Les formalités d’embauche d’un salarié sont souvent fastidieuses, pourtant dans toutes les entreprises, le recrutement d’un nouveau salarié est un moment important.

Il implique de nombreuses étapes, l’intervention de plusieurs responsables de l’entreprise… Quand arrive le moment d’officialiser l’embauche, il faut être bien organisé pour que l’intégration de votre nouvelle recrue se passe dans les meilleures conditions et qu’en même temps aucune des formalités obligatoires ne soit laissée de côté.

Pour vous aider dans ce parcours compliqué, Moulinette vous livre sa check-list !

Nous traitons ici le cas général. Certains cas particuliers (cadres, alternants …) font ou feront l’objet d’articles séparés.

  1. Rédiger un contrat de travail, une formalité nécessaire mais pas toujours obligatoire
  2. Avant d’embaucher un salarié, vérifiez vos affichages obligatoires.
  3. La procédure de Déclaration Préalable à l’Embauche d’un salarié (DPAE)
  4. Inscription sur le Registre Unique du Personnel (RUP)
  5. Inscription à la Mutuelle d’Entreprise Obligatoire
  6. Inscription à la retraite complémentaire, une formalité à ne pas oublier
  7. Inscription à la visite d’information et de prévention
  8. Mettre à disposition certains documents importants
  9. Tout ça est bien lourd… Un coup de main serait bienvenu ?
  10. Formalités d’embauche d’un salarié : quelques mots de plus sur les DUE
  11. Quelques mots de plus sur le RUP
  12. Formalités d’embauche des salariés : les ressources utiles

Rédiger un contrat de travail, une formalité nécessaire mais pas toujours obligatoire

Une personne signe un contrat de travail : des formalités d'embauche primordiales pour un salarié.

Ce document

précise les modalités du travail : poste, horaire, salaire, durée de la période d’essai, conditions particulières…

Il doit être signé des deux parties dont chacune conserve un exemplaire.

CDI à temps plein

La rédaction d’un contrat de travail écrit ne fait pas partie des formalités d’embauche de salarié obligatoire, à moins que des dispositions conventionnelles l’imposent. Elle est cependant très fortement recommandée ! Si, malgré tout, vous décidez d’opter pour le contrat verbal, vous devrez remettre une copie de la DPAE à votre nouveau salarié.

Dans tous les autres cas

La rédaction d’un contrat de travail écrit est obligatoire.

Avant d’embaucher un salarié, vérifiez vos affichages obligatoires.

La loi exige que vous apportiez à vos salariés certaines informations concernant leurs droits ou leur protection, à travers des affichages obligatoires. Voici les principales :

  • Coordonnées de l’inspection du travail
  • Coordonnées de la Médecine du Travail et des services de secours d’urgence.
  • Références de la Convention Collective dont dépend l’entreprise
  • Horaires de travail généraux
  • Rappel de l’interdiction de fumer dans les locaux de l’entreprise,
  • Dispositions relatives au harcèlement sexuel et au harcèlement moral
  • Dispositions relatives à l’égalité des rémunérations entre les hommes et les femmes
  • Dispositions relatives à la lutte contre les discriminations (incluant les lanceurs d’alerte, depuis le 1er septembre 2022)

La procédure de Déclaration Préalable à l’Embauche d’un salarié (DPAE)

Cette déclaration s’effectue auprès des services de l’Urssaf, qui se charge, à son tour, de transmettre les informations nécessaires aux autres organismes sociaux concernés, notamment :

  • L’affiliation auprès du régime d’assurance chômage
  • L’immatriculation au du régime général de la sécurité sociale, le cas échéant
  • L’immatriculation du salarié auprès de la Caisse primaire d’assurance maladie ;
  • L’affiliation au service de santé au travail auquel vous êtes adhérent
  • La demande de rendez-vous pour l’entretien d’information et de prévention de votre salarié.

Elle doit impérativement être faite avant l’embauche (de 8 jours avant la date d’embauche, jusqu’au moment de la mise au travail effective du salarié)

Le défaut de déclaration préalable à l’embauche vous expose à une sanction qui s’élève, en 2022, à 1 128 €

Inscription sur le Registre Unique du Personnel (RUP)

Vous devez inscrire, dès son embauche, votre nouveau salarié au Registre Unique du Personnel de votre entreprise.

Ce registre contient les noms et prénoms ainsi que d’autres informations concernant vos salariés, inscrits par ordre chronologique d’embauche.

Un RUP erroné, incomplet ou manquant vous expose à une amande 750 € pour chaque salarié concerné.

Nous vous donnons quelques informations complémentaires en bas de page, à lire si vous n’avez pas encore établi ce document.

Inscription à la Mutuelle d’Entreprise Obligatoire

Tout employeur doit proposer une couverture complémentaire de santé collective à l’ensemble de ses salariés.

Une formalité obligatoire avant l’embauche d’un nouveau salarié.

Vous devrez remettre à votre nouveau collaborateur, le tableau des garanties et des conditions de cette couverture.

Dans certain cas, le salarié peut demander une dispense d’adhésion.

Conservez la preuve (accusé de réception) que vous avez fourni au nouveau collaborateur : la DUE instaurant la mutuelle d’entreprise, le tableau des garanties et des conditions de cette couverture.

Vous devez conserver également le document justifiant une dispense le cas échéant, et demander sa mise à jour chaque année.

Là encore, vous trouverez quelques informations complémentaires sur cette formalité d’embauche d’un salarié en bas de page, à lire si vous n’avez pas encore rédigé votre DUE.

Inscription à la retraite complémentaire, une formalité à ne pas oublier

Le régime de retraite complémentaire est également obligatoire pour tout employeur.

Votre nouveau salarié devra y être inscrit. Cette inscription se fait généralement au moment de la déclaration mensuelle ou trimestrielle des salaires.

Inscription à la visite d’information et de prévention

Bien que le service de Santé au Travail auquel votre entreprise a adhéré soit, en théorie, informé de l’intégration de votre nouveau salarié via la DPAE, il est vivement conseillé de vérifier, auprès de ce service, que l’inscription est bien effective.

Le plus sûr est encore d’inscrire par vous-même votre nouveau salarié sur la plateforme dédiée de votre Service de Santé au Travail !

Dans tous les cas, vous devrez vérifier que le RdV pour la visite d’information et de prévention a bien été pris et récupérer l’attestation de suivi correspondante.

Mettre à disposition certains documents importants

Vous devrez également penser à mettre à la disposition de vos nouveaux collaborateurs certains documents. Voici les principaux :

  • Règlement intérieur s’il en existe un
  • Document unique d’évaluation des risques
  • DUE mutuelle et prévoyance
  • Information RGPD

Tout ça est bien lourd… Un coup de main serait bienvenu ?

Les formalités préalables à l'embauche d'un salarié sont nombreuses : faites-vous aider.

Faites vous accompagner par un expert qui connait les problématiques entrepreneuriales de l’intérieur !

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Faisons le point à l’occasion d’un rendez-vous découverte de 45 minutes pendant lequel nous ferons connaissance et discuterons de vos attentes et de vos besoins.

Formalités d’embauche d’un salarié : quelques mots de plus sur les DUE

Si votre entreprise n’avait pas encore de CSE lorsque vous avez souscrit à la Mutuelle de l’entreprise ou à la Prévoyance pour vos cadres, alors vous avez pris – unilatéralement – la décision de choisir telle ou telle organisme pour couvrir l’ensemble de vos salariés. À cette occasion vous avez dû rédiger une Décision Unilatérale de l’Employeur, donnant un certain nombre de précisions sur la couverture mise en place.

La rédaction de cette DUE est assez simple et la plupart des organismes sont en mesure de vous fournir un modèle, si vous le demandez.

Il y a pourtant encore de nombreuses entreprises qui n’ont pas pris la précaution de rédiger cette DUE ou qui oublient de la communiquer à leurs nouvelles recrues.

Ne tombez pas dans cette catégorie ! Vous exposeriez votre entreprise à un redressement important en cas de contrôle de Urssaf : les exonérations de charges accordées sur la part entreprise de la cotisation mutuelle seraient annulées et le montant de cette part entreprise serait réintégrée au bénéfice imposable. Autant dire que la pénalité peut très vite atteindre des montants importants !

Quelques mots de plus sur le RUP

Il n’y a pas de format spécifique pour votre Registre Unique du Personnel. Vous pouvez le tenir sous une version informatisée pourvu qu’elle permette un contrôle au même titre qu’une version papier.

Formalités d’embauche des salariés : les ressources utiles

Sur les formalités d’embauche de salarié en général

https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/employer-du-personnel/les-formalites-liees-a-lembauche.html

Sur le RUP

https://www.economie.gouv.fr/entreprises/registre-unique-personnel

Sur la Mutuelle

https://www.economie.gouv.fr/entreprises/mutuelle-entreprise-obligatoire-complementaire-sante

Sur la Retraite Complémentaire

https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/les-elements-a-prendre-en-compte/les-retraites/la-retraite-complementaire-legal.html

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F12389