Le gestionnaire administratif est la personne de référence pour tout ce qui concerne le personnel, la facturation et les autres opérations administratives courantes au sein de votre entreprise. Le gestionnaire administratif s’assure d’être toujours au courant de ce qui se passe sur le lieu de travail et veille à ce que les choses soient faites de manière efficace.

Le gestionnaire administratif supervise tous les aspects de la gestion de votre entreprise ou de vos services, mais il n’a pas nécessairement d’autorité directe sur les employés. Il travaille plutôt avec les ressources humaines et les autres services administratifs (comptabilité, logistique…) pour s’assurer que les membres de votre équipe disposent de ce dont ils ont besoin pour accomplir leur travail.

 

 

I. Quel est le rôle d’un gestionnaire administratif ?

La gestion administrative est le processus de gestion des opérations d’une organisation. Il s’agit d’un terme général qui englobe de nombreuses disciplines différentes, qu’il est important de comprendre lorsque l’on considère la gestion administrative dans son ensemble. Le gestionnaire administratif est donc un véritable couteau suisse qui peut être amené à intervenir dans de nombreux domaines de votre entreprise :

La gestion des stocks

Le rôle du gestionnaire administratif dans la gestion des stocks est de s’assurer que votre entreprise dispose d’un compte exact de ses stocks. Vous pourrez ainsi prendre des décisions éclairées sur le moment de commander des stocks supplémentaires ou de vendre les stocks excédentaires. C’est important, car l’absence de registres d’inventaire précis peut entraîner des ruptures de stock et des ventes perdues, ce qui nuit à la fois à la satisfaction des clients et à la réputation de votre entreprise.

La gestion de la facturation

Le gestionnaire administratif est aussi chargé de superviser les processus de facturation de votre entreprise. Il doit notamment s’assurer que toutes les factures sont payées à temps, que les factures des fournisseurs sont traitées correctement et que tous les problèmes de facturation sont résolus rapidement et efficacement.

La gestion de la formation

Le gestionnaire administratif intervient aussi sur la formation. Il planifie et exécute les programmes de formation pour vos nouveaux employés ainsi que la formation continue pour les membres du personnel qui en expriment le besoin.

La gestion des ressources humaines

Enfin, le gestionnaire administratif doit également être capable de gérer les questions de personnel : il s’occupe des formalités lors de l’embauche de nouveaux employés, en cas de licenciement et lorsque que des mesures disciplinaires doivent être appliquées. C’est aussi lui qui s’occupe de la paie, de la question des avantages sociaux et des régimes de rémunération. Le gestionnaire administratif s’assure donc que les politiques de votre entreprise sont respectées et que chacun est satisfait des conditions de travail.

 

II. L’impact d’une mauvaise gestion administrative sur une entreprise

Une mauvaise gestion administrative peut avoir un impact négatif à tous les niveaux de votre entreprise :

• Elle peut impacter l’organisation interne et freiner la mise en place de nouveaux processus.
• Elle peut décourager votre personnel qui fait face à de graves problèmes d’organisation et réduire sa motivation.
• Une mauvaise organisation de la gestion administrative peut également entraîner une importante baisse de productivité due à des processus trop complexes.
• Certains de vos départements peuvent ne pas disposer d’un budget suffisant pour accomplir leur travail correctement à cause d’une mauvaise allocation des ressources.
• Enfin, une mauvaise gestion administrative peut aussi avoir des conséquences négatives pour vos clients, car s’ils ne peuvent pas recevoir les informations ou les produits attendus en raison de processus inefficaces, leur confiance en votre entreprise pourrait être entamée.

Une entreprise qui n’a pas de gestionnaire administratif est donc dans la plupart des cas, une entreprise qui ne sera pas en mesure de gérer correctement ses opérations quotidiennes. Sans gestionnaire administratif, la productivité de l’entreprise se dégrade, ce qui peut entraîner une perte de rentabilité importante. Deux solutions s’offrent alors à vous.

III. Recruter un gestionnaire administratif dans votre entreprise

La gestion administrative est une question importante pour toute entreprise, et ce n’est pas quelque chose que vous devez prendre à la légère ou considérer comme une question sans importance.

La première possibilité consiste donc à recruter un gestionnaire dédié aux questions administratives au sein de votre entreprise.

Cette solution vous aidera à maintenir un environnement de travail organisé au quotidien. Il sera également plus facile pour vous de contrôler la qualité des prestations fournies par votre nouvel employé.

Enfin, si vous faites le choix de l’internalisation, il sera plus commode de réagir face à une urgence.

Cependant, cette solution représente un désavantage majeur : son coût. Selon le site Glassdoor, le salaire moyen d’un gestionnaire administratif en France est de 1750€ : un coût important que toutes les entreprises ne peuvent pas se permettre de dépenser dans la gestion administrative.

Il existe donc une alternative moins onéreuse : le recours à un gestionnaire administratif externalisé.

A. Choisissez de passer par un gestionnaire administratif externalisé

L’externalisation administrative est le processus qui consiste à permettre à une organisation ou une personne tierce de gérer les aspects administratifs de votre entreprise.

Le principal avantage de cette solution repose de ce fait sur la réduction des coûts. En n’ayant pas à payer le salaire et les avantages d’un employé, ni toutes les charges qui vont avec, vous économisez de l’argent.

On estime qu’en moyenne, le coût horaire d’un gestionnaire administratif externalisé se situe entre 30 et 50€ selon le profil et les compétences.

En ayant recours à un gestionnaire administratif externalisé, vous pouvez faire le choix de ne lui confier qu’une partie de votre problématique administrative, ce qui vous permet de rester totalement maître de votre budget.

Enfin, aujourd’hui, la technologie et la mise en place de bons systèmes de communications permettent à votre prestataire d’être entièrement en phase avec la réalité de votre entreprise.

B. Ou trouver votre gestionnaire administratif externalisé ?

Si votre choix se porte sur l’externalisation, il est important de savoir où et comment choisir son gestionnaire administratif externalisé.

• Faites des recherches sur Internet.

Lorsqu’il s’agit de trouver votre gestionnaire administratif externalisé, Google est votre meilleur ami. De nombreux acteurs sont présents sur le web et vous n’aurez aucun mal à trouver un partenaire qui réponde à vos besoins.

• Recherchez un gestionnaire administratif près de chez vous.

Lisez la presse locale et les petites annonces : il n’est pas rare de trouver des prestataires qui font leur publicité dans les journaux. De plus, cela vous assure de trouver un prestataire local, près de votre entreprise !

• Faites marcher le bouche-à-oreille.

Recherchez des gestionnaires administratifs ayant une bonne réputation dans le domaine de l’externalisation, et qui ont déjà travaillé avec d’autres entreprises de votre entourage.

C. Les qualités d’un bon gestionnaire administratif

Pour trouver un gestionnaire administratif efficace, vous devez regarder s’il possède l’ensemble de compétences nécessaires à la bonne gestion de vos employés et de l’entreprise dans son ensemble.

Voici les qualités du gestionnaire administratif idéal :

• Il possède des compétences en communication : Un bon gestionnaire administratif doit être capable de communiquer clairement avec vous et vos employés. Il doit également être capable de communiquer efficacement avec vos clients, vos fournisseurs et les autres parties prenantes afin de s’assurer du rôle de chacun.
• Il est capable de prendre des décisions : Votre gestionnaire administratif doit être capable de prendre des décisions rapidement, surtout lorsqu’il s’agit d’opérations commerciales. Il doit être capable de réfléchir sur-le-champ et de trouver rapidement des solutions lorsque cela est nécessaire.
• Il possède un grand sens de l’analyse : Un gestionnaire administratif doit être capable d’analyser les problèmes quand ils se présentent et de trouver des solutions. Cela inclut l’analyse des échecs ou des problèmes qui surviennent dans votre entreprise, ainsi que l’analyse des tendances, afin de déterminer et mettre en place des processus qui fonctionnent mieux sur le long terme.
• Il est multitâche et sait prioriser : Un bon gestionnaire administratif doit être capable de faire plusieurs choses à la fois. Il peut être responsable de plusieurs tâches différentes en même temps, et il doit être capable de les accomplir toutes sans se laisser déborder.

 

IV. Ce que Moulinette peut faire pour vous

Moulinette a été créée avec une seule envie : faire du métier de chef d’entreprise, le plus beau métier du monde.

Nous mettons en place des solutions de gestion administrative externalisée pour soulager les dirigeants du poids de l’administratif afin qu’ils puissent se concentrer sur ce qui compte vraiment : le développement de leur entreprise.

• Facturation
• Accompagnement RH
• Suivi de trésorerie
• Gestion des notes de frais
• Suivi de comptes et relances…

Chez Moulinette, nous adaptons nos prestations à vos besoins.
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Conclusion

En conclusion, le gestionnaire administratif joue un rôle très important au sein de l’entreprise. Il supervise l’ensemble des processus internes et veille à ce que tout se passe bien, de la gestion de la paie en passant par les ressources humaines.

Le gestionnaire administratif est chargé de veiller à ce que chaque employé dispose de ce dont il a besoin pour bien faire son travail. Il s’assure que votre entreprise dispose des meilleurs outils nécessaires à sa réussite. Il joue également un rôle clé dans la promotion d’une culture d’entreprise positive et dans le maintien du moral de vos employés.

Ainsi, même si les gestionnaires administratifs ne sont pas à proprement parler sur des tâches à forte valeur ajoutée, ils jouent un rôle crucial dans le bon fonctionnement de votre entreprise !