Aujourd’hui, on parle de gestion de la facturation client. Vous avez dû entendre un milliard de fois ce mot dans le monde professionnel. Et bien oui, la facturation est au cœur de toutes les entreprises. À la fois, un outil de gestion, de trésorerie et commercial, la gestion de la facturation client constitue un véritable enjeu pour le succès des entreprises.
Complexe et redondante, la gestion de la facturation client demande beaucoup de temps et d’organisation. Créer, envoyer et suivre les factures n’est pas chose facile !
Dans cet article, nous allons vous aider à simplifier la gestion de la facturation client tout en garantissant l’épanouissement de votre entreprise.
À la fin de cet article, vous aurez toutes les solutions à portée de main pour bien gérer votre facturation comme un.e chef.fe. 🙂
La gestion de la facturation client, qu’est-ce que c’est ?
Définition
Une facture client est un document obligatoire entre une entreprise et un client.
D’une part, elle permet de prouver que vous avez fourni un produit ou une prestation de services, et d’autre part, elle permet de demander le paiement. Autrement dit, de vous faire payer !
La facture permet :
- d’officialiser l’achat d’un produit ou d’un service
- de prouver une transaction commerciale en cas de litige
- de relancer les impayés
- d’effectuer la déclaration de la TVA de l’entreprise
Celle-ci doit respecter une certaine forme et intégrer plusieurs mentions obligatoires.
La facturation, quant à elle, désigne la gestion des factures. À savoir, le processus de création, d’envoi et de suivi de vos factures.
La facturation est donc un élément essentiel dans toute entreprise, peu importe sa taille.
Comment fonctionne la facturation client ?
La facturation est obligatoire pour tout achat de produits ou pour toutes prestations de services réalisées. Que ce soit entre deux professionnels ou entre un professionnel et un particulier, la création et délivrance d’une facture est obligatoire.
La facturation permet de bien gérer son entreprise, de contrôler sa santé financière et de maintenir une bonne relation entre les clients et les fournisseurs.
Qui s’occupe de la gestion de la facturation dans une entreprise ?
En principe, c’est le vendeur ou le prestataire de services qui est tenu d’envoyer la facture à son client. Cependant, en fonction du statut et de l’organisation de l’entreprise, plusieurs personnes peuvent être en charge de la gestion de facturation client.
Dans les petites entreprises, du type TPE/PME, la gestion des factures fournisseurs est souvent assurée par le dirigeant ou le/la secrétaire parce qu’ils ne disposent pas toujours d’un service comptable.
Dans les grandes entreprises, la facturation est confiée au service comptabilité. Le/la chargé.e de facturation au sein du service comptable veille à la gestion financière de l’entreprise. Il/elle est en charge de la création, rédaction, transmissions et suivi des factures.
La gestion externalisée de la facturation
Certaines entreprises externalisent tout ou partie de la gestion de leur activité, c’est-à-dire qu’elles confient certaines tâches à un prestataire de gestion administrative des entreprises.
Les travailleurs indépendants ou auto entrepreneurs externalisent notamment les tâches liées à la facturation comme la création de devis, de facture, les relances impayées, etc.
C’est un choix stratégique qui permet d’optimiser son temps, de se focaliser sur son cœur de métier et donc de se consacrer au développement de l’entreprise.
Comment organiser la gestion de la facturation client dans son entreprise ?
La gestion de la facturation est un élément incontournable et obligatoire pour une entreprise dans le cadre de ses échanges avec ses clients. Comme vu précédemment, la facture constitue une pièce justificative qui atteste de l’achat ou de la vente de biens ou services.
Bien organiser sa facturation, permet de gérer les entrées et les sorties d’argent, d’assurer la rentabilité de l’entreprise et ainsi son développement, mais également de réduire le stress lié à la gestion de sa comptabilité.
Conseils pour une bien organiser la facturation client
Voici une liste de conseils pour s’organiser face à la gestion de la facturation :
- Définissez une organisation efficace. Qui se charge de la facturation ? Comment la facture doit-elle être transmise au client ? Comment la facturation est-elle contrôlée ?
- Rédigez des conditions générales de ventes qui définissent les règles entre le client et vous.
- Communiquez à vos clients les conditions de paiement de l’entreprise (acomptes versés lors de la signature, délais de paiement, date limite de paiement, indemnités de retard…)
- Créez un calendrier des relances en mentionnant tous vos clients
- Utilisez un logiciel professionnel de facturation client pour établir la gestion de la facturation (traitement des factures automatisé, rappels automatiques de paiement…)
Mettez en place un bon suivi de facturation
Dans la gestion commerciale, le suivi de facturation est une mission principale. C’est la mise en place d’un processus qui permet de suivre les factures, de s’assurer du respect des délais de paiement et du suivi de trésorerie.
Pourquoi est-il si important d’établir un bon suivi ?
Un bon suivi de facturation est un élément important dans le fonctionnement d’une entreprise. Le suivi de la facturation permet d’avoir une vue d’ensemble sur les encours client et d’organiser au mieux le paiement d’un achat ou d’une prestation de services.
Cela permet d’anticiper les situations clients, de faire des relances et le cas échéant d’initier des actions de recouvrement.
En d’autres mots, le bon suivi de facturation permet une bonne gestion de facturation et donc d’assurer la trésorerie de l’entreprise.
Comment mettre en place un bon suivi de la facturation client ?
En optant pour un outil de suivi simple et efficace à l’entreprise.
Le tableur Excel c’est bien, mais un véritable outil de gestion de la facturation, c’est mieux. Vous gagnerez du temps et de la sécurité des données.
Que doit vous permettre un bon outil ?
- De générer rapidement une facture conforme
- D’avoir un suivi global de l’encours client
- D’avoir un suivi individualisé pour chaque client
- De sécuriser toutes vos transactions
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation client et pourquoi l’utiliser ?
Un logiciel de facturation client est un logiciel de gestion d’entreprise créé pour automatiser toutes les tâches liées à la facturation de l’entreprise. De la création de devis et de factures, à l’encaissement, le logiciel de facturation client permet une gestion simple et efficace de la facturation.
Un logiciel de gestion des factures et devis permet notamment :
- d’éditer des factures
- de créer des modèles de factures
- de les transmettre aux clients
- d’archiver tous les documents
- de gérer les relances, les paiements et les encaissements
- de visualiser toutes les informations nécessaires : devis, bons de commandes, écritures comptables, etc.
La facturation est l’une des tâches de comptabilité les plus difficiles qui créent du stress pour les dirigeants d’entreprises.
Pour que ces tâches chroniques soient plus simples, la facturation en ligne est une excellente solution.
Le logiciel de facturation client permet au dirigeant ou travailleur indépendant de suivre et d’évaluer les performances commerciales de son entreprise, mais pas seulement.
Voici les 5 avantages d’utiliser un logiciel de facturation pour les entreprises.
Avantage n°1 : Vous centralisez les fiches clients
Le logiciel de facturation client permet de centraliser l’ensemble des informations client dans un seul et même système de facturation. Les données sont accessibles partout et tout le temps.
Avantage n°2 : Vous gagnez du temps
En automatisant l’ensemble du processus de facturation, vous gagnez du temps sur la gestion de la facturation. Le logiciel de facturation client permet de créer des modèles de documents réutilisables, de dématérialiser les documents, de transformer rapidement les documents, de modifier et suivre les documents…
Avantage n°3 : Vous respectez l’ensemble des dispositions légales
Certifié légalement, le logiciel de facturation client permet de créer des factures conformes à la réglementation en vigueur, ce qui évitera de nombreux désagréments en cas de contrôle fiscal.
Avantage n°4 : Vous réduisez le risque d’erreur
Fini les erreurs manuelles ! Le logiciel de facturation client permet de restreindre le risque d’erreur.
Le logiciel de gestion automatisé permet :
- l’application du taux de TVA en fonction du produit ou service
- l’insertion automatique des informations en fonction de la fiche client (nom, prénom, adresse, etc.)
- le calcul des montants dus, HT et TTC, en fonction des quantités vendues et de la TVA
- l’application d’une éventuelle remise consignée sur la fiche client
Avantage n°5 : Vous assurez une meilleure gestion
Le logiciel de facturation client est capable de gérer les factures restées impayées en envoyant une alerte et ainsi de relancer la demande de paiement. Certains logiciels de facturation proposent également l’envoi d’un email automatique en cas d’impayé.
D’autre part, le logiciel de facturation client permet d’obtenir des statistiques précises sur les ventes, les taux de transformation des devis, mais aussi sur les clients (nature et fréquence des commandes, délais de paiement, etc) ce qui peut contribuer à améliorer l’efficacité commerciale.
Avantage n°6 : Vous avez une meilleure vision d’ensemble
Grâce à la création de rapport, le logiciel de facturation client permet de suivre la performance de l’entreprise. Il permet une analyse précise et en temps réel de la rentabilité de l’entreprise et ainsi de mettre en place des actions rapides selon les résultats indiqués.
Top des 5 meilleurs logiciels de gestion de la facturation client
Voici notre top 5 des meilleurs logiciels de facturation gratuits. Chacun de ces outils excelle en termes de performances, de praticité, de conformité et de facilité d’utilisation.
Facture.net
Destiné aux indépendants, TPE et PME, ce logiciel 100% gratuit permet d’optimiser la gestion commerciale en plus de la facturation grâce à l’intégration d’un outil CRM dans la solution de facturation. Le logiciel permet de créer des devis et de facture, d’émettre une demande de paiement à votre client. Chaque document peut être facilement dupliqué, modifié ou exporté selon le format souhaité.
Facture.net est facile à prendre en main, que ce soit au moment de l’inscription ou de l’utilisation.
Kolirys
Destiné aux auto-entrepreneurs, artisans, commerçants, TPE, PME, Kolirys est un logiciel de facturation gratuit et certifié permettant de gérer la facturation automatiquement. Le logiciel permet de créer des devis et des factures simplement. Les documents sont générés automatiquement selon les informations fournies et elles sont liées aux clients sélectionnés.
En un seul clic, le logiciel permet d’envoyer directement les documents (factures, devis) par e-mail aux clients.
Le logiciel est connecté à un outil de comptabilité, ce qui favorise le suivi global de votre activité. À chaque facture générée, la comptabilité de l’entreprise est mise à jour.
Zervant
Destiné aux TPE, PME, le logiciel de facturation 100 % en ligne est accessible partout. Créez des devis, les transformez en facturation et les envoyer aux clients sont des tâches faciles. Grâce à la création de fichiers clients, vous pouvez suivre les ventes par clients, les factures par clients.
Enfin, vous pouvez facilement suivre la performance de votre entreprise grâce à des rapports simples à comprendre.
Henrri
Destiné aux Entrepreneurs, TPE et PME, le logiciel de facturation entièrement gratuit facilite votre quotidien. Conforme à la réglementation et sécurisé, Henrri est un logiciel complet. Il propose la création de facturation, devis, avoirs, il gère les relances automatiques des factures impayées, il permet un export comptable direct et un accès aux tableaux de bord permettant un suivi en temps réel.
De plus, les fonctionnalités de protection des données très complètes assurent une sauvegarde et un stockage de données optimal (RGPD, loi antifraude, TVA…).
Kafeo
Destiné aux structures qui souhaitent centraliser leur gestion de facturation client, Kafeo propose l’essentiel des fonctionnalités indispensables à la gestion de facturation à savoir :
- création et édition des documents devis et facture
- transformation en un clic d’un devis en facture
- gestion des différents taux de TVA
- sauvegarde et archivage des devis et factures
- génération des documents au format PDF
- suivi de la facturation et des relances, etc
Le logiciel est intuitif et simple à utiliser. Disponible sous tout type de pc, la prise en main du logiciel est rapide.
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