En effectuant des déplacements professionnels, vos employés accumulent les kilomètres et pas que ! Consommation d’essence, assurance, frais d’entretien, ces derniers sont amenés à bénéficier des indemnités kilométriques (IK).
En voiture, à moto, en scooter ou à vélo, vos employés parcourent les routes avec leur véhicule personnel à des fins professionnelles.
Mais à quoi correspondent vraiment les indemnités kilométriques ? Quelles sont les dépenses comprises ? Comment les calculer, les facturer et les rembourser ?
Dans cet article, nous allons vous expliquer tout ce qu’il faut savoir sur les indemnités kilométriques et notamment comment bien les gérer. Si vous souhaitez gagner du temps, l’externalisation de la gestion administrative peut être une solution pour votre entreprise.
Vous êtes fins prêts(es) ? Alors en voiture Simone 😀
Navigation rapide :
- Les indemnités kilométriques, qu’est-ce que c’est ?
- Comment fonctionnent les indemnités kilométriques ?
- Quelles sont les conditions de remboursement ?
- Quel est le barème des indemnités kilométriques 2022 ?
- Comment optimiser la gestion des frais kilométriques ?
Les indemnités kilométriques, qu’est-ce que c’est ?
L’indemnité kilométrique, ou IK, correspond au remboursement des frais par une entreprise liés à l’utilisation d’un véhicule personnel par un employé (automobile, motocyclette, cyclomoteur, etc.) utilisé dans un cadre professionnel uniquement.
À titre d’exemple, votre salarié utilise sa voiture pour se rendre chez un client : il bénéficie des indemnités kilométriques.
Le principe est qu’en tant qu’employeur, vous devez compenser le propriétaire du véhicule, à savoir votre salarié, des frais engagés par lui au profit de votre entreprise.
Pour définir le montant de l’indemnité compensatoire, vous devez, en tant qu’entreprise, vous baser sur un barème kilométrique défini par l’administration fiscale (URSSAF).
Pas d’inquiétude, nous allons en parler un peu plus bas.
Comment fonctionnent les indemnités kilométriques ?
Qui peut bénéficier des indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques sont accordées à toutes les personnes travaillant dans l’entreprise. Tout salarié ou dirigeant a le droit d’obtenir un remboursement des frais kilométriques par l’employeur, peu importe son âge, son salaire, son statut ou son ancienneté dans l’entreprise.
Par contre, les prestataires externes à l’entreprise sont formellement exclus de ce système.
Quels frais sont couverts par les indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques couvrent les frais relatifs à l’usage d’un véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels.
Les indemnités kilométriques prennent en compte :
- L’amortissement du véhicule
- Les dépenses de pneumatiques
- Les dépenses d’entretien et de réparation
- Les frais de carburant
- Les primes d’assurance
En revanche, certaines dépenses comme les frais de péages des autoroutes ou les tickets de parking ne sont pas couverts par les indemnités kilométriques. Ces dépenses effectuées dans le cadre d’un déplacement professionnel doivent faire l’objet d’une note de frais.
Quels trajets sont concernés par les indemnités kilométriques ?
Employé ou dirigeant d’entreprise, vous effectuez de nombreux trajets. Cependant, ils ne sont pas tous remboursables. L’indemnité kilométrique ne couvre que les déplacements professionnels au départ de l’entreprise, visite chez le client, réunions professionnelles, participations à des séminaires.
Quels trajets sont concernés par les indemnités kilométriques ?
Employé ou dirigeant d’entreprise, vous effectuez de nombreux trajets. Cependant, ils ne sont pas tous remboursables. L’indemnité kilométrique ne couvre que les déplacements professionnels au départ de l’entreprise, visite chez le client, réunions professionnelles, participations à des séminaires.
Le trajet domicile/travail n’est donc pas pris en compte.
À titre d’exemple, si vous partez de votre domicile, vous ne comptabilisez que le trajet entre votre travail et votre lieu de rendez-vous.
Toutefois, il existe un cas particulier : Lorsque le salarié se trouve dans l’obligation d’utiliser son véhicule personnel pour venir à son travail, l’URSSAF autorise l’indemnisation kilométrique.
Par exemple, les problèmes d’horaires ne lui permettant pas de prendre les transports en commun ou, en zone rurale, si les transports en commun sont peu développés, le salarié peut bénéficier d’une indemnisation forfaitaire kilométrique.
Dans ces cas particulier, voici les conditions obligatoires à respecter :
- Faire partie de l’entreprise
- Être dans l’incapacité d’avoir recours à d’autres moyens de transport
- Disposer d’un véhicule personnel au nom de la personne concernée
- Emprunter le trajet domicile/travail le plus court
- Attester ne pas transporter une personne en covoiturage
- S’assurer que le nombre de trajets concorde au planning de travail du salarié
Quelles sont les conditions de remboursement des indemnités kilométriques ?
Pour bénéficier des indemnités kilométriques, plusieurs conditions doivent être respectées :
- Le salarié ou dirigeant doit justifier un lien avec l’entreprise et travailler au profit de celle-ci
- Les déplacements concernés entrent dans le cadre professionnel
- Le véhicule utilisé par le salarié ou dirigeant doit être personnel. Les véhicules de fonction sont évidemment exclus.
- Le salarié ou dirigeant doit pouvoir justifier son déplacement. Les déplacements doivent faire l’objet d’un récapitulatif renseignant la date, l’objet du déplacement, la distance en kilomètres et la puissance fiscale du véhicule.
Barème des indemnités kilométriques en 2022
Pour calculer le montant des indemnités kilométriques, consulter le barème mis à jour chaque année par l’administration fiscale.
Le barème des indemnités kilométriques repose sur différents critères :
- La puissance fiscale du véhicule personnel
- Le type de véhicule utilisé (voiture, moto ou cyclomoteur)
- Le kilométrage annuel réparti en 3 tranches dans le barème :
- Jusqu’à 5 000 km
- De 5 001 à 20 000 km
- Au-delà de 20 000 km
Barème des indemnités kilométriques 2022 pour les voitures
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Plus de 20 000 km |
| 3 CV et moins | d x 0,502 | (d x (0,3) + 1007 | d x 0,35 |
| 4 CV | d x 0,575 | (d x 0,323) + 1262 | d x 0,387 |
| 5 CV | d x 0,603 | (d x 0,339) + 1320 | d x 0,405 |
| 6 CV | d x 0,631 | (d x 0,355) + 1382 | d x 0,425 |
| 7 CV et plus | d x 0,661 | (d x 0,374) + 1435 | d x 0,446 |
Barème des indemnités kilométriques 2022 pour les motos
| Type de deux-roues | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Plus de 6 000 km |
| 1 ou 2 CV | d × 0,375 | (d × 0,094) +845 | d x 0,234 |
| 3, 4 et 5 CV | d × 0,444 | (d x 0,323) + 1262 | d x 0,261 |
| Plus de 5V | d x 0,575 | (d × 0,078) + 1099 | d x 0,325 |
Barème des indemnités kilométriques 2022 pour les scooters
| Type de deux-roues | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Plus de 6 000 km |
| > 50 cm³ | d × 0,299 | (d × 0,07) + 458 | d x 0,162 |
Comment fonctionne le remboursement des frais kilométriques hors voitures ?
Pour encourager les salariés à utiliser d’autres moyens de transport que la voiture, les employeurs ont la possibilité de prendre en charge les frais de trajets des salariés qui se rendent au travail en utilisant différents modes de déplacement.
Remboursement des frais kilométriques à vélo
Pour les déplacements effectués à vélo, l’administration fiscale autorise le remboursement d’une indemnité kilométrique.
Voici la règle de calcul :
- Le remboursement est effectué sur la base de 25 centimes d’euro par kilomètre parcouru.
- Chaque salarié ne peut prétendre à un remboursement d’un montant supérieur à 200 € par an.
Simple non ? Alors, optez pour le vélo !
Remboursement des frais kilométriques en covoiturage ou en trottinette
Les indemnités kilométriques en covoiturage
Pour rappel, le covoiturage se définit comme le partage d’un véhicule par plusieurs automobilistes qui effectuent le même trajet. Plus économique, ce mode de transport est avantageux.
Malheureusement les pouvoirs publics n’autorisent pas le versement d’indemnités kilométriques dans ce cas.
Les salariés qui ont recours au covoiturage ne peuvent donc pas percevoir d’indemnités kilométriques. Seul, le salarié qui utilise son véhicule personnel peut demander un remboursement des frais kilométriques.
Les indemnités kilométriques en trottinette
Le nouveau mode de déplacement, rapide et sans effort ; les trottinettes électriques ! Ce nouveau mode de déplacement se développe très rapidement.
Malgré son essor sur le marché, les pouvoirs publics n’ont pas encore mis en place de réglementation relative au remboursement et au calcul des frais kilométriques en trottinette.
Bientôt peut-être ?
Bien que pour ces moyens de transport l’indemnité kilométrique ne soit pas formalisée, il existe des forfaits “mobilités durables” qui substitue aux indemnités kilométriques.
Comment optimiser la gestion des frais kilométriques ?
En entreprise, la gestion des frais kilométriques peut s’avérer fastidieuse et représente souvent une tâche administrative complexe et chronophage. Les employés et l’équipe de comptabilité perdent un temps considérable à traiter toutes les dépenses liées aux déplacements.
Et comme vous le savez, le temps, c’est de l’argent !
Alors, comment éviter de perdre du temps, mais aussi de l’argent ? En optimisant votre gestion des indemnités kilométriques !
Ça a l’air si simple dit comme ça n’est-ce pas ? Et bien, ça l’est grâce aux logiciels de gestion administrative en ligne.
Les logiciels en ligne existent pour optimiser la gestion administrative de vos dépenses professionnelles.
Prenons, Spendesk c’est une plateforme en ligne qui a pour but de simplifier votre quotidien et de vous concentrer enfin sur ce qui compte vraiment : le développement de votre entreprise !
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