Un groupe patrimonial familial, gérant un large éventail d’activités, rencontrait une problématique majeure dans la gestion de ses documents. Au fil des années, des centaines de fichiers s’étaient accumulés dans des dossiers informatiques disparates aux noms quelquefois énigmatiques. Des centaines d’heures étaient perdues en recherches laborieuses.
Arborescence et Automatismes
Notre solution sur mesure a compris
- Une phase d’analyse approfondie, nécessaire pour identifier la typologie des documents à traiter pour chacune des activités du groupe.
- Une phase de mise en place intégrant
- Le déplacement des archives vers un cloud
- La création d’une arborescence adaptée
- La mise en place d’une sauvegarde automatique
- La définition du périmètre des différents utilisateurs
- L’administration de leurs droits
- La définition d’une convention de nommage
- La création d’un fichier Excel-VBA incluant
- Une base de données documentaire
- Une macro permettant d’explorer le répertoire des documents ‘à traiter’ et de les prévisualiser
- Une macro supplémentaire renomme et classe le document automatiquement en fonction des informations saisies par l’utilisateur
Avantages de la solution Moulinette
- Documents disponibles et organisés de manière lisible
- Accessibles à tous en permanence
- Sécurité renforcée grâce aux sauvegardes
- Gains d’efficacité, de temps et de sérénité considérables grâce à des recherches rapides et efficaces
Le résultat des recherches effectuées par les membres du groupe est parfaitement clair : soit le document existe et il est trouvé immédiatement. Soit le document n’est pas trouvé et cela signifie qu’il n’est pas disponible. Plus de perte de temps en recherches infructueuses.
La nomenclature standardisée élimine les copies multiples d’un même document.
La productivité de chaque membre du groupe est améliorée et les tensions sont réduites.
Le groupe bénéficie désormais d’un classement structuré, sécurisé et facile à maintenir.
