Suivre ses comptes clients, fournisseurs et salariés : comment faire ?

24 août 2022

Pour suivre efficacement vos comptes clients, fournisseurs, salariés … sans que ce soit une corvée extrêmement chronophage, vous devrez commencer par mettre en place des outils qui vous permettent de disposer de toutes les données nécessaires en temps réel. Il faudra ensuite alimenter ces données constamment et procéder à des pointages réguliers.

  1. Pourquoi est-ce important de suivre ses comptes clients, fournisseurs et salariés ?
  2. D’où proviennent les écarts de comptes ?
  3. Quelles sont les conséquences des écarts de comptes ?
  4. Suivre ses comptes clients, fournisseurs, salariés pour éliminer les écarts
  5. Quelle est la fréquence idéale des contrôles ?
  6. Pourquoi le comptable ne s’en charge-t-il pas ?
  7. Quels outils mettre en place pour le suivi des comptes clients, fournisseurs et salariés ?
  8. Un accompagnement qui fait la différence
  9. Les pointages vous ennuient ?

Pourquoi est-ce important de suivre ses comptes clients, fournisseurs et salariés ?

Pour une entreprise, tenir une comptabilité est essentiel.

Il s’agit de garder un historique des encaissements et des décaissements de l’entreprise. La comptabilité d’une entreprise permet

  • D’évaluer la performance économique
  • De produire les déclarations fiscales

Des écarts dans vos comptes peuvent avoir des conséquences très fâcheuses. Il est donc important de détecter les éventuelles erreurs ou anomalies, en effectuant un suivi minutieux de vos comptes clients, fournisseurs, salariés et autres tiers au plus tôt.

Ces différences entre le solde affiché de vos comptes clients, fournisseurs, salariés – généralement établis par votre comptable – et la réalité du terrain, dont vous seul avez connaissance, peuvent être mineures ou au contraire très importantes.

D’où proviennent les écarts de comptes ?

Lors du suivi des comptes clients, fournisseurs, salariés et autres tiers, il n’est pas rare de trouver des écarts. Les causes sont multiples et ces écarts n‘ont rien d’anormal dans la vie d’une entreprise. Ce qui compte, c’est de les isoler rapidement et de les corriger.

Voici quelques pistes pour comprendre leurs possibles origines :

  • Votre client a négocié une remise pour un petit retard dans sa livraison. Avec votre accord, il a déduit ce montant du paiement, mais vous n’avez pas encore établi l’avoir correspondant.
  • Votre client vous a réglé deux fois par erreur
  • Vous venez d’acquérir du matériel de pointe. Votre fournisseur vous a accordé un délai de paiement exceptionnel, mais vous n’avez pas téléchargé la facture correspondante. La dette que vous avez à son égard n’est donc pas comptabilisée.
  • Vous avez promis à vos collaborateurs de leur verser une prime sur le CA de l’année en mars prochain. Voilà qui les a motivés ! Ils ont atteint tous les quotas que vous aviez fixés, mais vous avez oublié d’en parler à votre comptable …
  • Des saisies un peu rapides ont engendré des erreurs d’imputation.
  • L’extraction automatique des informations – à laquelle les comptables ont de plus en plus recours – a engendré quelques erreurs cocasses … Et oui, les robots ne sont pas encore parfaits !
  • Une facture a été réglée pour un montant légèrement différent : vous seuls pouvez savoir si cet écart est volontaire ou non, s’il est récupérable ou non, ou encore comment il doit être pris en compte.

Quelles sont les conséquences des écarts de comptes ?

Les écarts de comptes ont trois répercussions majeures :

  1. Vos déclarations peuvent être erronées
  2. Certaines erreurs peuvent engendrer des pertes sèches pour l’entreprise
  3. La trésorerie de l’entreprise peut être impactée

Alors deux questions viennent naturellement à l’esprit :

  • Comment s’y prendre pour éviter d’en arriver là ?
  • Est-ce que ça n’est pas le travail du comptable de vérifier tout ça ?

Le suivi des comptes clients et fournisseurs est important pour votre tirelire.

Éliminer les écarts en suivant ses comptes clients, fournisseurs et salariés.

Vous devez vous assurer très régulièrement que chaque compte est le reflet de la réalité du terrain.

Il est donc important de suivre vos comptes clients, vos comptes fournisseurs et vos comptes salariés.

Pour ce faire, il faut :

  • Effectuer un pointage entre les entrées et les sorties
  • Vérifier si les différences éventuelles sont justifiées
  • Comptabiliser immédiatement les différences justifiées
  • Réclamer aux clients, fournisseurs, salariés … les écarts non justifiés qui sont en votre défaveur

Quelle est la fréquence idéale des contrôles ?

Dans l’idéal, vous devriez planifier un contrôle bimensuel. Si vous enregistrez peu d’opérations, un contrôle mensuel peut être suffisant.

Si vous espacez davantage vos vérifications, vous devrez systématiquement

  • Reprendre la liste des erreurs précédentes
  • Vérifier qu’elles ont été corrigées
  • Reporter celles qui ne l’ont pas été
  • Vérifier les nouvelles opérations
  • Faire attention de ne pas laisser de périodes intermédiaires non contrôlées

Finalement, ce travail vous demandera plus de temps qu’un contrôle régulier.

Une vérification annuelle, effectuée à l’occasion de la remise des comptes par votre comptable, est totalement insuffisante !!

Pourquoi le comptable ne s’en charge-t-il pas ?

Penser que la mission du comptable inclut la confrontation des comptes à la réalité de l’entreprise est une idée reçue très répandue mais parfaitement infondée !!

Le comptable assure que les comptes qu’il établit correspondent aux éléments que vous lui avez fournis, mais il n’est pas en mesure de vérifier que ces éléments correspondent aux faits. Nous l’avons déjà dit vous seul avez connaissance de la réalité du terrain. Le comptable n’effectue donc pas de suivi précis de vos comptes clients, fournisseurs et salariés.

Le comptable ne peut vous avertir que des erreurs les plus flagrantes.

Et puis, il ne se penche sur vos comptes qu’une fois par an – au mieux, par trimestre.

Après tout ce temps, certaines erreurs peuvent être très difficiles à isoler, d’autres ne sont tout simplement plus rattrapables.

Quels outils mettre en place pour le suivi des comptes clients, fournisseurs et salariés ?

De nombreux outils permettent d’assurer le suivi d’une partie des comptes

  • Quickbooks se prête au suivi des comptes clients et éventuellement fournisseurs
  • Payfit permet de suivre les comptes sociaux
  • Pennylane est une solution Saas de comptabilité
  • Ciel est un logiciel de comptabilité adapté aux PME

Choisissez ceux dont l’ergonomie et les fonctions correspondent le mieux aux spécificités de votre entreprise.

Ces outils devront être mis à jour très régulièrement.

Vous devrez aussi mettre à profit toutes les possibilités d’exports de vos données qui sont offertes.

Votre travail de vérification et de centralisation sera grandement facilité si des exports au format csv ou Excel sont disponibles.

Ces outils, bien utiles, peuvent toutefois nécessiter des recoupements et des ressaisies et devenir chronophages à leur tour.

Toute la difficulté est de trouver le juste dosage !

Un accompagnement qui fait la différence

Moulinette peut vous conseiller et vous aider ponctuellement à choisir et mettre ces outils en place.

Vous pouvez également opter pour un accompagnement mensuel qui vous déchargera complètement des tâches de suivi.

L’accompagnement Moulinette se base sur un outil développé spécialement pour les entreprises du B2B.

Cet outil permet de centraliser toutes les opérations d’achats, ventes, paies, banque en évitant les ressaisies inutiles. Les comptes clients, fournisseurs, salariés et autres, peuvent ainsi être suivis constamment sans que la tâche soit monumentale !

L’accompagnement Moulinette inclut aussi la relation avec le cabinet comptable. Ce dernier disposera ainsi de tous les justificatifs en temps voulu. Il sera informé au plus vite de tout correctif à apporter. La comptabilité en sera très largement facilitée en fin d’année.

Les pointages vous ennuient ?

Passez-les à la Moulinette !

Faisons le point à l’occasion d’un rendez-vous découverte entièrement gratuit pendant lequel discuterons de vos attentes et des besoins de votre entreprise.

Faites-vous accompagner !

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