L’objectif principal de la gestion de note de frais est de disposer d’une liste exhaustive des dépenses des salariés sur une période donnée.

La note de frais permet à l’entreprise de rembourser ces dépenses de manière simple, mais aussi de rendre transparentes les opérations réalisées par les personnes en charge de la comptabilité.

Dans cet article, découvrez les meilleurs outils de gestion de notes de frais et nos conseils pour bien réaliser cette tâche administrative.

 

I – Qu’est-ce qu’une note de frais ?

 

Note de frais : définition

 

La note de frais est un document établi par un membre de l’entreprise (salarié, dirigeant). Elle regroupe plusieurs dépenses d’un collaborateur effectuées dans une période définie et dans le cadre de sa fonction.

On peut classer ces dépenses dans plusieurs catégories de frais :

• Restauration ;
• Hôtel, hébergement ;
• Déplacement (essence, péage, billets de train ou d’avion) ;
• Abonnements (internet, forfait téléphonique, assurance véhicule) ;
• Achat de matériel.

La note de frais doit obligatoirement être accompagnée de justificatifs. Pour un repas par exemple, ce justificatif doit être la note d’un restaurant indiquant la date et le montant du repas. Et si le collaborateur concerné invite quelqu’un, son nom et sa qualité doivent être également mentionnés.

 

Comment se matérialise une note de frais ?

 

Aucune forme particulière de note de frais n’est prévue par la loi française. Chaque entreprise est donc libre d’utiliser le modèle qui lui est propre (Tableau Excel, logiciel de gestion des notes de frais…).

En revanche, le contenu de la note de frais doit lui être détaillé avec soin :

• Date à laquelle la dépense a été engagée ;
• Nom de la personne ;
• Cadre de sa mission nécessitant ces frais ;
• Lieu du déplacement ;
• Classification des frais par catégorie (repas, logement…) ;
• Montants dépensés ;
• TVA.

Les factures et justificatifs doivent obligatoirement y être joints. Néanmoins, et de manière exceptionnelle, il est possible pour le salarié de procéder à une attestation sur l’honneur afin de bénéficier du remboursement d’une note de frais qui serait perdue.

Le collaborateur, salarié ou dirigeant, doit éditer ses notes de frais dans un délai raisonnable.

Côté fiscalité, les frais professionnels peuvent exonérer l’employeur de charges sociales sous certaines conditions, et le montant perçu n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu pour les salariés.

 

Modèles applicables de remboursement des frais

 

Le remboursement d’une note de frais peut se faire aux frais réels ou au forfait.

 

Le remboursement au forfait

 

Uniquement applicable aux déplacements, le modèle de remboursement des frais au forfait ne nécessite pas de notes de frais : son principe repose sur la mise à disposition d’une somme au salarié par jour, par repas, ou par mois selon les différentes politiques pratiquées en entreprise.

Ainsi, les collaborateurs ont à disposition des sommes globales dans lesquelles ils doivent inclure l’ensemble de leurs frais : hôtel, déplacement, repas etc.

Ce modèle de remboursement est exclusivement réservé  aux collaborateurs  qui doivent effectuer des déplacements pour les besoins de leurs missions (commerciaux, techniciens).  il ne nécessite pas de saisie manuelle.

 

Le remboursement au réel

 

Si l’entreprise opte pour le remboursement des frais réels, elle doit rembourser les frais avancés par le salarié au centime près.

Ce modèle de remboursement nécessite des procédures :

1. De vérification : pour s’assurer que la note de frais est conforme à la fiscalité et à la politique mise en place par l’entreprise (nature et montant des dépenses) ;
2. De validation : par les personnes en charge de la comptabilité pour autoriser ou non le remboursement.

Les indemnités forfaitaires dites de petits déplacements  permettent, lorsqu’elles peuvent s’appliquer, , d’éviter une gestion administrative chronophage  mais présentent l’inconvénient de ne pas correspondre exactement aux frais réels engagés par le salarié.

 

II – Pourquoi opter pour un outil de gestion de notes de frais ?

 

 

Les outils de gestion de notes de frais pour les entreprises présentent un avantage majeur pour l’entreprise : ils permettent de gagner du temps. Mais nous allons voir qu’il peut aussi en apporter d’autres.

 

Les outils de gestion des notes de frais permettent de gagner du temps

 

En fonction des différents outils de gestion de notes de frais, les avantages peuvent être différents. Le principal avantage, commun à tous les outils, est qu’il permet d’harmoniser toutes les étapes depuis la saisie des notes de frais jusqu’à leur comptabilisation. Un gain de temps et donc de productivité pour les salariés.

 

La saisie des notes de frais facilitée

 

La saisie des notes de frais ne déborde plus sur le travail principal des collaborateurs. Un gain de temps important devient possible grâce à des fonctionnalités spécifiques. En tête : la photographie ou le scan des justificatifs qui remplacent la saisie manuelle des dépenses des collaborateurs.

L’entreprise gagne alors en productivité.

 

Le contrôle des dépenses pour l’entreprise

 

Les outils de gestion de notes de frais offrent la possibilité de détecter facilement des anomalies liées aux dépenses.

Ils permettent par exemple d’optimiser la gestion des paiements des équipes aux moyens :

• De plafonds fixés ne pouvant être dépassés ;
• D’un rattachement des salariés à différentes politiques de frais en fonction de leur métier (un commercial mobile peut être amené à engager des frais d’hébergement alors qu’un informaticien en poste sera le seul à pouvoir dépenser en fournitures informatiques) ;
• De détection des anomalies comme des dépenses effectuées pendant les weekends et les jours fériés.

 

Automatisation des écritures en comptabilité

 

Les outils de gestion des notes de frais facilitent  les relations entre les collaborateurs déclarants et les personnes en charge de la comptabilité.

1. Récupération de la TVA : la photographie des justificatifs permet la lecture automatique des taxes.
2. Remboursement des notes de frais : les ordres de virement SEPA sont générés automatiquement pour rembourser des notes de frais.
3. Transmission des informations comptables au service de paie.

 

Gestion automatisée des notes de frais : les autres avantages

 

Des économies financières

 

Nous l’avons vu : les outils de gestion des notes de frais permettent de gagner du temps sur cette tâche administrative. Aussi bien pour le personnel déclarant que pour le personnel comptable.

Les collaborateurs de terrain gagnent en productivité, tout comme le personnel “support”.

 

La fin de la gestion papier

 

Les outils de dématérialisation des notes de frais permettent de supprimer les problèmes liés aux pertes de justificatifs papiers et de réduire les espaces de stockage de ces derniers.

Pour soumettre une note de frais, le collaborateur prend une photo de son justificatif ou le scan à l’aide de son smartphone.

Une fois validé, ce justificatif s’archive automatiquement et, si la solution retenue propose bien l’édition d’archives à valeur probante, les originaux papiers n’ont plus besoin d’être conservés !

 

Transparence

 

Grâce à un outil de travail commun, les notes de frais permettent de gagner en transparence.

Côté déclarants, chaque demande est justifiée par une prise de photographie des justificatifs qui est ensuite envoyée vers l’interface d’un manager ou d’un employé en charge de la comptabilité.

Côté gestionnaire, les outils permettent une acceptation ou un refus de tout ou partie des notes de frais dont les collaborateurs déclarants sont notifiés immédiatement.

L’organisation gagne ainsi en fluidité .

 

III – Comment choisir un outil de gestion de notes de frais ?

 

 

Divers outils répondent à différents critères pour choisir un outil de gestion de notes de frais performant. Ce choix va reposer sur des priorités qui peuvent varier en fonction des entreprises.

 

Sur quels critères baser votre choix ?

 

La conformité avec la législation

 

La gestion des frais professionnels est encadrée par la législation. A titre d’exemple, le Code du commerce prévoit dans son article L123-22 que les notes de frais doivent être conservées pour une durée de 10 ans.

Avant d’opter pour un outil, assurez-vous que ce dernier est conforme au droit français mais aussi qu’il respecte les conditions prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

 

Le niveau de paramétrabilité des fonctionnalités nécessaires

 

C’est un critère de choix important pour assurer la compatibilité avec votre politique de gestion des notes de frais.

Un bon outil de gestion ne doit pas être pensé uniquement pour les déclarants. Il doit aussi inclure les contrôleurs et les managers en leur faisant bénéficier de fonctionnalités utiles à l’exercice de leur mission.

Certains outils prévoient par exemple :

• Des systèmes d’alertes ou de blocage pour les notes de frais qui présentent des anomalies (dépenses effectuées le week-end ou les jours fériés) ;
• Des notifications pour les déclarants en cas de rapprochement du plafond de frais prévus ;
• Une synchronisation avec les cartes bancaires pour gagner en fluidité.

Autrement dit, si votre organisation prévoit un contrôle soutenu (approbation des notes de frais avant un passage en comptabilité par exemple) alors certaines fonctionnalités auront plus d’importance que d’autres.

 

Le confort d’utilisation

 

Un bon outil de gestion de notes de frais doit offrir aux utilisateurs une interface intuitive, ergonomique et performante.

Le passage à un outil de gestion des notes de frais doit prendre en compte la résistance au changement. Pour favoriser l’utilisation d’un nouvel outil, il convient aussi de se pencher sur la technologie.

Par exemple, il est nécessaire que votre outil intègre une technologie de scans intelligents, type OCR (Reconnaissance Optique de Caractères). Cette technologie permet de transformer une photo ou un scan en écriture comptable. Un procédé simple, donc facile à adopter pour le personnel.

Beaucoup d’outils proposent des versions démonstratives de leurs applications. C’est un bon moyen pour tester plusieurs d’entre eux pour choisir celui qui vous paraît le plus confortable à utiliser.

 

Top 5 des outils de gestion des notes de frais

 

Le point commun des outils de gestion de notes de frais est leur capacité à les dématérialiser au moyen de scans ou de photos effectués via smartphone. Ils vous permettent de grandement simplifier votre gestion administrative.

Pour satisfaire le plus grand nombre, voici 5 outils dotés d’un avantage de différenciation majeur.

 

Spendesk

 

Spendesk est un outil qui trouve facilement sa place au sein des entreprises grâce à sa facilité d’utilisation.

Au-delà d’une gestion des notes de frais optimisée, cet outil permet une visibilité complète sur la trésorerie de l’entreprise.

Spendesk fait partie des outils qui incluent des cartes de paiement pour simplifier les flux et sécuriser les dépenses professionnelles des membres de l’entreprise.

 

Cleemy

 

Cleemy propose une fonctionnalité d’approbation des notes de frais en temps réel pour un manager. C’est un outil très performant en matière de synchronisation  pour satisfaire salarié management et comptabilité.

L’autre avantage est qu’il propose un tarif dégressif en fonction du nombre de collaborateurs

Ainsi on ne parle plus de dépense mais de coût d’utilisation :

• 1 à 9 collaborateurs : coût forfaitaire de 50€ ;
• 10 à 19 collaborateurs : 5€ HT/collaborateur/mois ;
• 20 à 29 collaborateurs : 4,75€ HT/collaborateur/mois ;
• 30 à 39 collaborateurs : 4,50€ HT/collaborateur/mois ;omm
• Etc.

 

Payfit

 

Parmi un large champ de logiciels RH, Payfit propose également un logiciel de gestion des notes de frais performant. Le plus de cet outil repose sur la certification ISO 27001 qui assure la sécurisation des systèmes d’information des entreprises.

Nous avons vu que la conformité avec la législation en matière de sécurisation des données est un critère de choix important. Payfit y répond à la perfection avec des serveurs sécurisés situés en Europe.

 

iPaidthat

 

Nous avons sélectionné iPaidThat pour son service dédié aux indépendants. Cette solutions simplifie la comptabilité quotidienne de ces derniers et permet d’intégrer à la dématérialisation des notes de frais à d’autres services tels que :

• La collecte de facture automatisée ;
• La réconciliation bancaire (comparaison entre les factures collectées et mise en regard des transactions pour détecter les manques) ;
• L’édition de factures personnalisées à votre entreprise (insertion de logo, devise monétaire, coordonnées etc.)

 

N2F

 

N2F dispose de fonctionnalités très pertinentes pour les entreprises qui exercent une activité dans plusieurs pays.

Cet outil est disponible en 11 langues, englobe 170 devises en prenant en compte les taux de change et leurs évolutions.

N2F est spécifiquement conçu pour simplifier les activités professionnelles internationales en allant jusqu’à proposer un mode hors connexion.

 

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Il n’existe pas UN meilleur outil de gestion des notes de frais. plusieurs d’entre eux se placent au-dessus du marché pour leurs fonctionnalités communes à forte valeur ajoutée. Mais ce qui rend un outil véritablement performant dans son utilisation c’est sa capacité à véritablement correspondre à votre propre organisation.