Automatisation des processus
Génération de devis et Envoi automatique par email
Projet
Cliente
Stéphanie, dessinatrice de plan indépendante, spécialisée dans la création de plans techniques pour certains projets architecturaux.
Contexte
Stéphanie consacre une part importante de son temps à préparer des devis et des propositions pour ses clients. Ces tâches administratives, bien que cruciales, étaient chronophages et susceptibles d’erreurs. Elle avait besoin :
- D’un outil structuré pour saisir facilement ses devis.
- D’une automatisation pour générer et classer ses documents.
- D’un processus simplifié pour envoyer ses devis directement par mail, sans duplication d’efforts.
Solution Apportée
Création d’un masque de saisie optimisé
- Un tableau structuré dans Excel a été conçu pour permettre à Stéphanie de saisir ses devis rapidement, avec des champs prédéfinis (client, description des services, montant, délais).
- Des formules automatiques calculent les totaux, les taxes, remises, acomptes sans risque d’erreurs.
- Des listes déroulantes et validations de données ont été intégrées pour éviter les incohérences.
Export au format PDF et classement automatique
- Une macro Excel permet d’exporter le devis au format en PDF en un clic
- Un nommage strict est attribué au fichier (ex. :
2022-09 - NOM - Devis 123.pdf). - Le PDF est déposé automatiquement dans le Drive de Stéphanie dans un dossier dédié à son client, pour faciliter le suivi.
Envoi par mail via Outlook
- Une automatisation supplémentaire génère un mail type directement dans Outlook avec le devis en pièce jointe.
- L’adresse e-mail du client, l’objet et le corps du mail sont automatiquement préremplis.
- Stéphanie peut personnaliser le message avant de l’envoyer ou simplement cliquer sur « Envoyer ».
Bénéfices pour Stéphanie
Gain de temps considérable
Les devis qui prenaient 20 à 30 minutes à préparer et envoyer sont désormais finalisés en moins de 5 minutes.
Réduction des erreurs
Les calculs automatisés et les validations minimisent les risques de chiffres incorrects ou de fichiers mal nommés.
Classement optimal
Les devis sont rangés dans des dossiers bien structurés, évitant les duplications inutiles de fichiers et facilitant leur récupération.
Amélioration de l’image professionnelle
Les devis générés sont visuellement cohérents, et le processus rapide améliore l’expérience client.
Boostez votre productivité !
Avec cet outil sur mesure, Stéphanie a gagné en efficacité et en fiabilité dans la gestion de ses devis. Elle peut désormais consacrer davantage de temps à son cœur de métier, tout en répondant rapidement aux demandes de ses clients.