Nos conseils pour choisir un prestataire d’externalisation administrative

5 mai 2022

La gestion administrative en entreprise représente un investissement important en termes de temps et un coût masqué considérable.

Ces tâches ne représentent pour la plupart aucune création de valeur directe pour l’activité, pourtant elles sont essentielles au bon fonctionnement de votre entreprise.

Pour être optimisées, ces tâches chronophages nécessitent bien souvent de mobiliser des compétences spécifiques en interne. Toutes les entreprises ne peuvent cependant pas se le permettre.

C’est pourquoi certaines d’entre elles peuvent ressentir la nécessité de faire appel à des professionnels de l’externalisation administrative afin de pouvoir se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Dans cet article, nous aborderons des questions de fond et vous conseillerons sur comment choisir un prestataire d’externalisation administrative.

 

I) Pourquoi faire appel à un prestataire d’externalisation administrative ?

 

Lorsqu’on gère une entreprise, le temps semble souvent nous glisser entre les doigts et c’est encore plus vrai lorsqu’on est à la tête d’une petite ou moyenne entreprise.

Le temps, c’est de l’argent et les petites tâches administratives chronophages, mais nécessaires qui ne cessent de s’accumuler ne font que complexifier votre organisation au détriment de projets plus fructueux.

C’est pourquoi aujourd’hui, ces entreprises ont besoin de trouver une solution pour pouvoir à nouveau se concentrer sur leur cœur de métier. Passer par un prestataire d’externalisation administrative est alors une des solutions envisageables.

En quoi cela consiste réellement ?

 

Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?

 

Pour faire simple, l’externalisation administrative consiste à déléguer à des prestataires externes la gestion de l’ensemble ou d’une partie de vos tâches administratives.

Ces tâches sont nombreuses et parmi celles-ci, on retrouve des tâches de :

  • Gestion financière
  • Gestion du courrier et des e-mails administratifs
  • Constitution et validation des dossiers administratifs
  • Préparation comptable 
  • Édition des factures, des commandes ou encore de bons de livraisons
  • Secrétariat avec une permanence téléphonique.
  • Ressources humaines
  • etc…

Les possibilités d’externalisation lorsqu’on fait appel à un prestataire sont donc nombreuses et il est possible de choisir de déléguer tout ou seulement une partie de celles-ci. C’est pourquoi, il est important de bien définir vos besoins avant de faire appel à un partenaire d’externalisation administrative.

 

Les avantages du recours à un prestataire d’externalisation administrative

 

Les avantages de recourir à un prestataire pour l'externalisation administrative

 

Pour se recentrer sur son cœur de métier

 

Si vous êtes dirigeant d’entreprise, il est fort probable que vous ayez déjà un plan d’action bien établi pour votre business.

Cependant, les tâches administratives sont un frein à sa mise en place, car celles-ci requièrent des compétences que vous maîtrisez moins alors que le temps, lui, ne s’arrête jamais.

Ces obligations administratives sont chronophages et les conséquences d’une petite erreur peuvent parfois avoir un lourd impact sur votre entreprise. Il est alors difficile de déléguer en interne si personne ne possède les compétences nécessaires.

Choisir de faire appel à un prestataire d’externalisation administrative vous permettra de vous concentrer sur votre cœur de métier et sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en bénéficiant de l’expertise d’un spécialiste et en réduisant les risques d’erreurs liés aux tâches administratives.

 

Pour gagner en qualité et en productivité

 

L’objectif de faire appel à un prestataire spécialisé est de bénéficier de son expertise.

Son travail est alors de répondre à vos besoins tout en vous fournissant des prestations de qualité.

Ses compétences visent à valoriser l’efficacité de votre entreprise et de vos équipes en interne, mais aussi en externe lorsqu’il s’agit de délivrer des documents en temps et en heure auprès de l’administration ou de clients. 

En confiant ces tâches chronophages autrefois réalisées par des employés – pas toujours qualifiés – à votre prestataire d’externalisation administrative, vous les mettez entre les mains sous la responsabilité d’un expert.

Enfin débarrassé de ces tâches, cela vous permet de gagner en productivité et en efficacité.

En moyenne, les tâches administratives pour un dirigeant de PME prennent 9h par semaine, c’est autant de gagné !

De plus, grâce à l’externalisation administrative, vous pouvez vous assurer du respect de toutes les législations en vigueur !

 

Réduire ses coûts en déléguant ses tâches administratives

 

Faire appel à un prestataire d’externalisation administrative a un coût, mais du point de vue de l’entreprise c’est un réel investissement.

L’entreprise peut tirer profit du temps jadis alloué à pour ces tâches administratives pour réaliser des tâches créatrices de valeur.

Le temps de travail de vos employés est alors pleinement valorisé et n’est plus chamboulé par des tâches administratives impromptues.

Cela vous offre également une meilleure visibilité sur votre budget et un gain d’agilité !

 

II) Comment choisir son prestataire d’externalisation administrative ?

 

Sélectionner le bon prestataire d'externalisation administrative

 

En raison de la nature confidentielle des données traitées dans le cadre des tâches administratives, il est impératif de faire sous-traiter ces procédés à des personnes compétentes et de confiance.

L’enjeu de l’externalisation est donc lié aux compétences de votre prestataire, mais aussi à la confiance que vous pouvez lui allouer.

Cependant, trouver un expert ayant connaissance des problématiques de votre entreprise et les maîtrisant parfaitement n’est pas une tâche aisée.

C’est pourquoi il est important de mettre en place un procédé exigeant afin de s’entourer uniquement de partenaires de confiance.

 

Comment mettre en place la relation avec son prestataire d’externalisation administrative ?

 

Qu’il intervienne directement dans votre entreprise ou à distance, il est nécessaire de bien préparer la collaboration avec votre futur prestataire.

C’est pourquoi nous vous conseillons de respecter 3 grandes étapes essentielles pour choisir le bon prestataire d’externalisation administrative.

 

1 – Préparer son cahier des charges

 

Lorsqu’on a conscience de ses besoins, il est important de réaliser un cahier des charges précis afin de pouvoir permettre une meilleure sélection des prestataires.

C’est pourquoi il est conseillé de réaliser un diagnostic des points faibles dans votre gestion administrative avant la création de votre cahier des charges.

Vos potentiels partenaires auront connaissance, eux aussi, de vos attentes et pourront y répondre avec plus d’exactitude.

De plus, c’est une des premières étapes de la mise en relation. Vous venez de prendre le temps de formaliser votre besoin, ils vous prendront donc plus au sérieux.

Vous aurez plus de chance de faire venir à vous des prestataires qualifiés.

Également, ce cahier des charges permettra de comparer objectivement les différentes offres et permettra de mieux piloter la prestation , car celui-ci fera partie intégrante du contrat de travail avec le prestataire.

Pour bien construire un cahier des charges, certains éléments sont indispensables tels que :

  • Une présentation précise et concise de votre entreprise pour mieux situer ses besoins
  • Les objectifs de l’externalisation : Pourquoi est-elle mise en place ? Quelles sont vos attentes ?
  • Les étapes de la mise en place du projet : Comment va agir le prestataire ? Au sein de l’entreprise ou à distance ? Quels sont les outils qu’il doit mettre en place.
    En bref, comment va s’articuler l’organisation de l’arrivée du prestataire et sa manière de travailler tout au long de la relation ?
  • Les bénéfices pour l’entreprise : Liés aux objectifs et aux besoins de l’entreprise, on parle ici des prévisions en termes de bénéfice pour celle-ci et des coûts liés à la gestion administrative.
  • Les acteurs concernés par le projet : Qui seront les interlocuteurs et le prestataire ?

Vous l’aurez compris, l’objectif d’un tel document est de permettre à l’entreprise d’exprimer ses attentes vis-à-vis de son prestataire et l’organisation qui va s’en suivre pour réduire les risques et éviter les quiproquos. 

 

2 –  Choisir le bon prestataire d’externalisation administrative

 

Grâce à ce cahier des charges, vous pouvez désormais vous appuyer sur des éléments quantitatifs et qualitatifs précis pour le choix de votre prestataire.

Cependant, pour aller plus loin dans la démarche, vous pouvez également chercher des informations complémentaires telles que :

  • Les retours clients sur le prestataire : Directement sur son site internet ou les réseaux sociaux, vous pouvez vous appuyer sur les avis laissés par des clients afin de connaître sa réputation.
  • La crédibilité du prestataire : Certains indicateurs tels que sa taille, sa sécurité financière, le nombre d’années d’existence, le nombre de clients peuvent vous permettre d’imaginer si votre prestataire est sérieux et si votre relation sera pérenne dans le temps.
    Vous ne souhaitez pas devoir changer de prestataire à plusieurs reprises et encore moins, parce qu’car il a déposée son bilan.
  • La flexibilité du prestataire : Vos besoins peuvent être amenés à évoluer. Il est important de connaître sa capacité à accepter de vous accompagner dans de nouvelles missions.

 

3 – Construire un contrat autour de la relation avec votre partenaire

 

Une fois que les prestations demandées sont écrites dans le cahier des charges, il est important de mettre en place des éléments de pilotage pour votre prestataire.

La relation avec celui-ci sera donc fixée par un contrat.

Mais également, pour une question d’organisation, il est important de lui fournir d’autres documents tels que :

  • Un tableau de bord, pour le guider dans les tâches prioritaires à effectuer
  • Des processus permettant une meilleure transmission de l’information entre les deux parties.
  • Des fiches bilan régulières.

Grâce à cela, vous pourrez vous appuyer sur des éléments mesurables et précis afin d’assurer une bonne relation avec votre prestataire et agir en conséquence.

Vous pouvez également prévoir des points contractuels avec votre prestataire pour faire évoluer les missions.

 

Où trouver un prestataire d’externalisation administrative ?

 

Maintenant que nous savons plus précisément comment s’articule la mise en place d’une relation avec un prestataire d’externalisation administrative, il est important de savoir où le trouver !

Cette activité est très en vogue depuis quelques années et plusieurs nouvelles typologies de prestataires ont vu le jour.

 

Les cabinets d’experts-comptables

 

Même si cette tendance est en pleine évolution, les experts-comptables sont généralement des acteurs locaux avec lesquels la proximité est très importante.

Cependant, les experts-comptables ne prennent pas l’intégralité de votre externalisation administrative. De plus, les tarifs qu’ils proposent sont souvent élevés.

 

Les freelances

 

Le freelancing fait lui aussi partie des tendances qui ont émergées ces dernières années en France.

Fréquemment oubliés des chefs d’entreprises, les prestataires en freelance bénéficient d’une grande flexibilité dans les missions qui leur sont confiées.

Leur indépendance est donc leur force. Utilisant souvent de nouvelles méthodes (logiciels, modes de communication…), ils mixent parfaitement expertise humaine et technologique pour obtenir des résultats rapides et efficaces. Mais ce ne sont pas les seuls.

 

Les start-ups et plateformes digitales

 

À la pointe de la technologie, les start-ups et plateformes digitales s’appuient sur des procédés pointus et souvent automatisés pour répondre aux besoins des entreprises.

Elles sauront vous apporter les compétences nécessaires pour vous soulager des tâches administratives ainsi que des conseils pour améliorer les procédés afin de gagner en productivité.

 


 

En conclusion, nombreux sont vos choix lorsque vous avez pour objectif de trouver un prestataire d’externalisation administrative à condition de bien préparer sa collaboration  avec votre entreprise.

Chez Moulinette, nous proposons également nos services d’externalisation administrative et nous vous accompagnons à la mise en place de nos prestations dans l’objectif de vous soulager, vous et vos équipes.

Faire appel à nos services, c’est compter sur des experts du domaine administratif pour pouvoir enfin développer pleinement l’activité qui vous tient à cœur.

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