Externalisation administrative : les 5 questions les plus fréquentes

8 janvier 2022

En 2022, l’externalisation administrative est un choix fait par de plus en plus d’entreprises.

Si vous êtes dirigeant d’une PME ou chargé de la gestion administrative de votre entreprise, vous en avez certainement déjà entendu parler.

Pour les entreprises qui passent trop de temps à faire de la paperasse et qui veulent se (re)concentrer sur leur coeur de métier, l’externalisation administrative est effectivement une solution de premier choix. Mais de quoi s’agit-il exactement ?

Dans cet article, nous répondons aux questions les plus posées à son propos ! Quels sont ses avantages ? Comment trouver le bon prestataire ? A quelles entreprises est-elle conseillée ?

A la fin de votre lecture, vous serez incollable sur l’externalisation administrative ! 🙂

 

Navigation rapide : 

  1. Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?
  2. Pourquoi externaliser sa gestion administrative ?
  3. Comment la réussir ?
  4. À qui faire appel pour déléguer ses tâches administratives ?
  5. À quelles entreprises est-elle conseillée ?

Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?

 

Comprendre l'externalisation administrative

 

L’externalisation administrative consiste à confier à un tiers (entreprise ou prestataire externe) la gestion des tâches administratives de votre entreprise.

Le périmètre de cette délégation peut être large et concerner des tâches et des documents très divers :

  • Les notes de frais
  • L’édition de factures, de bons de commande ou de livraison
  • Le suivi de trésorerie
  • Les contrats de travail
  • Les indemnités kilométriques
  • Les relances
  • Les interactions avec le cabinet comptable
  • Les rapprochements bancaires
  • La mise en conformité
  • Le suivi des comptes annuels
  • L’assistance à la création d’entreprise
  • La préparation des bulletins de paie
  • Conception d’un prévisionnel
  • etc.

Ces tâches prennent beaucoup de temps aux chefs d’entreprises. Pourtant, il est essentiel qu’elles soient parfaitement réalisées pour qu’un business se développe correctement et sereinement.

Les confier à un prestataire externe permet aux dirigeants de libérer du temps pour se concentrer au développement de leur activité.

 

Simple délégation ou véritable accompagnement ?

 

Sur le marché de l’externalisation administrative, on trouve deux typologies de prestataires.

Certains assurent uniquement des tâches opérationnelles : saisie des factures, gestion des notes de frais, préparation des bulletins de salaire… Ces prestataires assurent une mission fonctionnelle. On peut parler de secrétariat externalisé.

D’autres prestataires réalisent un accompagnement plus large et avec une vision de long-terme, par exemple :

  • en apportant du conseil (en matière de fiscalité, par exemple)
  • en réalisant des audits
  • en formulant des recommandations stratégiques et opérationnelles
  • en offrant de la formation en matière de gestion.

Plus coûteux, ce type d’accompagnement permet d’optimiser les processus internes d’une entreprise et d’améliorer leur efficacité. Généralement, il couvre tout le périmètre de la gestion administrative : suivi des comptes clients et fournisseurs, ressources humaines, commercial, juridique, etc. …

Mieux organisée, la gestion administrative devient un élément essentiel de soutien pour la stratégie de l’entreprise.

Selon vos besoins en termes d’externalisation administrative, vous ne rechercherez pas le même type de prestataire.

 

Pourquoi externaliser la gestion administrative de son entreprise ?

 

Les commerçants, chefs d'entreprises qui ont peu de temps

 

1 – L’externalisation administrative permet de gagner (beaucoup) de temps

 

Le principal avantage qu’offre l’externalisation administrative est le gain du temps qu’il offre aux dirigeants d’entreprises et à tous leurs collaborateurs en charge de ces tâches.

En effet, la gestion d’entreprise, bien qu’essentielle, est très chronophage. La déléguer à un prestataire externe permet aux chefs d’entreprises de libérer un temps précieux qu’ils pourront consacrer à des aspects de leurs métiers plus importants :

  • le développement de nouveaux produits ou services
  • le suivi des relations avec leurs clients
  • le développement commercial de leur entreprise

En plus des heures gagnées sur la gestion comptable et fiscale, des RH et de de toute la paperasse en général, l’externalisation administrative libère d’une charge mentale incontestable.

La gestion de l’administratif peut être une source d’anxiété et d’inquiétude, notamment lorsqu’on n’a pas assez de temps pour s’y consacrer pleinement et que l’on n’a pas toutes les informations en main.

Libéré de ce poids, le chef d’entreprise peut de nouveau se concentrer sur son cœur d’activité et retrouver ce qui le motive : le plaisir d’entreprendre !

 

2 – Externaliser la gestion administrative permet de faire des économies

 

Cela peut paraître contre intuitif : si je paye un prestataire externe pour réaliser des tâches que je faisais moi-même jusqu’alors, je perds de l’argent et je n’en gagne pas !

Pourtant, l’externalisation administrative permet bien aux entreprises de réaliser des économies et d’améliorer leur compétitivité, surtout à celles qui disposent de budgets restreints.

Se débarrasser de la gestion de l’administratif permet aux dirigeants de se concentrer sur le développement de leur activité .

L’externalisation administrative permet également d’éviter un recrutement, bien plus coûteux, pour réaliser ces tâches. Elle évite également d’avoir à assurer la formation d’un salarié.

De plus, une entreprise d’externalisation administrative utilise des outils de gestion et de suivi meilleurs et souvent onéreux, qu’il peut être intéressant de mutualiser.

Grâce à la délégation de la gestion administrative de votre entreprise à un prestataire externe, vous aurez accès aux meilleurs outils sans avoir à supporter la totalité de leurs coûts.

L’externalisation administrative est donc une solution de premier choix pour les chefs de PME dont le temps et les budgets doivent être gérés avec rigueur.

 

3 – Pour gagner en qualité et en sérénité

 

L’externalisation administrative permet non seulement aux entreprises de déléguer leur gestion mais également de l’améliorer.

Saisie, facturation, suivi, relance… : un prestataire externe vous permet de simplifier et d’optimiser vos processus administratifs afin de les rendre plus rapides.

La délégation de la gestion administrative vous offre également la possibilité de mettre en conformité votre entreprise. Les normes qu’il faut respecter  sont nombreuses et ne sont pas toujours connues des entrepreneurs.

Une entreprise spécialisée dans l’externalisation administrative vous renseigne et vous accompagne dans cette mise en conformité, pour plus de sérénité au quotidien et sur le long-terme.

 

Comment réussir l’externalisation administrative de votre entreprise ?

 

Une experte en externalisation administrative

 

Confier la gestion administrative offre des avantages clairs aux dirigeants d’entreprise. Pour autant, vous pouvez craindre, en la délégant à un partenaire externe, de perdre son contrôle.

En effet, l’administratif touche à plusieurs aspects essentiels de la vie d’un business : la saisie et/ou l’automatisation de la facturation client, la paie des salariés, les interactions avec les fournisseurs, par exemple.

 

1 – Externaliser la gestion administrative de son entreprise progressivement

 

Pour s’assurer de réussir l’externalisation administrative, celle-ci doit se dérouler pas à pas.

Commencez par déléguer seulement une partie de vos tâches administratives (la gestion des notes de frais, par exemple).Cela vous permettra de vérifier la qualité de son travail, sa capacité à vous apporter des conseils et surtout, sa réactivité.

Par la suite, vous pourrez lui confier progressivement de nouvelles tâches dont vous aimeriez vous délester.

La stratégie des petits pas vous permettra d’établir une relation de confiance avec votre prestataire. Y aller progressivement lui permettra également de bien comprendre votre fonctionnement et vos méthodes de travail afin de vous proposer un accompagnement personnalisé.

 

2 – Préparer la délégation pour réussir l’externalisation administrative

 

Pour réussir l’externalisation des tâches administratives de votre société, celle-ci doit être préparée en amont. C’est d’ailleurs pour cette raison que chez Moulinette, toute prestation commence par un rendez-vous gratuit.

Son but ?

Nous permettre de comprendre vos besoins de court et de long termes, vos processus, votre environnement, vos forces et vos faiblesses.

Avant de confier votre gestion administrative à un tiers, établissez un cahier des charges. Pour le réaliser, posez-vous les questions :

  • Qu’est-ce qui est primordial pour vous ?
  • Que souhaiteriez-vous avoir ?
  • Quel est l’objectif de cette délégation ?
  • Quels sont les indicateurs de performance (délai de réponse, nombre de factures, etc) ?
  • A quelles informations devez-vous avoir accès ?
  • A quelle fréquence souhaitez-vous un rapport et/ou un rendez-vous ?
  • Voulez-vous que vous ou vos collaborateurs soient formés à l’utilisation des outils de gestion ?

En cadrant au mieux le transfert de vos tâches administratives, vous éviterez les incompréhensions et vous réduirez les risques de dysfonctionnement.

 

3 – Choisir un partenaire plutôt qu’un prestataire

 

L’administratif est un élément essentiel pour soutenir la stratégie d’une entreprise.

Mal gérée, elle peut coûter des dizaines, voire des centaines, d’heures. Une mauvaise gestion peut même entraîner des sanctions légales !

Au contraire, une gestion administrative optimisée permet de libérer un maximum de temps, d’ordonner l’information pour donner aux dirigeants une meilleure visibilité et leur permettre de prendre des décisions éclairées.

Dans cette optique, confiez la gestion de cette partie de votre activité à un véritable partenaire de votre développement.

Si l’entreprise qui réalise vos tâches administratives se charge uniquement d’exécuter, le gain de l’externalisation sera minime. Un partenaire qui vous apporte du conseil, une expertise et des recommandations personnalisées pourrait vous permettre de faire de l’administratif un moteur et non plus un frein pour le développement de votre business !

Plusieurs critères vous permettrons de bien sélectionner le prestataire auquel vous confiez la gestion des tâches administrative de votre société.

Les avis de clients sont un premier indicateur de qualité. Lisez-les pour vous faire une idée de ce qui est apprécié par les clients.

La taille de l’entreprise peut aussi être un indicateur. Un grand groupe peut rassurer mais l’accompagnement y est généralement moins personnalisé et le temps alloué à chaque client y est moindre.

Les années d’expérience peuvent également vous permettre de faire votre choix. Un spécialiste de la gestion administrative intervenant auprès d’entreprises depuis de nombreuses années sera généralement plus à même de vous apporter une expertise éclairée.

Enfin, le meilleur critère est sans doute votre feeling. En échangeant avec les prestataires et en fonction de leur réactivité, vous devriez pouvoir identifier ceux qui pourront vous offrir l’accompagnement que vous recherchez.

 

A qui faire appel pour gérer les tâches administratives de son entreprise ?

 

En recherchant une entreprise à qui confier la gestion des tâches administratives, on trouve plusieurs typologies de partenaires.

 

1 – Les cabinets d’expertise comptable

 

Pendant longtemps, les cabinets d’expertise comptable se sont concentrés sur la seule comptabilité des entreprises. Il s’agit de leur mission première et ce pour quoi la plupart des dirigeants font appel à eux.

Face à la nécessité de diversifier leurs activités, de plus en plus de cabinets ont étendu le périmètre de leurs missions. Ils proposent donc un accompagnement sur d’autres aspects (social, RH, juridique, …) de la vie d’une entreprise.

Toutefois, ces missions de gestion sont coûteuses en temps pour un cabinet d’expert comptable et ils sont aujourd’hui confrontés à la concurrence de plus en plus forte de nouveaux acteurs.

Le résultat ?

Certains experts-comptables ont fait le choix de réorienter leur activité vers du conseil fiscal ou du conseil en gestion de patrimoine. La prise en charge des tâches administratives, lorsqu’elle est proposée, a un coût élevé.

D’autres tentent de demeurer compétitifs en proposant des tarifs attractifs. Toutefois, ils doivent minimiser le temps qu’ils consacrent à chaque client. Leur accompagnement est rarement personnalisé.

Déléguer à un cabinet d’expert comptable est une solution pour les entreprises qui souhaitent concentrer comptabilité et gestion administrative en une main et qui n’ont pas de processus de facturation complexe.

 

2 – Les outils et plateformes en ligne

 

Il existe de plus en plus d’outils en ligne, gratuits ou payants, qui font la promesse de réduire le temps de gestion administrative des entreprises.

En simplifiant les processus de création, d’archivage, de paiement et de transmission de documents d’entreprise et grâce à la dématérialisation, ils peuvent permettre de simplifier la gestion.

Ils sont également un atout du fait qu’ils sont accessibles sur ordinateur, mobile, au bureau et à l’extérieur.

À tout moment, il est possible d’accéder à des tableaux de suivi de la gestion et de l’état de la comptabilité de l’entreprise !

Toutefois, ces solutions ne sont pas adaptées à toutes les entreprises.

Elles pourront satisfaire les dirigeants d’entreprises autonomes dans la gestion de leur administratif et à la recherche d’un outil facilitateur.

Gardez à l’esprit que ces plateformes demeurent d’abord ceci : des outils.

Leur utilité dépend de ce que vous en faites. Vous ne bénéficiez pas de conseils. Vous n’optimisez pas vos process de gestion administrative. Leur prise en main peut être compliquée, du fait des multiples fonctionnalités qu’elles doivent offrir.

 

3 – Les indépendants et les entreprises spécialisés dans l’externalisation administrative

 

Les indépendants spécialisés en gestion administrative des entreprises sont de plus en plus nombreux.

Seuls ou réunis dans des petites structures, ces experts accompagnent les entreprises dans la réalisation de leurs tâches administratives (secrétariat externalisé) et l’optimisation de leurs processus (conseil).

Ces indépendants ont une connaissance et une maîtrise fines des outils de gestion. Ils savent les sélectionner et les adapter aux problématiques spécifiques de chaque entreprise.

Par la nature de leur activité, ils sont en mesure d’assurer l’externalisation administrative d’une grande partie des tâches : préparation de la paie, suivi des comptes clients, relances, suivi des comptes fournisseurs, facturation, réglementation, gestion des contrats de travail, etc.

Le principal avantage de faire appel à un indépendant spécialiste de la gestion administrative réside dans la personnalisation de l’accompagnement.

En effet, les freelances proposent des offres bien plus personnalisées que les grands cabinets d’expertise comptables ou les groupes d’avocats qui sont contraints de packager leurs solutions.

 

Pour qui est faite l’externalisation administrative ?

 

Pour qui est faite l'externalisation de la gestion administrative

 

L’externalisation administrative permet de libérer une partie du temps des chefs d’entreprises sans qu’il soit nécessaire de recruter ou de former un collaborateur.

Elle peut être pertinente pour toutes les tailles d’entreprises, mais elle représente une véritable valeur ajoutée tout particulièrement pour :

 

1 – Les PME

 

Les petites et les moyennes entreprises ont généralement de nombreuses tâches administratives (facturation, paie, contrats de travail, notes de frais, suivi de trésorerie, etc.) à assurer. Pour autant, elles ont rarement tout ce qu’il faut pour les faire correctement, à savoir :

  1. Le temps
  2. Les informations
  3. Les outils

Les tâches administratives sont souvent réalisées par le dirigeant lui-même, qui n’a que peu de temps à y accorder et qui n’a pas toujours toutes les compétences nécessaires.

Dans les TPE et les PME, la gestion de l’administratif est souvent plus subie que souhaitée. En d’autres termes, on gère les documents et on fabrique des solutions pour s’adapter plus qu’on ne met en place de véritable stratégie de gestion des documents.

Les outils et les méthodes sont rarement efficaces, faute de connaître des solutions mieux adaptées.

Dans les PME, il est souvent nécessaires de revoir les processus de gestion administrative et le fonctionnement de l’équipe.

L’optimisation des processus et la délégation de l’exécution des tâches permet de supprimer la pollution du temps de travail des collaborateurs. Par exemple, elle permet d’oublier les heures passées par les commerciaux à saisir des notes de frais plutôt qu’à chercher de nouveaux clients !

 

2 – Les professions libérales

 

Avocats, architectes, psychologues… : les professions libérales et les indépendants ont des processus administratifs complexes et rigoureux. Pour autant, ils n’ont qu’un temps très limité à accorder à la partie administrative de leur métier.

Il est donc primordial que les processus soient parfaitement optimisés et aussi automatisés que possibles.

Le recours à un spécialiste de la gestion administrative peut permettre aux indépendants d’accéder à une expertise et à des conseils précieux.

La délégation leur permet également de se libérer de la réalisation de tout ou partie des tâches administratives pour pleinement se concentrer sur leur métier.

 


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