Comment optimiser la gestion des notes de frais des entreprises ?

28 janvier 2022

Au secours, les justificatifs s’entassent… Entre les repas, les déplacements, les achats liés aux besoins de l’entreprise et vos effectifs qui s’agrandissent, la gestion des notes de frais vous prend sans cesse plus de temps et vous ne savez plus où donner de la tête !

La gestion des notes de frais est une tâche complexe et chronophage, qui vous empêche de vous concentrer sur votre cœur de métier. Néanmoins, les notes de frais sont nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise. Petites ou grandes, il est donc essentiel de bien les gérer !

Prenez tout de suite les bons réflexes pour simplifier la gestion des notes de frais et faciliter le quotidien de vos équipes.

Dans cet article, nous allons vous expliquer tout ce qu’il faut savoir pour optimiser la gestion des notes de frais de votre entreprise.

À la fin de votre lecture, vous serez prêt(e) à vous armer comme un(e) chef(fe) ! 🙂

 

Navigation rapide :

 

  1. La gestion des notes de frais, qu’est-ce que c’est ? 
  2. Qui s’occupe de la gestion des notes de frais ?
  3. Comment gérer les notes de frais ?
  4. Logiciels de gestion notes de frais : le top 5 !

 

Qu’est-ce que la gestion des notes de frais des entreprises?

 

Une note de frais est un document, papier ou numérique, qui permet à un salarié d’obtenir un remboursement sur les frais professionnels qu’il a avancés dans le cadre de son activité professionnelle et dans l’intérêt de son employeur.

Une note de frais correspond seulement aux frais professionnels légitimes comme les frais de repas, les frais engagés pour le transport en commun ou les frais d’hébergement, par exemple.

Sous présentation d’un justificatif, appelé communément note de frais, le salarié fait une demande de remboursement à son employeur. La gestion des notes de frais des entreprises consiste donc à mettre en place des processus pour faciliter la demande de remboursement des frais professionnels et la validation par la société.

 

Qui s’occupe de la gestion des notes de frais ?

 

C’est un travail d’équipe !

Tout d’abord, le salarié doit impérativement déclarer ses notes de frais à son employeur dans un délai généralement défini par l’entreprise.

Du côté de l’employeur, celui-ci gère le remboursement. L’employeur est dans l’obligation de rembourser les frais professionnels avancés par le salarié selon deux conditions :

  • La dépense doit justifier d’un caractère professionnel
  • La présentation du justificatif de paiement

 

Comment gérer les notes de frais : 5 conseils simples et efficaces

 

Une personne gère les notes de frais de ses employés sur son ordinateur

 

Une mauvaise gestion des notes de frais peut amener à faire des dépenses excessives et à mettre en péril votre entreprise sur le plan financier.

Une bonne gestion des notes de frais est indispensable pour toutes entreprises. En évitant les erreurs et les abus, vous gagnerez du temps et de l’argent.

Pour vous aider à bien gérer les notes de frais, nos experts en gestion administrative des entreprises ont établi une liste de 5 conseils :

 

1 – Définissez une politique de dépenses efficaces

 

La première étape est de mettre en place une politique de dépenses claires et précises. Régulez les dépenses de vos équipes et instaurez une culture d’entreprise concernant les différentes dépenses professionnelles. Cela vous permettra de bien suivre le plan financier et par conséquent d’assurer la croissance de l’entreprise.

À travers l’étude de vos dépenses actuelles et des années passées, vous pourrez déceler les problématiques auxquelles vous êtes confronté.

À partir de là, vous pouvez définir des conditions. Par exemple :

  • Définissez une liste des renseignements obligatoires que les employés doivent fournir en fonction du type de dépense (repas, déplacements, hébergements, etc.)
  • Définissez un budget en fonction du type de dépense afin d’inciter vos employés à être précautionneux
  • Définissez un délai précis pour fournir les justificatifs

 

2 – Choisissez un mode de remboursement

 

L’employeur a deux choix de remboursement des notes de frais :

  • Le remboursement de note de frais au réel : l’employé doit fournir les justificatifs à l’entreprise pour être remboursé du montant exact dépensé.
  • Le remboursement de notes de frais forfaitaire : Une somme est attribuée au salarié, qui est responsable de ses frais professionnels. Le remboursement d’une note de frais par le mode forfaitaire implique que l’employeur rembourse jusqu’à un certain montant une dépense. Si celle-ci dépasse ce montant maximum, l’excédent est alors à la charge du salarié.

 

3 – Simplifiez le processus de validation des notes de frais

 

Afin de gagner du temps dans la gestion des notes de frais, limitez-vous à deux niveaux de validation.

Par exemple, validez avec votre salarié que la dépense coïncide avec les missions assignées. Votre comptable pourra également veiller à ce que les dépenses respectent la politique de frais mise en place.

 

4 – Réalisez des contrôles ponctuels de vos notes de frais

 

Réaliser des contrôles ponctuels de vos notes de frais permet d’identifier plus facilement les dépenses qui ne respectent pas les règles.

Identifiez les notes de frais sans justificatif, les dépenses déclarées sur un jour de congé ou le week-end ou bien encore les doublons.

 

5 – Abandonnez la gestion des notes de frais manuelle

 

Dites adieu aux feuilles Excel ! La gestion manuelle des dépenses des salariés reste sujette à trop d’erreurs !

En optant pour la dématérialisation de la gestion des notes de frais, vous optimiserez votre gestion des notes de frais. Celle-ci permet d’optimiser la traçabilité, la lisibilité et la conservation de l’ensemble des justificatifs.

L’utilisation d’un outil digital pour la gestion des notes de frais permettra à vos équipes de prendre en photo leurs justificatifs et de les déposer dans l’outil dédié. C’est aussi simple que cela puisse paraître !

À noter que certains outils de gestion des notes de frais des entreprises proposent d’autres fonctionnalités, comme le scan intelligent par exemple, à la fois utile pour vos salariés et pour vos équipes en charge de la gestion des notes de frais.

Afin de choisir les processus et les outils les plus adaptés à vos besoins et à votre fonctionnement, vous pouvez faire appel à une entreprise spécialisée dans la gestion administrative des entreprises.

 

Quelles sont les solutions de gestion de notes de frais ?

 

Des responsables RH sur la gestion des notes de frais de leur entreprise

 

Si vous êtes arrivé jusque-là, c’est que vous vous demandez quelles sont les meilleures solutions pour améliorer votre gestion des notes de frais.

Et vous avez bien fait de continuer votre lecture, nous allons tout de suite répondre à vos questions.

Vous avez comme projet de permettre à vos équipes et à vous-même de gagner en efficacité, de fluidifier les process de traitement et validation des notes de frais, alors passez à une solution digitale. Nous vous aidons à passer le cap de la dématérialisation de la gestion des notes de frais et à choisir le logiciel qui répondra à vos besoins.

 

Comment dématérialiser la gestion des notes de frais ?

 

Numérisez tous vos justificatifs papiers et automatisez votre gestion des notes de frais pour le plus grand bonheur de vos collaborateurs !

La loi admet un document dématérialisé comme une preuve de la même valeur qu’un document papier (en savoir plus ici). Vous pouvez donc passer enfin au zéro papier et bénéficiez des avantages de la dématérialisation :

  • Un gain de temps bénéfique : Grâce à l’automatisation des process, vous gagnez du temps que ce soit dans la saisie, la soumission, le traitement des notes de frais, la récupération de la TVA.
  • Une optimisation de vos coûts : une meilleure vision de vos dépenses vous permet d’identifier les axes pour les réduire.
  • Conformité avec la réglementation : grâce à la dématérialisation, vous êtes assuré d’être 100 % conforme légalement.
  • Une sécurité de vos données : vos documents sont préservés sur des serveurs physiques ou virtuels sécurisés.
  • Une meilleure visibilité : vous avez accès rapidement à tous vos justificatifs des 10 dernières années.
  • Un impact environnemental réduit : fini le papier !

La dématérialisation des notes de frais passe par la mise en place d’un logiciel de gestion des notes de frais.

Le logiciel des notes de frais va permettre :

  • Au salarié de prendre en photo son justificatif de dépense avec son téléphone et de l’envoyer directement sur l’application dédiée.
  • De renseigner automatiquement les informations du justificatif grâce au système intelligent de caractère
  • De valider (ou non) la note de frais par la personne chargée de valider les dépenses professionnelles de l’entreprise.

Plusieurs logiciels, outils et applications existent pour optimiser la gestion des notes de frais des entreprises !

 

Logiciels de gestion de notes de frais : notre top 5

 

Aujourd’hui, un grand nombre de logiciels de gestions administrative et d’applications, web et/ou mobile, existent pour optimiser au mieux vos dépenses professionnelles.

Voici une sélection des meilleurs logiciels de gestion de notes de frais pour les entreprises !

 

Spendesk

 

Spendesk propose une solution de gestion simple et complète qui s’adapte aux besoins des entreprises. En plus de traiter efficacement les notes de frais, la plateforme permet d’avoir une visibilité totale sur la trésorerie. Spendesk soumet également une solution de cartes de paiement virtuelles pour simplifier et sécuriser vos dépenses professionnelles.

Prix :

Trois formules sont disponibles :

  • Starter : la solution simple pour la gestion des dépenses quotidiennes des TPE et PME
  • Scale : Pour les PME établies ou en forte croissance, pour plus d’automatisation et de contrôle
  • Essentials : Pour les PME qui veulent optimiser et digitaliser la gestion de leurs achats et notes de frais

→ Découvrir Spendesk

 

Onexpense

 

L’application Onexpense est simple et facile d’utilisation. En 4 étapes seulement, votre note de frais est déjà en demande de validation à la personne chargée du remboursement.

Prenez votre justificatif en photo, créez votre note de frais, exportez-la sous le format souhaité et envoyez directement votre note de frais en validation via l’application. Et voilà, il ne vous reste plus qu’à attendre votre remboursement.

Prix :

Trois formules sont disponibles :

  • Onexpense Pro à 1.9 € par utilisateur par mois facturé annuellement
  • Onexpense Entreprise à 2.9 € par utilisateur par mois facturé annuellement
  • ZERO PAPIER + Entreprise sur devis

→ Découvrir Onexpense

 

iZyFrais

 

Nomade, comptable, ou encore manager, la solution iZyFrais s’adapte à vos besoins.

La plateforme iZyFrais permet d’envoyer en une fois les photos de toutes vos notes de frais. Vos dépenses professionnelles seront ensuite décodées automatiquement par l’application et intégrées dans votre espace personnel.

D’autre part, le moteur de recherche iZyFrais vous permet de retrouver toutes vos notes de frais numérisées. Enfin, iZyFrais facilite aussi les reportings grâce à l’édition de rapports et tableaux récapitulatifs.

Prix :

  • Découverte : gratuit 3 mois offerts

→ Découvrir iZyFrais

 

N2F, pour gérer les notes de frais à l’international

 

11 choix de langues, 170 devises selon le taux de change de référence, l’application N2F est conçue pour les déplacements à l’international. Ultra pratique, l’application propose un mode hors connexion.

En huit secondes seulement, N2F synchronise votre photo et le scan intelligent décrypte votre justificatif. Puis, votre note de frais est envoyée à la personne en charge de la validation.

Prix :

Trois formules sont disponibles :

  • Business à 3.60 € / mois facturés annuellement
  • Enterprise à 5.10 € / mois et par utilisateur facturé annuellement
  • Advanced sur devis

→ Découvrir N2F

 

Evoliz

 

Destinée aux besoins des entrepreneurs, TPE/PME, l’application Evoliz est 100 % en ligne et sécurisée. Evoliz est un outil de pilotage, accessible et intuitif.

Le logiciel dispose de nombreuses fonctionnalités de gestion, de relation client et de préparation des documents comptables. Avec l’application, vous pouvez photographier en quelques secondes toutes vos dépenses professionnelles (achats, notes de frais, factures).

Prix :

Trois formules sont disponibles :

  • Smoothie Banane à 12,60 €/mois pour une souscription annuelle
  • Banana Split à 27 €/mois pour une souscription annuelle
  • Banana Combo à 36 €/mois pour une souscription annuelle

→ Découvrir Evoliz

 


 

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