence pour tout ce qui concerne le personnel, la facturation et les autres opérations administratives courantes au sein de votre entreprise. Le gestionnaire administratif s'assure d'être toujours au courant...

lire plus

La gestion administrative combien ça coûte ?

Les fonctions administratives sont une nécessité absolue pour toutes les entreprises. Cependant, il est souvent difficile pour les chefs d'entreprise de trouver le juste équilibre entre le coût et la qualité de ces tâches. Historiquement, les procédures...

lire plus