Optimiser sa gestion administrative : comment faire ?

19 septembre 2022

Améliorer les processus de gestion administrative peut se faire de différentes façons. Il est possible d’optimiser les processus existants, ou bien d’organiser une refonte totale en repartant à zéro.

Les enjeux sont évidents : booster les performances, gagner du temps et diminuer les coûts en même temps.

L’optimisation de la gestion administrative doit passer par un état des lieux de la situation de départ. Cela permet d’identifier les failles et de dégager des axes d’amélioration.

Dans un second temps, il faut choisir un mode de transition puis élaborer un plan d’action et le mettre en œuvre.

Enfin, il faut accompagner la transition pour que les équipes concernées adhèrent aux nouveaux processus.

Mais alors, quelle approche adopter pour optimiser sa gestion administrative ? Comment s’y prendre concrètement ? Et comment faire accepter ces changements aux équipes ? On fait le point.

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Pour éviter de se laisser déborder par la paperasse, il est important d'optimiser sa gestion administrative

En quoi consiste la gestion administrative ?

 

La gestion administrative est la manière dont l’entreprise va s’acquitter des tâches récurrentes auxquelles elle doit faire face pour répondre à ses obligations fiscales, sociales, comptables et juridiques. C’est également la manière dont elle va rassembler les informations, les mettre en ordre et les exploiter pour en tirer la synthèse qui permettra aux dirigeants de prendre des décisions optimales.

On voit bien ici tout l’intérêt de lui octroyer un fonctionnement optimal !

 

Les difficultés de la gestion administrative

 

Beaucoup d’entreprises sont confrontées à une gestion administrative trop lourde en raison d’un manque de méthode.

La meilleure façon, pour alléger cette charge de travail, est de mettre en place un cadre clair et un processus optimal pour chacune des tâches administratives à couvrir :

  • L’organisation administrative, dans son ensemble, est le cadre que l’entreprise fixe aux processus de gestion qu’elle a mis en place pour l’accomplissement des tâches administratives.
  • Un processus de gestion fixe et décrit les moyens, méthodes et outils utilisés pour l’exécution d’une tâche unique et bien précise.

Pour mener à bien ce travail d’organisation et d’optimisation des processus, il est possible d’être conseillé et accompagné par un spécialiste de la gestion administrative.

 

Comment optimiser sa gestion administrative ?

 

L’optimisation des processus administratifs consiste à améliorer le traitement de chaque tâche afin qu’elle soit effectuée le plus rapidement possible et que sa production soit de la meilleure qualité possible.

Pour parvenir à cet objectif, il faut rechercher, parmi l’offre rendue disponible grâce aux nouvelles technologies, les outils les plus adaptés à la situation spécifique de l’entreprise et appliquer des méthodes de travail rigoureusement définies.

Optimiser les processus administratifs permet de gagner en efficacité, en temps, en argent et contribue, grâce à la qualité accrue des informations mises à la disposition du dirigeant, au développement de l’entreprise.

 

Quelle approche pour améliorer ses processus de gestion ?

 

Identifiez les axes d’amélioration

 

Si vous êtes dans la démarche d’améliorer vos processus de gestion administrative, vous devez commencer par faire un état des lieux de vos procédés actuels.

Cette étape vous permet d’identifier ce qui va bien, ce qui peut être amélioré, ce qui ne va pas du tout.

Procédez par étapes :

  • Listez les processus en œuvre et ceux qui font défaut
  • Analysez des dysfonctionnements
  • Estimez les écarts entre la situation actuelle et la situation ‘idéale’
  • Définissez des objectifs
  • Établissez des priorités

Une fois que vous avez fait ce travail, vous pouvez commencer à chercher les moyens d’optimiser chacun des processus et définir le mode de transition qui conviendra le mieux à votre entreprise.

Pour chaque domaine d’application il faudra trouver les outils et les méthodes permettant d’obtenir un résultat de qualité dans un temps optimal.

Si vous souhaitez en savoir +, vous pouvez consulter cet article sur l’approche par processus de Laurent Granger.

 

Définissez les objectifs

 

Voici quelques exemples des objectifs souvent cités par les entreprises qui souhaitent se lancer dans l’optimisation de leur gestion administrative

  • Amélioration du processus de facturation
  • Amélioration du suivi des comptes clients et du recouvrement
  • Amélioration de la gestion de la paie
  • Amélioration des processus d’embauche et de sortie
  • Mise en place d’un tableau de bord financier et/ou d’un prévisionnel de trésorerie
  • Création d’un processus de numérisation et de classement des documents
  • Mise à disposition et recherche de documents facilitées

 

Choisissez un mode de transition

 

Deux angles d’attaque sont possibles pour optimiser les processus de la gestion administrative : on améliore l’existant ou on repart de zéro.

 

Le Reengineering

 

Le Reengineering (ou BPR pour Business Process Reengineering) consiste à organiser une refonte intégrale des processus existants.

Cette méthode permet de gagner sur les coûts, de gagner en qualité et d’améliorer la rapidité des services dans un laps de temps réduit.

Elle s’exécute en plusieurs étapes :

  • Identifier les processus et leurs liens
  • Déterminer les processus clés et définir les priorités selon les objectifs.
  • Décrire les procédés qui doivent être analysés.
  • Identifier les dysfonctionnements.
  • Chercher les solutions les plus adaptées dans une démarche d’innovation.

Voici quelques-unes des questions qu’il faut se poser pour revoir ses processus de gestion administrative avec une approche ‘reengineering’ :

  • Pourquoi a-t-on besoin de modifier nos processus aujourd’hui ?
  • Quels processus nous posent le plus de difficultés aujourd’hui ?
  • Quels sont ceux qu’il faut changer ?
  • Qui sera impliqué dans les nouveaux processus et comment ?
  • Combien de temps sera assigné à chaque processus ?
  • Dans quel ordre vont-ils se dérouler ?
  • Quelle sera leur fréquence ?
  • Quels outils technologiques et quelles méthodes seront employés ?

 

L’amélioration continue pour optimiser sa gestion administrative

 

 

L’amélioration continue est une autre démarche possible pour optimiser ses processus de gestion administrative.

Elle s’étale davantage dans le temps, mais demande moins d’effort d’adaptation de la part des acteurs concernés.

Les étapes de cette méthode sont les suivantes :

  • Planification des actions à mener
  • Mise à exécution du plan d’action élaboré.
  • Contrôles réguliers de la réalisation
  • Poursuite des efforts jusqu’à ce que les résultats correspondent aux objectifs poursuivis.

L’amélioration continue ne se limite pas à améliorer les processus. C’est une approche multidimensionnelle qui prend aussi en compte les compétences requises pour garantir l’efficacité des processus.

Voici quelques-unes des questions qu’il faut se poser quand on opte pour l’amélioration continue :

  • Que voulons-nous améliorer ?
  • Que pouvons-nous améliorer ?
  • Quels seront les acteurs de la transition ?
  • Quelles compétences doivent-ils avoir ?
  • Quelles sont les difficultés rencontrées dans les processus actuels ?
  • Comment gagner en performance ?

Dans les deux cas, pour optimiser votre gestion administrative, il faudra commencer par établir un plan d’action puis mettre en œuvre ce plan.

 

Établissez votre plan d’action

 

Bien définir votre plan d’action est une étape essentielle lorsqu’on veut changer ou réorganiser la gestion administrative d’une entreprise. Ce plan donne un cadre aux actions qui vont devoir être menées.

Pour créer un plan d’action, il faut suivre une chronologie.

  • Dans un premier temps, il est nécessaire de définir les objectifs.
  • Il faut ensuite effectuer l’analyse détaillée de la situation de départ.
  • Puis lister les actions à mettre en place, en prenant soin d’établir une chronologie et des priorités.
  • Il faut aussi déterminer quels seront les acteurs pour chaque action, que ce soit en termes de collaboration humaine ou d’outils technologiques.
  • Pour finir, il faut prévoir les conséquences de chaque action et définir les différents objectifs dans le temps. Vous devez aussiplanifier la fréquence des contrôles du bon déroulement du plan et fixer les moyens humains correspondants.

Diagramme SIPOC

Vous pouvez vous appuyer sur un diagramme SIPOC pour préparer l’analyse des processus de votre entreprise.

Pendant cette phase, vous identifierez les entrants et les sortants, les fournisseurs et les clients du processus.

Cela vous permettra de faire un inventaire des différentes interfaces du processus et facilitera l’analyse détaillée que vous ferez ensuite.

Testez Miro, un outil gratuit pour les utilisations de base du modèle SIPOC.

 

Anticipez la résistance au changement et optimisez votre gestion administrative

 

Gestion administrative : accompagner vers le changement.

 

La résistance au changement est un état commun chez l’être humain que l’on constate souvent dans le monde du travail lors de réorganisations majeures.

Le changement déstabilise certains collaborateurs. Ils avaient l’habitude d’effectuer leur travail selon un mode opératoire familier. Une nouvelle organisation soulève chez eux la crainte de ne plus parvenir à réaliser leur travail aussi rapidement et facilement.

C’est pourquoi il est important de communiquer sur les changements, d’expliquer le bien-fondé et les bénéfices des mesures que l’on souhaite instaurer.

Obtenir l’adhésion des collaborateurs permettra de dérouler le plan d’action dans de bonnes conditions et d’obtenir les résultats escomptés dans les temps impartis.

Mais alors, comment s’y prendre pour faire accepter les changements ?

  • Impliquez vos collaborateurs dans la démarche d’optimisation des processus. Vous pouvez par exemple les sonder en leur demandant ce qui, à l’heure actuelle, leur pose problème dans l’exécution de leur travail. Demandez-leur les améliorations qu’ils aimeraient voir. Prenez la température sur leur réalité quotidienne.
  • Communiquez sur le projet d’optimisation des processus. Informez vos collaborateurs des problématiques que vous souhaitez corriger. Expliquez-leur pourquoi c’est essentiel. Donnez-leur des informations sur le déroulement des actions à venir et rassurez-les.
  • Enfin, procédez par paliers afin de réaliser ces changements en douceur.

N’oubliez pas de valoriser les efforts demandés à vos collaborateurs.

 

Mettez votre plan en action !

 

Votre plan d’action est bien défini. Il a été présenté à vos collaborateurs pour les fonctions qui les concernent et celles qui peuvent impacter leur travail.

Il ne vous reste plus qu’à le mettre en œuvre !

Cette démarche représente un investissement important en temps.

Mais si vos nouveaux processus sont bien définis et explicités et si les options que vous avez prises ont été étudiées avec soin, le ROI sera au rendez-vous !

Il le sera en temps, en argent, en qualité d’informations. Votre nouvelle organisation peut contribuer significativement au développement de votre activité.

 

Le temps ? C’est justement ce qui vous manque !

 

Faites vous accompagner par un expert qui connait les problématiques entrepreneuriales de l’intérieur !

Faisons le point à l’occasion d’un rendez-vous découverte de 45 minutes pendant lequel nous ferons connaissance et discuterons de vos attentes et de vos besoins.

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