Le secrétariat externalisé, comment ça marche ?

21 janvier 2022

À une époque où nous manquons constamment de temps, le secrétariat externalisé est devenu un concept très tendance du côté des entreprises.

En effet, il est important de savoir déléguer pour être efficace sur son propre terrain d’expertise.

C’est ainsi que l’intervention du secrétariat externalisé, dédié aux tâches administratives, permettra au professionnel que vous êtes de rester concentré sur votre cœur de métier.

Contrairement au secrétariat classique, ici, toutes les tâches relatives au secrétariat sont externalisées vers une entreprise.

Ce genre de service s’adresse à un grand nombre de secteurs d’activités et procure beaucoup d’avantages aux entreprises. Mais lesquels ?

Dans cet article, découvrez toutes les opportunités qu’offre le secrétariat externalisé aux entreprises et les réponses aux questions les plus fréquentes à son sujet :

  • Comment bien choisir son secrétariat externalisé ?
  • Quelles entreprises peuvent faire appel au secrétariat externalisé ?
  • Comment se déroule une mission ?

 

À la lecture de cet article, le secrétariat externalisé n’aura plus de secret pour vous ! 🙂

 

Navigation rapide : 

  1. Secrétariat externalisé : définition
  2. 4 avantages du secrétariat externalisé pour les entreprises
  3. Comment choisir un secrétariat externalisé ?
  4. Pour quelles entreprises est-il conseillé ?
  5. Bien cadrer l’externalisation du secrétariat

 

Qu’est-ce que le secrétariat externalisé ?

 

Le secrétariat externalisé consiste à déléguer une partie ou la totalité de votre secrétariat à un prestataire externe. En sous-traitant l’aspect administratif de leur métier, les chefs d’entreprises peuvent libérer du temps pour se concentrer sur le développement de leur activité.

Un secrétariat externe gérait essentiellement la permanence téléphonique des entreprises pendant longtemps. Aujourd’hui, les services sont proposés sont bien plus nombreux !

Un exemple des tâches que peut assurer un service de secrétariat externalisé :

  • La collecte des factures de vente et d’achat
  • La gestion des notes de frais
  • Les relances des clients
  • Le suivi de dossier
  • Les interactions avec le cabinet comptable
  • L’accueil téléphonique et la prise de messages
  • L’écriture et l’envoi de courriers, sur papier ou électroniques

 

Quelle est la différence entre externalisation administrative et secrétariat externalisé ?

 

Il n’est pas toujours évident de distinguer l’externalisation administrative à celui du secrétariat externalisé.

En quelques mots, l’externalisation administrative consiste à déléguer à un prestataire la gestion de toutes les tâches administratives de votre société. Factures, commandes, bons de livraison, informations comptables, échéances et créances clients et même du secrétariat. La différence est là !

On pourrait penser que la différence est la suivante :

  • un secrétariat externalisé a uniquement un rôle opérationnel : il réalise les tâches qu’on lui confie.
  • l’externalisation administrative va plus loin en apportant du conseil et des recommandations d’ordre stratégique.

Cependant une entreprise d’externalisation administrative ne se cantonne pas à un rôle de consultation. Une partie de son travail est opérationnel et elle réalise de manière effective les tâches administratives des sociétés qu’elle accompagne.

La différence réside plutôt dans le type de partenaire auquel vous faites appel. Selon qu’il s’agisse, une solution en ligne (de télésecrétariat, par exemple) ou bien un indépendant ou une petite entreprise, vous n’aurez pas la même attention ni le même service.

 

4 bonnes raisons d’avoir recours au secrétariat externalisé

 

Un secrétariat externalisé

 

Le secrétariat externalisé est un allé du fonctionnement de votre entreprise. Il vous offre l’opportunité d’optimiser la gestion de votre temps pour gagner en performance.

Découvrez ici cinq avantages qu’offre un secrétariat externalisé ! 🙂

 

Un service orienté sur la flexibilité

 

La flexibilité des services de sous-traitance de secrétariat pour les entreprises est un véritable atout pour la gestion de votre business. De nombreuses entreprises de secrétariat externalisé proposent des offres sans engagement.

Vous pouvez déléguer de manière ponctuelle et exceptionnelle différentes tâches administratives qui vous prennent trop de temps. Cela peut être le cas lors de pics d’activité particulièrement intenses ou bien si votre activité est sujette à une forte saisonnalité, par exemple.

Plutôt que de recruter ou de former un collaborateur (qui aurait alors moins de temps pour assurer ses missions) à la gestion des tâches administratives, vous payez uniquement ce le service dont vous avez besoin, lorsque vous en avez besoin !

 

Le choix de la simplicité

Le fonctionnement des services de secrétariat externalisés et de télésecrétariat est le plus souvent très simple.

Après une discussion avec un conseiller, vous sélectionnez la partie de la gestion administrative que vous souhaitez confier au sous-traitant.

Après signature du contrat, votre prestataire assure la réalisation des tâches. Vous n’avez donc (presque) rien à faire si l’on compare au recrutement ou à la formation d’un collaborateur dans le but de gérer les aspects administratifs de votre activité !

La prestation est naturellement intégrée aux charges de l’entreprise et vous récupérez la TVA.

 

Gagnez du temps et de la liberté !

Si vous êtes à la tête d’une entreprise, vous savez que le temps est une ressource bien trop rare pour être gaspillée. Entre la création de nouveaux produits ou de nouveaux services, la recherche de nouveaux clients et la fidélisation de ceux qui sont déjà présents, le recrutement, la gestion du personnel et une multitude d’autres missions, les créateurs d’entreprises ont souvent très (trop) peu de temps à dédier à la gestion administrative.

Le recours à un secrétariat externalisé permet de libérer le temps nécessaire à la réalisation de certaines tâches administratives. Par exemple, vous pouvez confier à un prestataire externe la relance des impayés, la préparation des payes ou la planification des rendez-vous.

Grâce à la sous-traitance, vous pouvez libérer votre agenda et votre esprit de certaines tâches qui l’encombrent !

 

Le secrétariat externalisé permet de faire des économies

De nombreuses entreprises n’ont pas les ressources nécessaires pour se permettre de recruter un(e) secrétaire à temps plein, notamment les TPE et les PME.

Faire appel à un service de secrétariat externalisé permet de maîtriser le budget alloué à la réalisation des tâches administratives de l’entreprise. En effet, contrairement à un recrutement ou à une formation, il n’y a aucun frais de :

  • recherche et d’embauche d’un nouveau collaborateur ;
  • d’achat de nouveau matériel ;
  • de formation initiale ;
  • de cotisations sociales.

Seul le travail réalisé est facturé par le prestataire externe. Une économie certaine pour votre entreprise, sans mauvaise surprise !

 

Comment bien choisir son secrétariat externalisé ?

 

Choix d'une entreprise de secrétariat externalisé

 

Comme vous avez pu le constater, les opportunités existent bel et bien en matière de services de secrétariat externalisé.
Mais l’entrepreneur doit faire le bon choix.

Une relation bénéfique et durable commence par le choix du prestataire adéquat. C’est particulièrement vrai dans le cas du secrétariat externalisé.

Vous devez considérer plusieurs aspects afin de sélectionner le parfait prestataire pour votre entreprise :

  • Son expérience : un partenaire expérimenté sera plus à même de comprendre vos besoins et de réaliser efficacement les tâches que vous lui confiez.
  • Ses clients : combien sont-ils et qui sont-ils ? Si le prestataire de votre choix a l’habitude de travailler avec des entreprises du même secteur que le vôtre, il sera à même de comprendre très rapidement votre fonctionnement et vos problématiques en matière administrative.
  • Sa qualification : des certifications ou des reconnaissances particulières peuvent constituer un argument de taille dans votre choix final.
  • Sa flexibilité : choisissez une entreprise qui vous offre une grande flexibilité quant à l’ajustement des horaires et sa capacité à absorber une charge importante de travail.
  • Son professionnalisme : un aspect indispensable pour donner une bonne image de votre entreprise à vos interlocuteurs. Un échange verbal, sa réactivité lors de vos échanges écrits vous permettront d’estimer le professionnalisme du prestataire.
  • Ses capacités rédactionnelles : votre prestataire sera amené à échanger souvent avec vos clients. Si celui-ci fait de nombreuses fautes d’orthographes, l’image de votre entreprise pourrait en souffrir. Un point à ne pas négliger !

 

Pour quelles entreprises est fait le secrétariat externalisé ?

 

Le secrétariat externalisé est la solution idéale des petites entreprises et des sociétés de taille moyenne.

 

1 – Les dirigeants et les chefs d’entreprise

L’assistance administrative aux entreprises permet aux dirigeants de se concentrer sur l’essentiel : le développement de leur société. Le gain de temps et de productivité est immense.

Le secrétariat externalisé représente une opportunité de développement claire pour les dirigeants d’entreprises, qu’ils soient seuls ou à la tête d’une équipe de plusieurs collaborateurs. En déléguant les différentes tâches de gestion qui leur demandent trop de temps, les chefs d’entreprises peuvent se concentrer sur le développement de leur activité !

 

2 – Les créateurs d’entreprises

 

L’assistance administrative s’impose à l’entrepreneur qui souhaite focaliser son attention sur le développement de son activité naissante en toute sérénité, sans être parasité par le stress de la gestion.

Lancer son entreprise est un défi que l’on sous-estime trop souvent lorsqu’on ne l’a jamais fait. Créer son entreprise, trouver des premiers clients, communiquer de manière rentable, se rendre à des événements professionnels, assurer le service après-vente, faire la comptabilité… un nouvel entrepreneur doit endosser mille nouveaux costumes !

Celui de gestionnaire administratif est rarement celui que l’on préfère porter. Lors de la création d’une entreprise, les tâches administratives sont particulièrement nombreuses.

Si vos ressources le permettent, le secrétariat externalisé peut  représenter plus qu’un allégement de certaines tâches. Il peut être un vrai moteur de la croissance de votre activité.

En effet, c’est au moment de la création que la ressource « temps » a le plus de prix : beaucoup de missions à réaliser par des effectifs restreints.

Ainsi, l’externalisation du secrétariat permet de libérer un temps précieux pour développer une nouvelle activité plus sereinement et plus rapidement.

 

3 – Les petites et moyennes entreprises (PME) en croissance

 

La PME qui assure sa croissance et développe ses effectifs est face à une charge administrative et un besoin de compétences qui dépassent la simple implication et la bonne volonté du dirigeant.

A l’instar des entreprises nouvelles, les PME qui se développent et accroissent leurs effectifs peuvent également avoir besoin d’un secrétariat externalisé. Davantage de processus, de normes à respecter, de documents à produire, de courrier à traiter… Les missions liées à la gestion administrative des entreprises deviennent plus chronophages et les employés qui pourraient les réaliser n’ont pas plus de temps !

Dans ce cas, une PME a tout à gagner à faire appel à un prestataire externe pour assurer ses tâches administratives.

 

Comment bien cadrer l’externalisation du secrétariat ?

La première chose à établir avec votre prestataire est le cadre de sa mission. Cela peut être formulé dans un cahier des charges.

Le cahier des charges doit présenter de façon claire et factuelle :

  • La nature des tâches que vous souhaitez déléguer
  • Le périmètre de ces tâches
  • La durée : combien de temps durera la délégation ?
  • Les ressources mises en œuvre par le prestataire : nombre de personnes, matériel, horaires …
  • Le prix de la mission

Ainsi, en cas de litige, le cahier des charges permettra d’établir si votre prestataire assure bien toute la mission pour laquelle vous l’avez choisi.


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