Comment optimiser la gestion administrative du personnel ?

11 février 2022

Lorsqu’on est un chef d’entreprise, de nombreuses missions nous incombent, comme la gestion administrative du personnel.

Lorsque l’on ne s’y connaît pas, ces missions peuvent prendre du temps, être stressantes voire angoissantes pour certains. Pour cela, une solution toute simple existe : l’externalisation de la gestion administrative du personnel. En quoi cela consiste-t-il ?

Dans cet article, apprenez-en plus sur le sujet et découvrez les avantages de l’externalisation pour cette activité :

  1. Qu’est-ce que la gestion administrative du personnel ?
  2. Quels bénéfices à l’externalisation de la gestion administrative du personnel ?
  3. Quelles tâches administratives peuvent être externalisées ?

 

1/ Qu’est-ce que la gestion administrative du personnel ?

 

La gestion administrative du personnel, c’est l’ensemble des tâches administratives liées à la gestion des salariés d’une entreprise.

Des contrats de travail aux congés payés en passant par la gestion des notes de frais, la gestion administrative du personnel concerne notamment :

  • Le respect des réglementations : Code du travail et conventions collectives, par exemple
  • Le paiement des salaires
  • Les congés et les absences : arrêts maladies, RTT, etc

Nécessaire, elle permet d’organiser et de simplifier les processus qui entourent la gestion du personnel et requiert une rigueur absolue et une veille régulière.

 

1 – L’objectif de la gestion administrative du personnel

 

L’objectif de la gestion administrative du personnel d’une entreprise est multiple.

Tout d’abord, elle a pour objectif de s’assurer que les différents documents édités par l’entreprise respectent la loi, le Code du Travail et les accords collectifs.

Ensuite, la gestion administrative du personnel permet d’allouer au mieux les ressources humaines de l’entreprise. Pour cela, il est vital d’effectuer un suivi des temps de travail des salariés, de leurs plannings et de leurs absences. Sans cela, il est difficile de savoir qui fait quoi. Les surcoûts liés à des heures supplémentaires non nécessaires peuvent sérieusement handicaper la croissance d’une entreprise. De même, l’absence de suivi des congés des employés peut paralyser certains projets.

Enfin, la gestion administrative du personnel vise à apaiser les relations au sein de l’entreprise. Retards de paiement, notes de frais non remboursées… de nombreux sujets peuvent tendre la relation entre un salarié et son employeur.

 

2 – La gestion administrative du personnel, un domaine complexe

 

Un domaine d’obligations

 

Lorsque l’on est amené à gérer des équipes, des obligations opérationnelles et légales incombent au dirigeant d’entreprise.

En effet, que ce soit le paiement des salaires, la gestion du temps de travail et des absences (jours de repos, congés maladie, etc) ou encore l’assurance sociale et l’émission d’attestations à l’attention du personnel, de nombreuses tâches administratives sont obligatoires.

Or, les processus et les règles ne sont pas toujours bien connus. Pour éviter de vous exposer à des sanctions, vous pouvez faire le choix d’externaliser la gestion administrative du personnel de votre entreprise.

Chez Moulinette, nous accompagnons les dirigeants en les conseillant sur les dispositions à mettre en place pour que leur entreprise soit en conformité avec les réglementations en vigueur.

 

Des tâches administratives (très) nombreuses

 

Lorsque l’on parle de tâches administratives dans la gestion du personnel, on suit le parcours de l’employé au sein de la structure de son arrivée à son départ.

Dès le recrutement, plusieurs règles doivent être respectées. Par exemple :

  • L’interdiction de la discrimination (sur l’origine, le sexe ou la situation de famille, par exemple)
  • L’information des candidats qui remplissent un questionnaire d’embauche (questions obligatoires ou facultatives, identité du responsable du traitement, finalité des informations recueillies, etc.)
  • Les informations demandées doivent avoir un lien avec le poste.

Ensuite, il est nécessaire d’établir un contrat de travail entre le salarié et l’employeur. Celui-ci définit la nature de la relation entre les deux parties : durée, missions, heures de travail, avantages, rémunération, conditions de rupture, etc.

Ce document doit respecter de nombreuses règles.

Moulinette vous accompagne dans la préparation et la création de vos contrats de travail pour vous assurer de respecter toutes ces obligations !

Pendant toute la durée du contrat il faut produire des documents, payer les salaires, les charges correspondantes, rembourser les frais, fournir des attestations, gérer les arrêts de travail, suivre le temps de travail, s’assurer du temps de repos, planifier les congés …

La plupart de ces tâches impliquent la production de documents comprenant des mentions obligatoires en l’absence desquelles l’employeur s’expose à des sanctions financières.

Enfin, la fin d’une relation professionnelle peut également être un vrai casse-tête administratif. Afin de se prémunir de complications inutiles, il est vital de respecter toutes les règles de procédure.

 

Les missions relatives à l’administration du personnel

 

Les missions liées à la gestion du personnel sont nombreuses.

On retrouve par exemple :

  • L’entretien des données (informations de chaque employé)
  • Le développement des processus
  • La mise à jour des documents
  • Le contrôle des présences, des heures supplémentaires et des congés
  • La protection du personnel

Ces missions sont chronophages et les dirigeants d’entreprise ne sont pas nécessairement formés à leur réalisation.

Il existe des solutions, dont l’une d’entre elles est l’externalisation de la gestion administrative du personnel.

 

2/ Quels bénéfices à l’externalisation de la gestion administrative du personnel ?

 

Externaliser la gestion administrative du personnel avec un prestataire

 

Externaliser ses tâches administratives, c’est le fait de confier à un partenaire externe les tâches administratives liées à la gestion de la société.

Cette délégation peut être une partie ou l’ensemble du travail administratif de l’entreprise, en fonction des besoins du dirigeant.

Elles peuvent par exemple être le suivi de trésorerie, la préparation des bulletins de salaire, les notes de frais ou encore les contrats de travail.

 

a – L’externalisation de la gestion administrative du personnel, de nombreux bénéfices

 

Un gain de temps

 

Externaliser la gestion administrative de son personnel, c’est avant tout un gain de temps considérable.

En effet, lorsque l’on est dirigeant d’une entreprise, de très nombreuses tâches chronophages nous incombent. En externalisant les tâches administratives, le dirigeant gagne du temps et peut se concentrer sur son activité et le développement de son entreprise.

De plus, externaliser c’est aussi simplifier les processus et les rendre plus rapides.

 

Faire des économies grâce à l’externalisation de la gestion administrative du personnel

 

Externaliser la gestion des tâches administratives du personnel est un moyen de faire des économies. En effet, en confiant cette mission à une personne externe, experte de la gestion administrative des entreprises, on évite de passer par un processus de recrutement ou de formation, parfois très coûteux.

Cela permet également d’avoir accès à des outils de gestion performants à moindre coût grâce à la mutualisation.

 

Plus de sérénité face à la réglementation

 

L’externalisation de la gestion administrative du personnel permet d’être plus serein face aux règles que la majorité des chefs d’entreprise ne maîtrisent pas parfaitement.

La complexité de l’univers administratif peut-être stressante et anxiogène.

En vous appuyant sur un partenaire spécialiste de la question, vous avez l’assurance de pouvoir bénéficier d’un accompagnement éclairé.

 

3/ Externalisation de la gestion administrative du personnel : quelles tâches déléguer ?

 

Déléguer les tâches administratives de la gestion du personnel

 

Quelles actions administratives est-il possible d’externaliser ?

 

Si certains aspects de la gestion du personnel nécessitent l’implication des dirigeants, de nombreuses tâches peuvent être prises en charge à distance, les délestant ainsi de ce travail administratif.

Aujourd’hui, plusieurs entreprises permettent de déléguer :

  • La gestion des notes de frais
  • L’élaboration des contrats de travail
  • La création des fiches de paie
  • La mise en place des outils de suivi du temps de travail (congés payés, maladies, autre)
  • Le suivi et le remboursement des indemnités kilométriques
  • L’organisation des déclarations de formations continue et autres procédures administratives

Si vous souhaitez déléguer tout ou partie de la gestion administrative de votre personnel, écrivez-nous ici pour que nous puissions échanger avec vous de vos enjeux et de vos besoins !

 

Par quels moyens externaliser ces tâches ?

 

Les logiciels de gestion administrative

 

Les outils pour aider les dirigeants et les salariés à optimiser leur organisation sont nombreux. En voici trois que de nombreux clients utilisent pour réduire le temps passé à la gestion administrative de leur personnel.

 

Izika

Izika simplifie la saisie des indemnités kilométriques.

Il permet un calcul automatique des kilomètres parcourus et d’établir automatiquement le montant des indemnités.

Une fois ces calculs effectués, un relevé de frais kilométriques est généré, prêt à être envoyé au comptable.

→ Découvrir Izika

 

Payfit

Pour ce qui est de la gestion des payes, PayFit est l’allié parfait. Il permet de simplifier et d’automatiser la gestion des paies des salariés.

Que ce soit la réalisation des bulletins de paie, le suivi de temps de travail, la gestion des notes de frais ou encore la gestion des absences, PayFit est un outil complet et performant d’externalisation de la gestion administrative, qui offre un vrai support à ses utilisateurs.

→ Découvrir Payfit

 

IsiRH

IsiRH permet de gérer ses relations humaines d’une main de maître. Instinctif, ce logiciel permet à une entreprise d’optimiser ses processus internes. Une vraie plus value qui permet d’être serein sur la GRH !

→ Découvrir IsiRH

 

Faire appel à un prestataire externe

 

Délégation de la gestion des salariés

 

Les logiciels et les outils en ligne sont une aide réelle pour les entreprises qui cherchent à réduire le temps passé à la réalisation des tâches administratives.

Cependant bien qu’ils permettent de dématérialiser et d’automatiser certains processus, ils n’apportent pas de conseil ni d’éclairage.

Faire appel à un prestataire externe pour assurer la gestion administrative de votre personnel vous permettra d’accéder à du conseil et à une expertise. Vous pourrez être conseillé sur les manières d’améliorer et de simplifier vos processus de gestion pour qu’ils prennent moins de temps. Un spécialiste de la gestion administrative des entreprises vous accompagnera également sur la mise en conformité avec la réglementation de votre gestion administrative du personnel.

À la différence d’un logiciel, un prestataire externe n’est pas qu’un outil et il est véritable guide.

De plus, votre prestataire pourra vous permettre d’acquérir de nouvelles connaissances et de nouvelles compétences. Il vous apportera des éclaircissements sur les règles en vigueur, les options à votre disposition et leur évolution. Cela vous permettra d’être plus autonome et de prendre de meilleures décisions.

Un prestataire peut également vous donner l’opportunité d’utiliser tout le potentiel de vos outils de gestion en vous formant à leur prise en main. Des actions de formation vous permettront d’être plus efficace dans votre gestion administrative du personnel.

Enfin, un prestataire externe pourra réaliser un diagnostic de la gestion administrative de votre entreprise pour vous fournir des recommandations personnalisées et adaptées à votre fonctionnement. Grâce à cet œil expert, vous pourrez réellement optimiser la gestion administrative du personnel de votre entreprise pour la réaliser de la meilleure manière possible !

 

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