Béatrice est chargée de la facturation dans une entreprise d’édition. Suite au départ inattendu d’un collaborateur, tombé gravement malade, le processus de facturation récurrente était interrompu, entraînant un retard important. Les outils utilisés étaient jugés archaïques, aucun processus n’était documenté. Béatrice faisait face à un défi critique : rétablir rapidement le flux de facturation pour éviter un impact prolongé sur la trésorerie de l’entreprise.
Solution mise en place
Pour répondre à cette problématique, une solution basée sur Excel et des macros VBA a été développée, permettant d’optimiser le processus de facturation.
Cette solution comprenait plusieurs fonctionnalités clés :
- Reprise des données :
- Importation rapide des données de facturation N-1 pour reconstituer l’historique client.
- Structuration des données afin de faciliter leur exploitation dans les calculs.
- Gestion de la récurrence :
- Extraction automatique des périodicités de facturation pour chaque client.
- Identification et application des index de révision contractuels.
- Priorisation des tâches :
- Génération de listes de factures à établir, classées par ordre d’urgence.
- Alertes automatiques sur les échéances critiques.
- Contrôle et fiabilité :
- Vérification automatisée pour s’assurer qu’aucune période de facturation n’avait été omise.
- Création de rapports détaillés permettant de suivre la progression et de documenter les processus.
Cette approche a permis de remettre en place un système de facturation robuste, fiable et adapté aux besoins de l’entreprise.
Bénéfices pour Béatrice
La solution mise en place a permis à Béatrice et à son entreprise de bénéficier de nombreux avantages concrets :
- Rattrapage du retard :
- Grâce à l’automatisation et à la priorisation, l’important retard accumulé a pu être comblé en quelques semaines.
- Amélioration de la trésorerie :
- Le flux de facturation rétabli a permis une injection rapide de liquidités, renforçant la santé financière de l’entreprise.
- Processus clarifiés et pérennes :
- Les nouvelles méthodes, documentées et automatisées, ont supprimé la dépendance aux connaissances d’un seul collaborateur.
- Béatrice dispose désormais d’un outil clair et intuitif, réduisant la charge mentale et les risques d’erreur.
- Gain de temps :
- La solution permet une gestion quotidienne de la facturation beaucoup plus rapide, laissant plus de temps pour d’autres tâches stratégiques.
- Conformité assurée :
- Les index de révision et périodicités sont appliqués de manière systématique, assurant la conformité contractuelle avec les clients.
Cette collaboration n’a pas seulement résolu un problème urgent, elle a doté l’entreprise d’un outil durable et évolutif, permettant à Béatrice de retrouver une gestion sereine de la facturation.
