Lola gère une société spécialisée dans la location de matériel cinématographique. Chaque mois, elle doit contrôler et transmettre une balance âgée au cabinet comptable pour valider le suivi des créances clients. Cependant, l’extraction et la vérification des données étaient jusqu’alors manuelles et laborieuses, augmentant le risque d’erreurs et rendant cette tâche chronophage. Lola cherchait un moyen de centraliser les données et de produire une balance âgée fiable à transmettre rapidement.
Solution mise en place
Un fichier Excel sur mesure, associé à des macros VBA, a été développé pour automatiser la récupération et la transmission de la balance âgée mensuelle. Les principales fonctionnalités comprenaient :
- Importation et centralisation des données :
- Récupération automatique des données clients et factures émises depuis le logiciel de facturation.
- Récupération des données bancaires pour la mise à jour des encaissements et le suivi précis des créances.
- Catégorisation des créances :
- Classement par tranches d’ancienneté (0-30 jours, 31-60 jours, 61-90 jours, etc.).
- Identification des clients présentant des retards de paiement importants.
- Contrôles et vérifications :
- Génération de rapports d’anomalies pour signaler les créances non soldées.
- Génération de la balance âgée :
- Production instantanée de la balance âgée au format requis par le cabinet comptable.
- Envoi direct par e-mail via une macro intégrée.
Bénéfices pour Lola
Cet outil a simplifié et sécurisé le suivi des créances de l’entreprise :
- Fiabilité accrue : La balance âgée est générée automatiquement avec des données importées, réduisant les erreurs.
- Gain de temps : Le processus, qui nécessitait plusieurs heures chaque mois, est désormais bouclé en quelques minutes.
- Anticipation des paiements : Lola peut identifier rapidement les clients à relancer pour éviter les retards de paiement.
- Conformité assurée : Les formats produits répondent aux exigences du cabinet comptable, évitant tout aller-retour ou correction supplémentaire.
- Optimisation des flux de trésorerie : Un meilleur suivi des créances a permis à Lola de planifier plus efficacement les investissements importants nécessités par son métier.
Avec cet outil, Lola a rationalisé une tâche essentielle et gagné en sérénité.
