Collecte automatique de factures : comment la mettre en place dans votre entreprise ?

18 février 2022

La collecte automatique des factures d’achat est une solution vers laquelle de plus en plus d’entreprises se tournent.

La gestion manuelle de ces documents représente un temps considérable pour les dirigeants et leurs collaborateurs. Entre la perte d’identifiants, la recherche du mail contenant la facture, l’indisponibilité des personnes ayant les accès nécessaires ou l’archivage, elle est une tâche aussi nécessaire que chronophage !

De plus, la collecte manuelle des factures implique des risques d’erreur et d’oubli.

En l’automatisant, vous centralisez vos factures de manière automatique pour gagner en productivité et travailler avec davantage de sérénité.

Dans cet article, on vous explique ce qu’est la collecte automatique de factures, ses avantages, son fonctionnement et les outils pour la mettre en place dans votre entreprise.

Suivez le guide ! 🙂

 

Qu’est-ce que la collecte de facture ?

 

 

Lorsque vous collectez les factures manuellement, vous devez respecter un processus : collecte, tri, nomenclature et archivage doivent être réalisés correctement.

Ce travail de collecte manuelle prend du temps.

C’est pourquoi les outils de collecte automatique de factures sont de plus en plus nombreux. Ils permettent aux dirigeants d’entreprises de se libérer du temps et de la charge mentale que cela représente.

Automatiser la collecte de factures, c’est libérer des heures entières qui peuvent être dédiées au développement de l’activité…

 

Comment ça marche ?

 

La collecte de facture intervient en premier lieu dans le traitement de la facturation de vos fournisseurs.

Lorsqu’a lieu la collecte des factures, les documents doivent passer par plusieurs étapes de validation qui impliquent parfois des tiers, ce qui ralentit le processus.

La validation des factures impliquées plusieurs étapes :

  1. Vérifier : chaque document doit être conforme à la réglementation.
  2. Enregistrer : les factures doivent être intégrées dans le système de gestion de facturation de l’entreprise.
  3. Payer : à partir du moment où elle est validée, la facture peut être réglée.

 

Les principaux problèmes liés à la collecte manuelle de factures

 

Tout d’abord, la collecte des factures est nécessaire à votre entreprise. Un suivi efficace de ces documents est indispensable à la bonne gestion de l’entreprise.

Malheureusement, face au manque de temps et d’information, de nombreux chefs d’entreprise utilisent des méthodes sous-efficientes.

Si vous vous retrouvez dans ces prochains points, vous devriez sans doute envisager d’avoir recours à la collecte automatique des factures pour votre entreprise !

Aujourd’hui, les factures sont transmises sous différents formats. Certaines sont sous formats papier et d’autres sont émises de manière électronique.

Elles peuvent également être transmises et être disponibles par plusieurs canaux : par mail, par voie postale, sur un espace client… Retrouver les factures est parfois un véritable casse-tête !

Enfin, une gestion manuelle de la facturation va souvent de pair avec des procédés d’archivage qui causent des pertes de temps. Le tri et le classement doivent être parfaits pour garantir une traçabilité impeccable et une transmission fiable de l’information.

Alors si pour vous, la collecte de vos factures représente une perte de temps et un gaspillage de ressources, vous devez mettre en place la collecte automatique de factures !

Les spécialistes en gestion administrative de Moulinette vous accompagnent dans ce processus de transformation.

 

Pourquoi automatiser la collecte de factures ?

 

Les avantages de la collecte automatique de factures

 

Les avantages de la collecte automatique de factures sont certains pour les entreprises qui l’adoptent.

  • Un gain de productivité : En automatisant vos processus de collecte de facture, vous gagnez jusqu’à trois jours en plus dans le mois pour vous concentrer sur vos autres tâches de gestion d’entreprise et de développement commercial.
  • Une amélioration dans la relation avec vos fournisseurs : Fini les relances incessantes et les retards de paiement. Satisfaites vos fournisseurs en optimisant la gestion et le paiement de vos factures !
  • Une meilleure sécurité des documents : les documents sont contrôlés et archivés dans des espaces en ligne sécurisés.
  • Baisse des coûts : Faites des économies en temps, en ressources et diminuez vos coûts de stockage afin de réduire les dépenses liées à la gestion administrative de votre société.
  • Une meilleure visibilité : En centralisant vos factures, vous avez accès rapidement à tous vos documents pour un meilleur suivi de trésorerie et une transmission rapide.
  • Des échanges commerciaux fluidifiés : Il sera plus simple désormais d’échanger les documents avec vos fournisseurs et d’en assurer la traçabilité et le suivi.
  • Moins de charge mentale : Fini le stress pour retrouver vos documents, vous travaillerez dans un environnement plus sain.

D’accord, la collecte automatique de factures, c’est super. Mais comment ça fonctionne ?

La collecte automatique de factures : comment ça fonctionne ?

 

La collecte automatique des factures fonctionne grâce à un système dénommé “OCR” signifiant en français “Reconnaissance Optique de Caractère”.

Le système scanne un texte, un document, une photo, etc. pour le rendre éditable et disponible sur différentes plateformes (ordinateurs, tablettes, smartphones).

En quelques mots, cette technologie compare les couleurs pour déterminer les caractères, les segmenter puis les transformer en code pour que ce même code puisse être utilisé sous différents formats.

Ce dispositif s’est développé notamment avec l’expansion des applications mobiles et on le retrouve dans de nombreux domaines comme l’expertise comptable, la banque, la santé, et le monde législatif.

Il peut traiter un nombre important de documents très rapidement et permet aux entreprises d’être plus efficaces dans leur gestion administrative.

C’est ce système qu’utilisent les outils de collecte automatique des factures pour les entreprises.

Que vos factures soient mises à disposition par mail ou dans un espace client où qu’elles se trouvent sur votre ordinateur, les solutions de collecte automatique vous permettent de centraliser toutes vos factures simplement.

Pour ce faire, il vous suffit généralement de les déposer dans un espace de stockage sécurisé, de les envoyer par mail ou de les prendre en photo.

4 outils de collecte automatique pour vos factures

 

gestion des factures dématérialisée

 

Dext, la pré comptabilité simplifiée

 

Dext propose une solution pour centraliser vos factures.

Il offre la possibilité de synchroniser les informations de vos documents directement avec votre plan comptable grâce à sa compatibilité avec de nombreux logiciels.

Son système vous procure une des extractions de données les plus rapides et les plus précises du marché.

La multiplicité des plateformes compatibles et des connecteurs pour la collecte des factures va vous permettre de gérer la plupart de vos fournisseurs.

IPaidThat, votre compagnon pour votre comptabilité

 

IPaidThat ne s’arrête pas à la collecte automatique de factures de vos fournisseurs. Il vous accompagne pour plusieurs tâches de gestion administrative, de la préparation de documents comptables au paiement des fournisseurs.

Ses robots collectent vos factures quelle que soit la plateforme.

Il vous offre la possibilité d’éditer vos factures et d’en suivre le paiement, l’application s’occupe du reste.

Grâce à l’application mobile, gérez également vos notes de frais en prenant une simple photo et payez vos factures directement depuis votre smartphone.

 

Libéo, facilitez la collecte de vos factures

 

Libéo propose la collecte automatique de factures clients et fournisseurs ainsi qu’une interface de gestion intuitive.

En plus de centraliser vos factures, il propose de planifier vos paiements et vos encaissements. Cette solution vous libère des relances.

Ainsi, vous avez accès à un suivi de trésorerie à tout moment.

Yooz, Le moteur de workflow pour vos achats et factures

 

Yooz assure la collecte automatique de vos factures fournisseurs et vous permet de mettre en place un processus de validation et de paiement.

Il intègre une messagerie électronique pour faciliter les échanges en interne et en externe.

L’application mobile permet de capturer les documents, de les valider et de les consulter sur smartphone et tablette.

Une démonstration vous permettra de mieux comprendre les processus d’automatisation proposés.


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