Alors que les tâches administratives sont de plus en plus nombreuses, il est parfois difficile de trouver le temps pour s’occuper à la fois de celles qui nous incombent et de celles qui nous tiennent le plus à cœur.

C’est d’autant plus vrai qu’on est à la tête d’une entreprise.

Votre marché, lui, ne prendra pas le temps de vous attendre pour évoluer, c’est pourquoi il est important d’optimiser son temps et celui de ses équipes pour pouvoir à la fois développer votre entreprise et répondre à vos obligations.

Mais dans ce monde qui ne cesse d’accélérer avec la technologie, vous pouvez encore tirer votre épingle du jeu.

Variés sont les outils, astuces et bonnes pratiques qui se développent pour optimiser votre temps de travail, et réduire le temps passé sur les tâches administratives.

L’objectif de cet article est de vous présenter les multiples façons de réduire le temps passé sur les tâches administratives.

À la fin de cet article, vous n’aurez plus qu’à choisir la solution la plus adaptée à votre situation ! 🙂

 

 

Les 3 leviers pour réduire le temps passé sur les tâches administratives

 

Le plus souvent, de petits gestes simples permettent d’améliorer votre efficacité !

Mais pour s’en rendre compte, il faut d’abord prendre pleinement conscience des points forts et des points faibles de votre organisation interne !

Pour ce faire, rien de plus simple que de calculer le nombre d’heures passées sur chaque tâche administrative et comprendre pourquoi celles-ci vous prennent autant de temps.

En moyenne, sur une semaine, 9h du temps de travail d’un dirigeant est consacré aux tâches administratives. Autant de temps qu’il aurait pu passer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

D’ailleurs, ces tâches chronophages représentent bien souvent un véritable coût caché pour les entreprises ! D’où l’intérêt d’améliorer sa façon de traiter ces tâches administratives.

Les 3 raisons principales pour lesquelles les entreprises prennent trop de temps à traiter les tâches administratives sont :

• Un manque d’expertise et de connaissances
• Un manque d’outils adaptés
• Une mauvaise organisation de son temps de travail

Des collaborateurs mieux préparés

 

Si certaines entreprises peuvent se permettre d’avoir une équipe ou une personne dédiée aux tâches administratives, beaucoup d’entre elles délèguent la tâche à des dirigeants ou employés non qualifiés pour ce poste.

Pourtant, la nature des données traitées par le service administratif n’est pas sans risque. Alors plusieurs solutions sont possibles en interne.

 

1- Recruter un expert de l’administratif

Recruter un expert en interne peut sembler être un coût au premier abord, pourtant il peut représenter un investissement rentable sur le long terme.

Le traitement des tâches administratives par un salarié non formé, ou peu qualifié, est un coût caché pour l’entreprise.

Recruter un expert dans le domaine peut être la bonne solution à condition que le champ d’action de ses missions administratives soit clairement défini lors de son recrutement.

Pour rappel, les tâches administratives peuvent représenter des missions de natures financières, comptables, en lien avec les ressources humaines ou encore avec les relations clients.

De plus, faire appel à un expert de ce domaine garantit un gain de qualité et de productivité à la fois pour votre entreprise, et pour les employés qui étaient autrefois chargés de ces missions.

Internaliser cette compétence représente cependant un coût important pour l’entreprise. Heureusement, d’autres solutions existent, comme l’externalisation des tâches administratives que nous évoquons plus bas.

 

2- Former et équiper pour réduire le temps passé sur les tâches administratives

La seconde solution vient pour ceux qui n’ont pas les moyens financiers d’assurer le recrutement d’un nouveau salarié.

L’une des raisons de l’augmentation du temps de traitement des tâches administratives est le manque de compétences.

Il est possible de pallier ce manque de connaissance en formant un ou plusieurs membres de l’équipe ou même le dirigeant.

Former ses équipes est indispensable pour une entreprise si elle souhaite se développer et permettre à ses salariés de s’épanouir dans leur métier.

Si les missions administratives représentent un frein pour l’entreprise, il est également possible de former ses équipes sur des outils liés à la gestion administrative afin de réduire le temps passé sur ces tâches.

Ce qui nous amène à rappeler l’intérêt d’être bien équipé en termes d’outils digitaux si on souhaite améliorer la productivité de ses équipes.

 

3- Déléguer les autres tâches

Enfin, la dernière solution consiste à déléguer d’autres tâches pour récupérer du temps à consacrer à l’administratif.

Mais ce n’est pas toujours facile !
Pour être en capacité de déléguer en interne, il faut que le ou les collaborateurs soient qualifiés sur le sujet.

Il est également possible de déléguer ces tâches à des agences spécialisées, comme le service marketing et communication par exemple.

Vous et vos équipes aurez alors plus de temps à consacrer aux tâches administratives.

 

Une organisation parfaite

 

Vous souvenez-vous lorsqu’on a dit qu’une mauvaise organisation en interne pouvait empêcher de réduire le temps passé aux tâches administratives ?

Si certains procédés essentiels ne sont toujours pas encadrés et standardisés malgré les outils technologiques à votre disposition, il est possible que vous vous tiriez vous-même une balle dans le pied.

Parmi les erreurs les plus courantes, on retrouve la mauvaise gestion de son planning. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de gérer son emploi du temps :

 

 

1 – Organiser son planning

• Faire au fur et à mesure et ne plus reporter au lendemain ce qu’on peut faire aujourd’hui
• Planifier des heures “sans distraction” ou de “pleine concentration” : Il s’agit ici de bloquer un temps imparti loin des distractions afin de pouvoir se concentrer pleinement sur des tâches prioritaires et urgentes.

Par exemple, vous pouvez organiser certaines missions comme la lecture de vos mails à certaines plages horaires de la journée, 2 à 3 fois 15 minutes par jour lorsque vos journées sont déjà bien complètes. Cela vous permet de ne pas avoir à l’œil votre boîte mail toute la journée.

 

2 – Élaborer sa to-do list

S’il est possible de répondre instantanément à certains mails, d’autres nécessitent plus de temps et d’efforts.

Dans ce cas, il est important de tenir une to-do list hebdomadaire afin de distinguer les missions urgentes et celles qui peuvent être décalées sans bouleverser tout l’équilibre de votre équipe

Ce temps économisé vous permet alors de libérer des créneaux à consacrer à vos tâches administratives.

 

3 – Les boîtes à outils

Il est possible d’optimiser chaque activité de votre entreprise.

En exemple, vous pouvez mettre en place des boîtes à outils, contenant des processus spécifiques pour simplifier la comptabilité fournisseurs, entrer les données de sa trésorerie quotidienne ou encore réduire son temps de facturation de 2 jours.

En bref, faites plus vite, et mieux, en standardisant l’ensemble de vos processus.

 

Des outils digitaux pour réduire le temps passé sur les tâches administratives

 

Pour garantir un suivi administratif plus efficace et ne plus perdre de temps inutilement sur des tâches pouvant être automatisées, il existe de nombreux outils digitaux et logiciels de gestion à portée de main.

Ils ont pour but de vous faire gagner du temps, faciliter la récupération d’informations et le traitement des données tout en permettant de réduire le risque d’erreurs.

Un grand nombre de tâches peuvent maintenant être automatisées. Par exemple, les tâches le plus souvent prises en charge par les logiciels de gestion sont :

• La gestion des fiches de paie
• La gestion des dépenses professionnelles
• Le suivi des facturations, notes de frais, etc…
• Le suivi de trésorerie
• La fonction Achat
• …

Pour chacune d’entre elles, il existe des logiciels très complets, ce qui permet d’adapter son budget en fonction de ses besoins et de réduire le temps passé sur les tâches administratives.

 

 

II) Quels sont les outils et alternatives pour réduire le temps passé sur les tâches administratives ?

 

Les logiciels

 

Si l’efficacité des logiciels ne se démontre plus, nous allons vous présenter des logiciels faciles à prendre en main et accessibles financièrement pour réduire le temps passé sur les tâches administratives.

 

1- Spendesk

Spendesk se présente comme le logiciel 100% adapté aux besoins des PME, il lie 7 solutions concernant les processus et la gestion des paiements en entreprise.

• Factures fournisseurs
• Notes de frais
• Cartes de paiement
• Reporting
• Automatisation de la précomptabilité
• Budgets
• Circuits de validation

Vous aurez grâce à lui une visibilité accrue sur ces 7 problématiques administratives.

 

2- Ipaidthat

La gestion financière et comptable à portée de main.
Grâce à des processus complètement automatisés, facilitez-vous la vie et prenez le temps pour les activités qui comptent réellement pour vous.

• Traitement automatique des factures
• Gestion des notes de frais
• Paiement en quelques clics
• Facturation rapide
• Pilotage de votre trésorerie

 

3- Skello

Grâce à Skello, créez et organisez rapidement vos plannings en ligne.
Le planning de votre entreprise s’optimise automatiquement et vous pouvez collecter en temps réel les données de temps de travail de vos collaborateurs :

Améliorez votre productivité
Visualisez le planning de l’entreprise à la journée, semaine, au mois.
Optimisez les plannings de l’entreprise
Prise en compte des contraintes et des règles de votre structure

 

4- Sage

Sage accompagne les TPE, PME et ETI dans leur transformation numérique.
Il propose différents services tels que la comptabilité, la gestion commerciale ou encore la gestion de la paie :

• Logiciel de comptabilité
• Gestion de devis, factures
• Gestion des stocks
• Gestion de la trésorerie
• Gestion de paie basée sur le cloud

 

L’externalisation administrative

 

L’externalisation administrative consiste à faire appel à un prestataire externe pour faire sous-traiter ses tâches administratives.

Il permet de bénéficier de l’expertise du prestataire et de ses outils pour des missions définies et évolutives en fonction des modalités du contrat établi.

Cette solution est parfaitement adaptée pour les entreprises qui ne souhaitent pas recruter et qui veulent faire appel à un expert. Cette solution présente trois avantages :

• Une expertise et productivité accrue
• Réduction des coûts
• Gain de temps pour se focaliser sur son cœur de métier

Mais tout comme recruter un expert, le modèle de recrutement d’un prestataire d’externalisation administrative doit répondre à un processus rigoureux.

Il peut s’agir d’un.e :

• Expert-comptable
• Freelance
• Start-up

Vous pourrez retrouver tous nos conseils pour choisir un prestataire externe dans notre précédent article.

En conclusion, nombreuses sont les solutions pouvant être mises en place pour réduire le temps passé sur les tâches administratives et cette multitude de choix permet de répondre aux nombreux cas de figure des entreprises !

De l’optimisation et de l’organisation en interne à la sollicitation externe, vous pouvez désormais avoir une meilleure vision de votre besoin et des solutions autour de vous prêtes à répondre à vos attentes !