Les fonctions administratives sont une nécessité absolue pour toutes les entreprises. Cependant, il est souvent difficile pour les chefs d’entreprise de trouver le juste équilibre entre le coût et la qualité de ces tâches.

Historiquement, les procédures administratives étaient le plus souvent effectuées par du personnel à temps plein et intégré au sein de l’entreprise.
Aujourd’hui, l’externalisation des fonctions administratives peut faire gagner beaucoup de temps et d’argent aux entreprises. Ainsi, de nombreuses entreprises ont choisi de confier leur gestion administrative à des prestataires de services spécialisés dans ce type d’assistance.

Dans cet article, nous allons tenter de vous expliquer quel est le coût de la gestion administrative pour votre entreprise.

 

I/ Qu’est-ce que la gestion administrative ?

La gestion administrative est le processus de gestion des opérations quotidiennes d’une entreprise. Elle comprend :

 

La gestion de la relation client (CRM) :

Les tâches administratives liées à la gestion de la relation client sont nombreuses et quotidiennes. Elles consistent par exemple à :

• Répondre à tous les appels entrants, en dirigeant les clients vers le service approprié.
• Gérer les comptes de messagerie électronique de l’entreprise
• Répondre aux préoccupations ou aux plaintes des clients par courrier électronique de manière rapide, efficace et courtoise.

 

La gestion des stocks :

La gestion des stocks est une compétence qui nécessite beaucoup de rigueur et de précision. Elle regroupe notamment :

• Le suivi des stocks disponibles
• La gestion des flux de produits/marchandises entrants et sortants
• La tenue précise des registres d’inventaires

 

Les services de recrutement et de paie :

Le recrutement et la gestion de la paie sont des tâches administratives chronophages. Pourtant, elles sont cruciales pour la réussite d’une entreprise. Elles comprennent :

• L’examen des candidatures
• La planification et la conduite des entretiens
• La préparation des contrats
• L’émission des fiches de paie

 

La gestion de la facturation :

Enfin, la gestion de la facturation est d’une importance capitale également pour une entreprise. C’est elle qui permet notamment de :

• Émettre les factures
• Vérifier les reçus et confirmer l’état des paiements
• Relancer les impayés
• Examiner les relevés et les soldes de compte.

Pour conclure, la gestion administrative est donc un élément essentiel à tous les niveaux de l’entreprise. Qu’il s’agisse d’une petite entreprise ou d’une grande société, la gestion administrative est nécessaire pour garantir que toutes les opérations se déroulent de manière harmonieuse et efficace.

Sans gestion administrative, les entreprises auraient des difficultés à se conformer aux réglementations légales, à assurer le suivi de leurs finances et de leurs stocks, à communiquer entre les départements, et bien plus encore.

 

 

Les coûts cachés d’une mauvaise gestion administrative

 

Une mauvaise gestion administrative entraîne de nombreux coûts cachés. Ils passent souvent inaperçus car ils sont difficiles à mesurer. Le coût le plus courant est la perte de productivité, mais d’autres sont grandement sous-estimés :

• Les ventes perdues : une mauvaise gestion administrative (défaut dans le cahier des charges, mauvaise communication avec le client…) peut vous faire perdre une vente, au profit de vos concurrents.
• L’atteinte à la réputation : avec Internet, la réputation d’une entreprise ne dépend plus exclusivement du bouche-à-oreille. Un client insatisfait suite à une mauvaise gestion administrative est un véritable coût pour votre entreprise. Mécontent, il peut décider de vous laisser un avis négatif qui, par effet boule de neige, peut décourager d’autres clients. (coût des critiques négatives, etc.)
• La perte de moral de vos propres employés : qui, en raison de la désorganisation, du manque de communication ou d’une mauvaise gestion de l’entreprise, peuvent se décourager et donc être moins motivés.
• Le manque de productivité : si votre gestion administrative est mal tenue (facture perdue, lenteurs dans les processus, défaut de transmission de l’information…), il est probable que les pertes de temps se révèlent nombreuses et que cela se répercute directement sur votre productivité.
• Les coûts liés à un mauvais recrutement : lorsque vous embauchez un nouveau collaborateur qui n’est pas performant, il peut falloir jusqu’à six mois pour le remettre à niveau et, pendant ce temps, il ne contribue pas autant qu’il le pourrait. Confier cette mission de gestion administrative à un professionnel peut donc vous éviter de vous tromper dans vos recrutements.

 

Internaliser sa gestion administrative, combien ça coûte ?

 

En tant qu’entreprise, vous avez la possibilité d’internaliser votre gestion administrative. Cette solution n’est pas nécessairement la plus avantageuse, mais elle peut, dans certaines situations, vous permettre d’être plus flexible.

En internalisant votre gestion administrative, vous avez plus de contrôle sur ce qui se passe dans votre entreprise et pouvez vous adapter plus rapidement aux imprévus.

Vous pourrez réagir plus rapidement en cas d’erreurs ou de problèmes avec les employés ou les fournisseurs qui pourraient retarder des processus ou handicaper des ventes importantes (par exemple, si un fournisseur est en rupture de stock, vous pouvez alors rapidement réagir pour en trouver un autre en urgence).

Cependant, le coût de l’internalisation de la gestion administrative est assez élevé. Le coût moyen d’un employé chargé de la gestion administrative est d’environ 25 000 € par an pour une entreprise. Cette somme est un investissement important, surtout lorsqu’on est à la tête d’une petite ou d’une moyenne entreprise.

Heureusement, l’internalisation n’est pas la seule solution. Pour réduire les coûts de la gestion administrative, vous pouvez aussi faire appel à un prestataire externe à votre entreprise.

 

Quel est le coût de l’externalisation de la gestion administrative par un prestataire de services ?

L’externalisation de la gestion administrative est un bon moyen de réduire les coûts liés à la gestion des tâches administratives :

 

Supprimez les coûts liés à l’embauche :

Si vous décidez d’embaucher un employé à temps plein pour vos besoins en gestion administrative, vous devrez engager des frais d’embauche, matériels et de traitement des salaires.

 

Économisez les frais de formation :

Lorsque vous décidez d’embaucher un nouvel employé dans votre entreprise, celui-ci doit être formé sur le fonctionnement de votre structure afin d’être opérationnel le plus rapidement possible. Vous ou l’un de vos autres employés (par exemple, le directeur financier) doit donc lui accorder du temps pour le faire monter en compétence. Un coût supplémentaire souvent sous-estimé de l’internalisation de la gestion administrative.

 

Décidez de ce que vous souhaitez confier à votre partenaire :

L’externalisation administrative partielle est un excellent moyen de garder le contrôle des opérations quotidiennes de votre entreprise tout en réalisant des économies. Elle vous permet de vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre activité et de vous libérer des tâches fastidieuses, tout en vous appuyant sur un partenaire de qualité qui peut s’occuper du reste.

 

Calculer les coûts de l’externalisation administrative :

Avec tous ces éléments à prendre en compte, il est difficile de donner précisément un tarif pour une prestation d’externalisation administrative.

La meilleure manière de calculer le coût réel de l’externalisation de vos tâches administratives est donc de calculer ce qu’il en coûterait en temps et en argent si vous faisiez ces tâches vous-même. Ajoutez ensuite le coût de la formation d’un nouvel employé si nécessaire – ou même de l’embauche d’un nouveau collaborateur – et comparez ce chiffre à ce qu’il en coûterait d’engager une personne d’une entreprise ou d’une source extérieure.

Le coût de l’externalisation administrative varie également en fonction du type de service dont vous avez besoin. Par exemple, si vous cherchez une entreprise pour s’occuper de votre département des ressources humaines, le coût sera plus élevé que si vous voulez simplement quelqu’un pour répondre au téléphone et accueillir les clients.

Chez Moulinette, nous vous proposons un entretien gratuit de 45 minutes pour comprendre vos besoins et votre projet. Cela nous permet d’établir une recette unique, spécialement adaptée à vos besoins de dirigeants et à ceux de votre entreprise.

 

 

Coût de la gestion administrative : ce qu’il faut retenir

 

Déterminer l’ampleur de la gestion administrative dont vous avez besoin est la première étape de la création d’un plan de gestion administrative.

Deuxièmement, vous devez déterminer quelle part de votre budget vous pouvez consacrer à la gestion administrative. Si votre budget est réduit, il est important de trouver une option qui offre une grande qualité pour un coût plus faible.

Ensuite, il faut décider si vous voulez embaucher une personne à temps plein ou externaliser le travail. L’embauche d’une personne à temps plein nécessite une formation et une supervision continue. L’externalisation vous permet de vous concentrer sur votre activité principale.

Le montant que vous êtes prêt à consacrer aux services administratifs aura un impact significatif sur la quantité de services dont vous pourrez bénéficier. Plus vous dépensez d’argent, meilleure pourra être votre gestion administrative.

L’externalisation des tâches de gestion administrative est une solution économique qui vous permet de choisir très précisément quelles tâches vous souhaitez confier au prestataire que vous aurez choisi.

 

Conclusion

 

Le coût de la gestion administrative est difficile à déterminer. Il s’agit d‘une combinaison de plusieurs facteurs différents, notamment la taille de votre entreprise, le nombre total d’employés et le temps que vous avez à consacrer aux tâches administratives.

Il est cependant important de garder à l’esprit que les coûts varient d’une entreprise à l’autre. Par exemple, si une entreprise compte 30 employés et une autre 1 000, il est probable que la plus grande entreprise dépensera davantage en gestion administrative que la plus petite.

En outre, la gestion administrative est une tâche qui nécessite une connaissance approfondie du droit du travail et de l’organisation des entreprises de manière générale. A défaut de recruter un collaborateur spécialiste de ces questions, il est possible de confier ces fonctions à un partenaire d’externalisation administrative expérimenté comme Moulinette.