Stéphanie est une dessinatrice de plans indépendante. Elle consacrait énormément de temps à la préparation de ses devis et avait besoin d’un outil qui allège cette partie de son travail.
Réalisation Excel VBA sur mesure
La solution que nous avons conçue pour Stéphanie, consiste en un fichier Excel unique intègrant
- Une base de données pour recueillir les informations caractéristiques dont elle a besoin dans l’exercice de son métier
- Un masque de saisie adapté à ses habitudes de travail
- Des formules automatiques pour calculer les totaux, taxes, remises et acomptes versés sans risque d’erreurs
- Des listes déroulantes et des validations de données pour assurer la cohérence des informations saisies
- Une macro Excel pour exporter les devis au format pdf et les classer en un clic
- Une automatisation supplémentaire pour générer un mail d’accompagnement avec le devis en pièce jointe. L’adresse e-mail du client, l’objet et le corps du mail sont automatiquement préremplis. Stéphanie peut personnaliser le message avant de l’envoyer ou simplement cliquer sur ‘Envoyer’
Les avantages pour Stéphanie
- Gains de temps considérables
- Réduction des erreurs
- Classement optimal
- Renforcement de l’image professionnelle
Les devis qui prenaient 20 à 30 minutes à préparer et envoyer sont désormais finalisés en moins de 5 minutes, les calculs automatisés et les validations minimisent les risques de chiffres incorrects ou de fichiers mal nommés, les devis sont rangés dans des dossiers bien organisés, évitant les duplications inutiles et facilitant les recherches ultérieures, le processus rapide améliore l’expérience utilisateur.
