L’externalisation administrative pour les cabinets de conseil : le guide complet

25 avril 2022

En tant que cabinet de conseil, vos journées sont rythmées. Vous avez des priorités et peu à peu les autres tâches s’accumulent, notamment les tâches administratives qui vous demandent du temps et de la concentration.

Alors pourquoi, ne pas simplement passer par l’externalisation administrative pour votre cabinet de conseil ?

L’externalisation administrative consiste à confier certaines tâches à un prestataire extérieur. Autrement dit, au sein de vos locaux ou à distance, une personne externe à votre entreprise se consacre aux missions administratives que vous lui avez déléguées.
Si cette solution séduit de plus en plus les petits cabinets et les cabinets spécialisés, c’est parce qu’elle présente de nombreux avantages.

Alors sans plus attendre, découvrez les atouts de l’externalisation, les activités à externaliser et comment y avoir recours.

 

Quels sont les avantages de l’externalisation administrative pour les cabinets de conseil ?

 

Retombées positives, bouffée d’air pour les salariées… L’externalisation administrative pour les cabinets de conseil s’impose aujourd’hui comme la solution idéale.

Voici 4 avantages qui motivent à avoir recours à l’externalisation administrative.

 

1 – Concentrez-vous sur votre cœur de métier

 

En plus de vos missions quotidiennes au travail, la gestion administrative de votre cabinet de conseil, bel et bien obligatoire, vous attend ! Ces tâches chronophages, qui vous prennent du temps et de l’énergie, vous empêchent de vous concentrer uniquement sur vos tâches prioritaires.

En ayant recours à l’externalisation administrative, libérez-vous d’une charge de travail chronophage. Vous pourrez gagner du temps et surtout vous pourrez vous concentrer sereinement sur votre cœur de métier et rester focalisé sur des tâches à forte valeur ajoutée. Tout le temps que vous ne passez pas à gérer de l’administratif est autant d’opportunités de création de valeur pour votre cabinet de conseil.

Développez votre cabinet de conseil, assurez sa pérennité, recherchez des nouveaux clients, développez de nouvelles offres et stratégies, ce sont celles-ci vos priorités !

2 – Réduisez vos coûts et faites des économies

 

Qui dit gain de temps, dit gain d’argent. En effet, l’externalisation des tâches administratives pour les cabinets de conseil permet de faire des économies sur les coûts salariaux.

En ayant recours à l’externalisation, vous n’engagez aucune dépense et aucun processus de recrutement. Vous ne prenez pas le risque de recruter des profils en CDI ou des profils non adaptés à votre domaine de cabinet de conseil. Aussi, vous n’avez pas besoin de consacrer du temps ou de l’argent pour former une nouvelle personne.

Ponctuellement ou régulièrement, le prestataire externe est engagé selon une durée préalablement définie en fonction de vos besoins.

3 – L’externalisation administrative pour les cabinets de conseil, un moyen d’améliorer votre compétitivité

 

Avoir recours à l’externalisation administrative, c’est faire appel à un professionnel du milieu.
En effet, un partenaire d’externalisation dispose de méthodes, documents types, outils adaptés à la gestion administrative. Votre administratif sera entre de bonnes mains et vous permettra de gagner en productivité et en compétitivité.

De plus, les lois évoluent assez constamment. Grâce à votre prestataire, vous serez en mesure de les respecter et de retrouver votre sérénité.

4 – Accédez à des compétences nouvelles apportées par le prestataire externe

 

Votre cabinet de conseil pourra profiter des connaissances et compétences du prestataire spécialisé. Au-delà de gagner du temps et de l’argent, votre cabinet de conseil gagnera en efficacité. Les risques d’erreur sont réduits grâce aux connaissances et au savoir-faire du prestataire externe.

Ainsi, le prestataire, connaît les bonnes pratiques du droit du travail et les innovations dans le domaine de la gestion administrative. Vous pourrez ainsi bénéficier de la mise en place de processus administratifs cohérents avec vos besoins et efficaces sur le long terme.

Pourquoi avoir recours à l’externalisation des tâches administratives  ?

 

Pourquoi avoir recours à l'externalisation des tâches administratives

Quelles sont les raisons ?

 

Maintenant que vous connaissez les avantages de l’externalisation pour les cabinets de conseils, voyons ensemble les raisons de passer à l’externalisation.

Voici une liste non exhaustive qui pourrait faire que votre cabinet ait besoin de recourir à l’externalisation :

  • Le coût d’un salarié dédié à la gestion administrative n’est pas justifié pour votre cabinet de conseil.
  • Votre cabinet de conseil ne dispose pas des capacités nécessaires pour assumer les tâches administratives, commerciales et de communication en interne. C’est le cas des petits et moyens cabinets de conseil qui ont davantage conscience que l’externalisation peut leur éviter les longs processus administratifs et nécessite l’intervention d’un expert.
  • En cas de maladie ou d’un arrêt prolongé par exemple, votre cabinet de conseil est en sous-effectif et ne peut envisager d’assurer un service continu. Vous avez alors besoin d’être accompagné sans pour autant embaucher.
  • En cas de baisse de l’activité : au lieu de procéder à des licenciements ou au chômage partiel, vous pouvez décider de mettre entre parenthèses une activité externalisée.

Quelles activités externaliser pour les cabinets de conseil ?

 

quelles activités peuvent être externaliser ?

 

La première étape que vous devez réaliser est de déterminer quelles activités vous souhaitez externaliser.

En réalité, toutes les fonctions peuvent faire l’objet d’une externalisation.
Néanmoins, il convient pour un cabinet de conseil de réfléchir à quelles tâches externaliser et quelles opportunités réelles vont lui être apportées.

Voici les fonctions pouvant être externalisées :

  • La comptabilité
  • La gestion de la paie
  • La gestion des ressources humaines
  • Le service marketing
  • Le service commercial
  • La saisie de données
  • Le standard téléphonique
  • L’accueil physique
  • Les prestations juridiques
  • La gestion et la maintenance informatique
  • La gestion des achats

 

C’est pour cette raison qu’il est important de veiller à bien définir vos besoins, avant de contacter votre prestataire spécialisé. Vous et lui aurez ainsi une meilleure lisibilité de ce à quoi celui-ci devra répondre, et s’il est en capacité de le faire. Voyons maintenant plus en détail comment passer à l’action.

 

L’externalisation administrative pour les cabinets de conseil : les questions à se poser pour la réussir

 

L’externalisation nécessite une grande préparation. La solution va apporter du changement à votre cabinet de conseil. Il est indispensable pour celui-ci d’évaluer avec précision l’opportunité d’avoir recours à l’externalisation administrative.

Voici quelques conseils qui vous permettront de prendre la bonne décision.

Est-ce le bon moment ?

 

Dans un premier temps, posez-vous les bonnes questions.

Par exemple :

  • Quelles sont les motivations ?
  • Est-ce que j’ai assez de travail pour faire le choix d’externaliser les tâches administratives ?
  • N’ai-je déjà pas les ressources en interne pour gérer la gestion administrative ?
  • Ai-je le temps de recruter quelqu’un ?
    Quelles sont les tâches chronophages dans mon cabinet de conseil ?
  • Ai-je une personne pour piloter l’intégration du prestataire ?

Quel est votre besoin exact ?

 

Pour passer à l’action et avoir recours à l’externalisation administrative de votre cabinet de conseil, vous devez connaître votre besoin et le détailler pour pouvoir évaluer les besoins de la mission. Prenez donc le temps de rédiger minutieusement un cahier des charges. Ce cahier des charges est important, il délimite la responsabilité du prestataire quant à la réalisation des missions données.

En effectuant cette étape, cela vous apportera des avantages :

  • Une offre sur-mesure par rapport à vos besoins et vos risques
  • Une description complète et précise est le point de départ d’une collaboration rentable
  • Une visibilité sur des points de comparaison logiques pour évaluer les différents prestataires
  • Une annexe au contrat afin de simplifier et de clarifier le pilotage de l’externalisation

 

À qui faire appel ?

 

Ça y est, vous avez décidé d’externaliser une partie de votre activité ! Il est maintenant tant de choisir à qui vous allez déléguer. Comment trouver le bon prestataire qui répondra au mieux aux besoins de votre cabinet de conseils ?

Voici quelques astuces qui vous aideront à bien choisir votre partenaire administratif.

1- Un contrat d’externalisation

 

Le contrat d’externalisation permet d’établir une relation de partenariat efficace et durable. C’est un levier indispensable pour toute sous-traitance. À noter que sur ce contrat, vous allez inscrire les conditions de la collaboration avec le prestataire externe choisi.

Petit conseil : soyez vigilants sur la politique de confidentialité de votre prestataire.

 

2 – Un suivi client et un pilotage rigoureux

 

Proximité, disponibilité, réactivité sont les clés d’une parfaite collaboration. Vous devez pouvoir contacter votre prestataire sans avoir à être confronté à des délais à rallonge.

Ainsi, votre prestataire doit mettre en place des supports de relation client afin d’optimiser au mieux votre externalisation.

 

3 – Une expertise reconnue

 

Pour choisir le prestataire qu’il vous faut, optez idéalement pour un prestataire professionnel qui dispose d’une expertise reconnue. Votre partenaire administratif doit pouvoir justifier ses qualifications et ses compétences.

En ayant plus d’informations sur votre prestataire, vous pourrez connaître ses habitudes de travail, savoir s’il est sérieux et voir comment il fait face aux difficultés.

 

Petits conseils :

  • Lisez des avis clients sur son site web
  • Demandez l’avis des clients qui ont déjà travaillé avec le prestataire
  • Demandez à voir son portfolio

 

————

Vous êtes fin prêts à externaliser une ou plusieurs prestations pour gagner en efficacité et en compétitivité tout en réduisant les coûts de votre cabinet de conseil ? Prenez rendez-vous avec une spécialiste de la gestion administrative des entreprises !
Gratuit, vous pourrez aborder votre projet pendant 45 min sous l’écoute d’une oreille experte. 😉

0 commentaires

Soumettre un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.

D’autres articles qui peuvent vous intéresser

Gestionnaire administratif : quel est son rôle ?

  Le gestionnaire administratif est la personne de référence pour tout ce qui concerne le personnel, la facturation et les autres opérations administratives courantes au sein de votre entreprise. Le gestionnaire administratif s'assure d'être toujours au courant...

lire plus

La gestion administrative combien ça coûte ?

Les fonctions administratives sont une nécessité absolue pour toutes les entreprises. Cependant, il est souvent difficile pour les chefs d'entreprise de trouver le juste équilibre entre le coût et la qualité de ces tâches. Historiquement, les procédures...

lire plus