L’une des erreurs les plus communes lorsqu’on se lance dans la création d’une entreprise, est de se concentrer exclusivement au développement de son activité et de délaisser les tâches à moins forte valeur ajoutée.

Heureusement de nombreuses entreprises ne commettent pas cette erreur et font tout de suite le choix d’externaliser leur gestion administrative.

Si les domaines d’intervention de l’externalisation administrative sont bien connus et faciles à identifier, il est moins simple de trouver son prestataire.

Nous allons aborder les différentes raisons de faire appel à un prestataire pour prendre en charge la gestion administrative d’une entreprise, puis nous verrons comment trouver son partenaire d’externalisation administrative à Toulouse.

Trouver son partenaire de gestion administrative à Toulouse Moulinette

 

I. Pourquoi faire appel à un prestataire d’externalisation administrative à Toulouse ?

Les raisons pour lesquelles une entreprise souhaite externaliser sa gestion administrative sont nombreuses :

  1. Le dirigeant n’a pas le temps de s’en occuper

Dans les PME, il est courant que la gestion administrative incombe au dirigeant. Pourtant, le chef d’entreprise a des tâches à réaliser bien plus importantes pour le développement de son activité !

Comme ses journées ne durent que 24h, il court déjà après le temps pour pouvoir tout mener de front !

Il est alors confronté aux deux possibilités s’offrent à lui : soit il délègue sa gestion administrative à un salarié, soit il l’externalise.

2. Quand l’entreprise ne possède pas les compétences en interne pour bien prendre en charge la gestion administrative

Les enjeux de l’externalisation administrative sont importants. Si certaines tâches ne sont pas exécutées avec rigueur, elles peuvent rapidement coûter cher à l’entreprise.

Lorsque les compétences nécessaires ne sont pas présentes dans l’entreprise, il faut faire appel à un prestataire externe, tout aussi capable de prendre en charge ces tâches chronophages et pourtant essentielles. Un tel prestataire participe activement au bon fonctionnement de l’entreprise.

A. Les tâches couvertes par votre expert de l’externalisation administrative à Toulouse

 

La gestion administrative ne s’arrête pas à la gestion des factures. Le périmètre de la ‘gestion administrative’ couvre bien d’autres aspects :

  • La gestion des Ressources Humaines

Aucun employé ne souhaite voir une erreur sur sa fiche de paie ! Et encore moins se rendre compte que certains de ses droits n’ont pas été respectés. La gestion des ressources humaines est une affaire sérieuse qui doit être confiée à un spécialiste qui saura :

    • Traiter les embauches et les départs
    • Préparer les paies
    • Suivre les dossiers de formation
    • S’assurer de la validité des contrats de travail
    • Gérer les indemnités kilométriques
    • Suivre et classer tous les justificatifs imposés par la réglementation

 

  • La gestion des Fournisseurs

La relation avec les fournisseurs ne doit pas être prise à la légère. Le non-respect des délais ou des conditions d’un contrat peut entraîner de lourdes pertes financières pour l’entreprise. Voici quelques exemples de tâches liées à la gestion des fournisseurs :

    • Recherche de fournisseurs
    • Suivi des contrats
    • Gestion de la relation avec les fournisseurs
    • Suivi des devis, commandes, livraisons et factures

 

  • La gestion de la relation client

Confier sa gestion client à un prestataire de gestion administrative permet d’optimiser la satisfaction des clients et d’obtenir une meilleure image pour votre entreprise tout en facilitant la fidélisation.

Voici quelques exemples de tâches liées à la gestion de la relation client :

    • Réception téléphonique
    • Réponses aux demandes par mails
    • Gestion des retours clients
    • Mesure de la satisfaction client

 

  • Le secrétariat

Une bonne organisation favorise l’efficacité des équipes et améliore la productivité ! C’est pourquoi le secrétariat est souvent très important pour une entreprise.

Voici quelques exemples de tâches de secrétariat qui pourrait être confiées à votre prestataire de gestion administrative toulousain :

    • Saisie de données
    • Gestion des appels téléphoniques
    • Gestion des courriers et e-mails
    • Planification des rendez-vous
    • Réception des factures et devis

 

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B. Les avantages de la gestion administrative

 

  • Réduire les coûts grâce à une gestion administrative optimisée

Les tâches de gestion administrative sont rarement créatrices de valeur. Pour réduire leurs coûts, la première étape est d’optimiser la façon dont les services de l’entreprise sont organisés.

L’externalisation offre une meilleure maîtrise du budget et permet de dégager des ressources supplémentaires pour les services à plus forte valeur ajoutée.

Une bonne gestion administrative permet en particulier de réduire radicalement les coûts cachés.

  • Recentrer ses compétences pour le développement de son entreprise

Cela concerne le plus souvent le dirigeant de l’entreprise, mais cela peut également concerner des collaborateurs qui pourraient être plus utilement occupés à d’autres tâches.

  • Simplifier la gestion RH

L’une des raisons qui fait pencher la balance en faveur d’une externalisation est la simplicité de la démarche. Nul besoin de procéder à un recrutement. La masse salariale n’est pas impactée. La trésorerie de l’entreprise est mieux cadrée.

En externalisant, il est aussi possible de contrôler très précisément ce que vous décidez de confier à votre partenaire. Vous pouvez donc facilement faire le choix d’une externalisation partielle de votre gestion administrative.

  • Donner une meilleure image à son entreprise

Lorsque tous les services d’une entreprise fonctionnent bien, cela a un impact direct sur l’image de l’entreprise auprès des employés, des clients, des fournisseurs, des établissements financiers …

Avec l’externalisation de la gestion administrative chaque tâche est traitée par un expert et participe à la diffusion d’une image positive de l’entreprise.

II. Où trouver son partenaire d’externalisation administrative à Toulouse ?

Il n’est pas toujours simple de trouver un prestataire d’externalisation administrative près de chez soi. Pourtant, les partenaires ne manquent pas, et encore moins dans la région Toulousaine.

Découvrez comment trouver votre prestataire d’externalisation administrative à Toulouse.

Pour trouver son partenaire d’externalisation administrative à Toulouse, vous pouvez effectuer vos recherches :

  • Sur Internet,

Ce qui vous donne une bonne visibilité du nombre de partenaires d’externalisation administrative à Toulouse. Vous pourrez également prendre connaissance des services qu’ils proposent et de leur domaine d’expertise sur leur site internet.

  • Grâce au bouche-à-oreille,

Nous avons la chance de vivre dans une ville à taille humaine. Et oui, à Toulouse, on passe aussi par le bouche-à-oreille !

Pour trouver son partenaire d’externalisation administrative à Toulouse, vous pouvez faire appel à votre réseau professionnel et aux chefs d’entreprises de votre cercle afin d’obtenir des avis directs et concrets sur les prestataires auxquels ils font confiance.

Voici les différents types de prestataires disponibles en région Toulousaine.

A. Les cabinets d’experts-comptables

Les cabinets d’expertise comptable agissent sur toutes les tâches liées de près ou de loin à la comptabilité, ce qui comprend la saisie comptable, la fiscalité, le conseil… Ils peuvent aussi se charger de la gestion des paies, des factures, etc. selon la mission que vous leur aurez confiée.

  • Avantages des experts-comptables

Ils sont proches de vous.
Leur proximité géographique est une force, surtout lorsqu’on souhaite trouver son partenaire d’externalisation administrative à Toulouse. Les experts comptables prennent soin d’entretenir la relation avec leurs clients en donnant une importance toute particulière au rapport humain.

Ils sont experts.
En faisant appel à un cabinet d’expertise comptable, vous êtes sûrs de voir vos tâches administratives et comptables réalisées avec une grande rigueur.

Attention cependant, les experts comptables sont (comme leur nom l’indique) des experts de la comptabilité ! Ils ne s’occuperont pas des tâches liées à la gestion des ressources humaines ou aux relations avec vos fournisseurs ou vos clients.

Le coût d’un expert-comptable dépend de la mission que vous lui confierez, mais également de la zone géographique. Les tarifs sont plus élevés dans les grandes villes.

Par exemple, si vous souhaitez faire appel à un cabinet d’expertise comptable en tant que prestataire d’externalisation administrative à Toulouse, il faudra compter en moyenne 80 euros de l’heure hors taxes.

B. Les Freelances

Avec la vague d’entrepreneurs qui déferle en France depuis quelques années, de nombreux services autrefois réalisés en interne ont été confiés à des freelances.

Pour trouver votre prestataire d’externalisation administrative en freelance à Toulouse, il existe des plateformes comme Malt qui référencent les travailleurs indépendants et présentent pour chacun d’eux la liste des services proposés et le tarif demandé.

  • Avantage des Freelances pour son externalisation administrative

À la pointe des technologies, dynamiques, ils bénéficient d’une grande flexibilité pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Ils se reposent sur des outils et techniques modernes et fiables pour gagner en efficacité et productivité.

  • Coût des Freelances

Comme pour les experts-comptables, le prix varie en fonction de la tâche pour laquelle vous faites appel à un prestataire d’externalisation administrative.

Ils peuvent aller de 10 euros de l’heure à 80 euros HT.

  • Exemple de plateforme où trouver un prestataire en Freelance :

Officeopro est une plateforme d’assistance administrative ultra flexible qui propose plus de 6000 intervenants partout en France disponibles en 48h pour des missions d’assistance administrative.

Ce mode ultra-flexible permet de trouver des intervenants qui travailleront sur site ou à distance. Le coût, très cadré, correspond strictement au temps de travail effectué.

3h18 est également une plateforme regroupant des freelance pour faciliter l’accès à l’externalisation administrative aux entreprises.

Les contrats proposés sont modulables et garantissent un coût lié aux heures réalisées.

C. Les cabinets spécialisés

Il s’agit de regroupements d’experts spécialisés dans un ou plusieurs domaines de la gestion administrative.

Il peut s’agir de :

  • Cabinet d’externalisation RH
  • Cabinet d’externalisation de la paie
  • Externalisation formation
  • Etc.

 

  • Avantage des cabinets spécialisés

Ils sont spécialisés dans un domaine bien précis et mettent à disposition toutes leurs compétences et leurs outils pour mener à bien des missions complexes.

  • Coût d’un cabinet spécialisé

Il est possible de trouver des prix à l’heure, mais la plupart du temps les cabinets spécialisés proposent des offres au mois comprenant plusieurs services pouvant aller de 500 à 1500 euros HT.

Si vous souhaitez faire appel à un cabinet spécialisé, les experts Moulinette vous proposent leur solution sur-mesure afin de libérer le plein potentiel de votre entreprise. Après un diagnostic administratif un devis vous sera proposé pour l’externalisation de votre gestion administrative.

Prenez un rendez-vous Découverte entièrement gratuit pour discuter de vos besoins d’externalisation de vos attentes concernant la gestion administrative de votre entreprise..

III. Comment formaliser un contrat lorsqu’on a enfin trouvé son partenaire d’externalisation administrative à Toulouse

Maintenant que vous avez trouvé votre partenaire d’externalisation administrative à Toulouse, voici comment formaliser le contrat qui officialise la prestation en 3 étapes :

1. Reprendre le cahier des charges établi auparavant

Avant de commencer vos recherches, réalisez un inventaire de vos besoins sous la forme d’un cahier des charges.
Ce cahier des charges comprend habituellement le détail des prestations dont vous avez besoin, vos objectifs et le détail de la mise en place du projet (horaires, outils, etc.).

Cela permet de réduire les risques et d’éviter les incompréhensions.

2. Construire la lettre de mission

Co-construisez avec votre prestataire la lettre de mission. La lettre de mission reprend les éléments du cahier des charges et notamment : les besoins, le détail de la prestation, sa durée et les conditions générales du contrat. Elle permet de collecter la signature des deux parties pour officialiser la mission.

3. Entretenir la relation avec son partenaire d’externalisation administrative

Afin d’encadrer et de faciliter le suivi de la mission, il est important de réaliser des points réguliers et de mettre à disposition des outils et des documents tels que :

  • Un tableau de bord : Pour noter les tâches à réaliser et leur suivi
  • Des fiches bilan : à faire régulièrement
  • Un canal de communication pour transmettre des informations importantes rapidement

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Désormais, vous avez toutes les clés en main pour trouver votre partenaire d’externalisation administrative à Toulouse. Il ne vous reste plus qu’à sélectionner le bon !

Et si vous êtes fin prêts à externaliser une ou plusieurs prestations pour gagner en efficacité et en compétitivité tout en réduisant les coûts de votre entreprise :

Prenez rendez-vous avec Moulinette, le spécialiste de la gestion administrative ! Ce rendez-vous est gratuit. Vous pourrez présenter votre projet pendant 45 min sous l’écoute d’une oreille experte. 😉